供应商管理制度

供应商管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司供应商管理流程，确保所采购的物资和服务符合公司质量、成本、交货期等要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，建立长期稳定、互利共赢的供应商合作关系。2.适用范围本制度适用于公司所有生产经营活动中涉及的物资采购、服务外包等供应商的选择、评估、管理及合作。3.职责分工采购部门负责供应商的开发、选择、引入及日常采购业务的执行。组织供应商的评估工作，定期对供应商进行绩效评价。与供应商进行商务谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。质量部门参与供应商的评估，负责对供应商提供的物资和服务进行质量检验和验收。对供应商的质量问题进行调查、分析和处理，提出质量改进要求。技术部门在供应商选择和评估过程中提供技术支持，协助确定物资和服务的技术标准和要求。对供应商提供的新产品或新技术进行评估和验证。财务部门负责审核采购合同中的付款条款，办理供应商付款结算手续。对采购成本进行核算和分析，提供成本控制建议。其他相关部门：根据实际业务需求，参与供应商管理相关工作，如使用部门反馈物资使用情况等。二、供应商选择1.供应商信息收集采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业展会、供应商推荐、同行交流、黄页等。建立供应商信息数据库，记录供应商的基本情况，如公司名称、地址、联系方式、经营范围、生产能力、产品或服务特点等。2.供应商筛选根据采购需求和公司供应商准入标准，对收集到的供应商信息进行初步筛选。准入标准应涵盖企业资质、生产能力、质量保证能力、价格水平、售后服务、信誉等方面。例如，要求供应商具备合法有效的营业执照、生产许可证等相关资质证书；具有与采购量相匹配的生产设备和生产场地，保证稳定的生产供应能力；具备完善的质量管理体系，能提供有效的质量检测报告等。3.供应商实地考察对于经过初步筛选合格的供应商，采购部门组织相关部门（如质量、技术等）进行实地考察。考察内容包括供应商的生产经营场所、生产工艺、质量控制、设备状况、人员管理、仓储物流等方面。实地考察结束后，考察人员应填写《供应商实地考察报告》，对供应商的整体情况进行评价，并给出是否建议引入的结论。4.样品测试与试用对于重要物资或首次合作的供应商，要求其提供样品进行测试。质量部门按照相关标准和要求对样品进行检验和测试，出具测试报告。测试合格的样品，可安排在一定范围内进行试用，收集使用部门的反馈意见，进一步评估供应商产品的实际性能和适用性。5.供应商选择决策采购部门根据供应商的实地考察情况、样品测试结果、试用反馈等信息，综合评估各候选供应商。组织相关部门召开供应商选择会议，讨论并确定最终入选的供应商名单。将入选供应商名单报公司管理层审批，审批通过后正式确定合作供应商。三、供应商评估1.评估周期定期评估：每年对所有合作供应商进行一次全面评估。不定期评估：在以下情况下对供应商进行不定期评估，如供应商提供的物资或服务出现重大质量问题、交货期严重延误、市场环境发生重大变化等。2.评估指标质量指标：主要包括物资或服务的合格率、退货率、质量事故发生率等。通过对采购物资的检验数据和使用部门的反馈进行统计分析来评估。交货期指标：考核供应商按时交货的情况，如交货准时率、订单完成率等。以采购订单的实际交货时间与合同约定交货时间进行对比计算。价格指标：对比供应商的报价与市场价格水平，评估其价格合理性。可通过定期收集市场价格信息，分析供应商价格波动情况来衡量。服务指标：涵盖售前服务、售中服务和售后服务，如响应速度、解决问题能力、培训支持等。通过客户满意度调查、服务投诉处理记录等进行评估。管理指标：包括供应商的质量管理体系运行情况、生产管理水平、财务管理状况等。可通过审核供应商提供的相关体系文件、现场管理情况观察等方式评估。3.评估方法数据统计分析：采购部门、质量部门等相关部门收集整理供应商在质量、交货期、价格等方面的相关数据，进行统计分析，计算各项评估指标得分。问卷调查：向公司内部使用部门发放《供应商满意度调查问卷》，了解他们对供应商产品质量、交货期、服务等方面的满意度评价。现场审核：定期或不定期对供应商进行现场审核，检查其质量管理体系、生产过程控制、设备维护等情况，发现问题及时记录并要求整改。综合评价：根据各项评估指标的得分及权重，采用加权平均法等计算供应商的综合评估得分，对供应商进行排名和分类。4.评估结果应用根据评估结果，将供应商分为优秀供应商、合格供应商、待改进供应商和不合格供应商四类。对于优秀供应商，在后续采购中给予一定的政策倾斜，如优先采购、增加订单份额、延长付款周期等，并与其建立更紧密的合作关系，共同开展技术研发、质量改进等活动。对于合格供应商，维持现有合作关系，督促其持续改进，定期进行跟踪评估。对于待改进供应商，发出书面整改通知，要求其在规定时间内针对存在的问题进行整改，并提交整改报告。整改期间，适当减少采购量或加强对其供货的检验频次。对于不合格供应商，停止与其合作，及时清理相关采购合同，并在公司供应商信息库中予以标注。同时，对已采购物资的后续质量问题进行跟踪处理，如要求退换货、赔偿损失等。四、供应商日常管理1.采购合同管理采购部门与选定的供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同签订前，应提交相关部门（如财务、法务等）进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司利益要求。建立采购合同台账，对合同的签订、执行、变更、终止等情况进行详细记录，跟踪合同执行进度，及时提醒供应商履行合同义务。2.订单管理根据生产经营需求，采购部门定期向供应商下达采购订单。订单内容应准确清晰，包括物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。在订单执行过程中，及时与供应商沟通订单执行情况，如有变更需求，应按照规定的流程进行审批和通知供应商。3.交货管理供应商应按照采购订单约定的时间、地点和方式交货。采购部门提前做好收货准备工作，通知质量部门、使用部门等相关人员参与验收。到货时，质量部门按照检验标准对物资进行检验，如发现质量问题或数量不符等情况，应及时与供应商沟通协商解决，并做好记录。对于紧急采购需求，采购部门应与供应商协商确定特殊交货安排，确保生产经营不受影响。4.付款管理财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，审核采购部门提交的付款申请及相关凭证。审核无误后，办理付款手续，并做好付款记录。如供应商出现逾期交货、质量问题等违约情况，按照合同约定扣除相应款项或暂停付款，直至问题解决。5.沟通与协调采购部门与供应商保持定期沟通，及时了解其生产经营状况、产品质量情况、交货计划等信息。对于供应商提出的问题和困难，积极协调公司内部相关部门给予支持和帮助，共同解决合作过程中出现的问题。定期组织召开供应商会议，总结阶段性合作情况，分享经验教训，共同探讨改进措施和合作机会，加强双方的合作与信任。五、供应商激励与约束机制1.激励机制物质激励设立优秀供应商奖励制度，对年度综合评估得分排名靠前的供应商给予一定的物质奖励，如奖金、奖品、荣誉证书等。在采购价格、付款方式等方面给予优秀供应商一定的优惠政策，如适当降低采购价格、延长付款周期等，以鼓励其持续提高供应质量和服务水平。精神激励对表现突出的供应商进行公开表彰和宣传，提高其在行业内的知名度和美誉度。邀请优秀供应商参与公司组织的重要活动或会议，增强其与公司的合作荣誉感和归属感。合作激励与优秀供应商建立战略合作伙伴关系，共同开展技术研发、新产品推广、成本控制等方面的合作项目，实现互利共赢。在采购计划安排上，给予战略合作伙伴一定的优先选择权，提前告知其公司的采购需求和计划，以便其做好生产准备。2.约束机制合同约束：在采购合同中明确双方的权利和义务，以及违约责任条款。对于供应商违反合同约定的行为，如逾期交货、提供不合格产品等，按照合同约定追究其违约责任，要求其承担相应的赔偿责任。经济约束：对于因供应商原因给公司造成经济损失的情况，如因质量问题导致的产品返工、报废，因交货延误导致的生产停滞等，从货款中扣除相应的损失金额，或要求供应商另行赔偿。市场约束：对于严重违反公司规定或市场规则的供应商，将其列入公司黑名单，停止与其合作，并向行业内通报。这将影响其市场声誉和业务拓展，促使其遵守法律法规和商业道德。六、供应商培训与发展1.培训需求分析采购部门定期与供应商沟通，了解其在产品质量、生产工艺、管理水平等方面的培训需求。结合公司对供应商的质量要求、技术标准变化以及供应商评估中发现的问题，分析确定培训内容和重点。2.培训计划制定与实施根据培训需求分析结果，制定年度供应商培训计划，明确培训的目标、内容、方式、时间安排等。培训方式可包括内部培训、外部培训、现场指导、在线学习等多种形式。例如，邀请公司内部技术专家或质量管理人员为供应商进行内部培训，讲解公司的质量标准和技术要求；组织供应商参加外部专业培训机构举办的相关课程培训；安排公司人员到供应商现场进行实地指导，帮助其改进生产工艺和管理流程；利用在线学习平台提供相关培训资料，供供应商自主学习。按照培训计划组织实施培训活动，确保培训效果。培训过程中，做好培训记录，包括培训时间、地点、内容、参与人员等信息。3.培训效果评估培训结束后，通过考试、实际操作考核、问卷调查、现场评估等方式对供应商的培训效果进行评估。要求供应商提交培训总结报告，反馈培训收获和对工作的改进情况。根据培训效果评估结果，对培训计划进行调整和优化，对于培训效果不理想的供应商，有针对性地进行再次培训或采取其他改进措施。4.供应商发展支持关注供应商的发展需求，为其提供技术支持、管理咨询等方面的帮助，促进供应商提升自身实力。与供应商共同探讨行业发展趋势和新技术应用，协助其进行产品升级和工艺改进，提高其市场竞争力。鼓励供应商开展质量管理体系认证