学校物品采购管理制度

学校物品采购管理制度一、总则1.目的为规范学校物品采购行为，加强学校物品采购管理，提高资金使用效益，保证采购物品的质量，满足学校教育教学及日常工作需要，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门（包括教学部门、行政部门、后勤部门等）因教育教学、行政管理、后勤保障等工作需要而进行的物品采购活动。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定进行采购活动。计划性原则：采购活动应根据学校实际需求和预算安排，制定采购计划，确保采购工作有序进行。效益性原则：在保证物品质量的前提下，充分考虑性价比，降低采购成本，提高资金使用效益。公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，采用公平竞争方式，确保所有符合条件的供应商都有机会参与，保证采购结果公正合理。质量优先原则：优先采购质量可靠、符合国家标准和学校实际需求的物品。二、采购组织与职责1.采购领导小组组成：由学校领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。职责：审议学校年度采购计划和重大采购项目方案。研究决定采购工作中的重大事项，如采购方式的确定、供应商的选择等。监督采购工作的执行情况，协调解决采购过程中出现的问题。2.采购执行部门根据学校实际情况，可指定专门的部门（如后勤管理部门）作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。职责：依据学校采购计划，制定详细的采购实施方案，明确采购流程、时间节点等。负责采购信息的收集、整理，寻找潜在供应商，组织供应商报名、资格审查等工作。按照规定的采购方式和程序，组织采购谈判、招标、询价等活动，与供应商签订采购合同。负责采购合同的履行跟踪，协调解决合同执行过程中的问题，组织验收采购物品。整理采购文件资料，建立采购档案，做好采购工作的总结和统计分析。3.使用部门职责：根据本部门教育教学、行政管理、后勤保障等工作实际需求，提出物品采购申请，详细说明采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求、用途等。参与采购物品的验收工作，对采购物品的质量、规格、数量等进行核对，提出验收意见。负责采购物品的使用和保管，及时反馈采购物品在使用过程中出现的问题。三、采购计划管理1.年度采购计划编制每年末，采购执行部门应会同各使用部门，根据学校下一年度教育教学、行政管理、后勤保障等工作规划和预算安排，编制学校年度采购计划。年度采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并按照采购物品的性质和用途进行分类汇总。采购执行部门将编制好的年度采购计划报采购领导小组审议，经学校领导批准后实施。2.采购计划调整在年度采购计划执行过程中，如因学校工作实际需要，确需对采购计划进行调整的，使用部门应填写《采购计划调整申请表》，详细说明调整原因、调整内容等。《采购计划调整申请表》经部门负责人签字后，报采购执行部门审核。采购执行部门审核通过后，报采购领导小组审批。采购执行部门根据采购领导小组的审批意见，对采购计划进行调整，并及时通知相关部门和供应商。四、采购方式1.公开招标适用范围：采购金额达到国家和学校规定的公开招标限额标准的项目，应采用公开招标方式进行采购。招标程序：采购执行部门发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定符合要求的供应商名单。向资格审查合格的供应商发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。采购执行部门与中标供应商签订采购合同。2.邀请招标适用范围：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可采用邀请招标方式进行采购。招标程序：采购执行部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。对被邀请供应商进行资格审查，确定符合要求的供应商名单。向资格审查合格的供应商发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。采购执行部门与中标供应商签订采购合同。3.竞争性谈判适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目，可采用竞争性谈判方式进行采购。谈判程序：采购执行部门成立谈判小组，谈判小组由三人以上的单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判小组与供应商进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。采购执行部门与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购适用范围：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，可采用单一来源采购方式进行采购。采购程序：采购执行部门组织相关人员对拟采用单一来源采购方式的项目进行论证，形成论证意见。将论证意见报采购领导小组审批，经批准后，采购执行部门向单一供应商发出采购邀请。与单一供应商进行谈判，确定采购价格、合同条款等内容。采购执行部门与单一供应商签订采购合同。5.询价适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式进行采购。询价程序：采购执行部门成立询价小组，询价小组由三人以上的单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组确定被询价的供应商名单，被询价的供应商不得少于三家。向被询价的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，按照满足采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。采购执行部门与成交供应商签订采购合同。五、采购合同管理1.合同签订采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订前，采购执行部门应将合同草案提交学校法律顾问进行合法性审查，确保合同内容符合法律法规要求。采购合同经双方签字（盖章）后生效。采购执行部门应将合同副本分送相关部门存档备案。2.合同履行采购执行部门负责跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按照合同约定的时间、地点、质量标准等履行交货义务。使用部门应配合采购执行部门做好合同履行工作，及时接收采购物品，并对物品的质量、数量等进行验收。如在合同履行过程中出现问题或纠纷，采购执行部门应及时与供应商沟通协商解决。如协商不成，可按照合同约定的争议解决方式进行处理，必要时可通过法律途径解决。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，采购执行部门应及时与供应商协商，并签订书面的变更或解除协议。变更或解除采购合同的申请和协议应报采购领导小组审批，经批准后生效。采购执行部门应将变更或解除合同的情况及时通知相关部门。六、采购验收管理1.验收组织采购物品到货后，采购执行部门应及时组织使用部门等相关人员进行验收。对于重要物品或金额较大的采购项目，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。验收人员应根据采购合同和相关标准要求，对采购物品的名称、规格、型号、数量、质量、外观等进行逐一核对验收。2.验收程序供应商交货前，应提前通知采购执行部门，采购执行部门通知使用部门做好验收准备。供应商交货时，验收人员应要求供应商提供产品质量证明文件、发货清单等资料。验收人员按照验收标准对采购物品进行现场验收，填写《采购物品验收单》，详细记录验收情况。验收合格的，验收人员签字确认；验收不合格的，应注明不合格原因，并要求供应商限期整改或退换货。采购执行部门将《采购物品验收单》分送相关部门存档备案。对于验收不合格的采购物品，采购执行部门应及时与供应商协商处理，直至达到验收要求。3.验收报告采购执行部门应在采购物品验收工作完成后，编写验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、供应商名称、采购物品名称、规格型号、数量、验收时间、验收情况、验收结论等内容。验收报告经验收人员签字后，报采购执行部门负责人审核。审核通过后，报学校相关领导审批。七、采购资金管理1.预算编制采购执行部门应根据学校年度采购计划，编制采购资金预算，明确各项采购项目的资金需求。采购资金预算应纳入学校年度财务预算，经学校领导批准后执行。2.资金支付采购合同签订后，采购执行部门应按照合同约定的付款方式和时间，填写《付款申请单》，附采购合同、验收报告等相关资料，报学校财务部门审核。财务部门审核通过后，按照学校财务管理制度和资金支付流程办理付款手续。对于不符合合同约定或验收不合格的采购项目，财务部门有权拒绝付款。八、采购监督与审计1.内部监督学校采购领导小组负责对采购工作进行监督检查，定期或不定期对采购计划执行情况、采购方式选择、采购合同签订与履行、采购验收等环节进行检查，发现问题及时督促整改。学校纪检监察部门负责对采购工作中的违规违纪行为进行监督检查，对发现的问题依法依规进行处理。2.审计监督学校审计部门负责对采购项目进行审计监督，对采购项目的预算执行情况、采购成本、采购效益等进行审计评价，提出审计意见和建议。采购执行部门应积极配合审计部门的工作，提供相关资料和信息。九、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购项目申请文件、采购计划、采购方式审批文件、采购文件（如招标文件、谈判文件、询价通知书等）、供应商资料、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的各类文件资料。2.档案整理与保管采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工