工程造价咨询企业档案管理制度

工程造价咨询企业档案管理制度一、总则1.目的为加强工程造价咨询企业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在企业经营管理、业务开展和历史研究等方面的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本工程造价咨询企业（以下简称"企业"）各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。3.档案定义本制度所指档案是企业在工程造价咨询业务活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责1.档案管理部门及职责设立专门的档案管理部门（档案室），负责企业档案的集中统一管理。其主要职责包括：贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和企业档案管理制度，制定档案管理工作的具体规章制度和操作流程。负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管、统计等日常管理工作，确保档案的完整与安全。对档案进行鉴定，定期清理过期档案，提出档案销毁意见，并按照规定程序进行销毁。负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时跟踪档案使用情况，确保档案按时归还。开展档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。组织档案业务培训，提高企业员工的档案意识和档案管理技能。参与企业重大活动、重要项目档案的专项管理工作，提供档案管理方面的专业支持和指导。定期对档案管理工作进行总结和评估，不断改进档案管理工作，提高档案管理质量。2.各部门兼职档案员职责各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、初步分类及向档案室移交等工作。其主要职责包括：负责本部门各类文件材料的收集、积累，确保文件材料的齐全、完整。按照档案管理要求，对本部门文件材料进行初步分类、整理，定期将整理好的档案移交档案室。协助档案室开展档案管理相关工作，如档案的查阅、借阅登记等，及时反馈本部门档案使用需求和意见。配合档案室做好档案管理工作的检查、评估等工作，接受档案室的业务指导和培训。三、档案的收集与整理1.收集范围工程造价咨询业务项目文件，包括项目承接洽谈记录、项目咨询合同、项目预算书、结算书、审核报告、往来函件、会议纪要等。企业行政管理文件，如公司章程、股东会决议、董事会决议、年度工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务报表、审计报告等。企业资质管理文件，包括资质证书、营业执照、人员资格证书、业绩证明材料等。企业业务培训与交流文件，如培训教材、培训记录、学术交流材料等。企业获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等相关资料。其他具有保存价值的文件材料。2.收集要求各部门和员工应及时将工作中形成的文件材料收集齐全，不得积压、散失或据为己有。对重要文件材料，应确保原件的完整性，如有特殊情况需留存复印件的，应注明原件存放处，并由经手人签字确认。对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并定期备份，确保数据的安全性和可恢复性。3.整理原则与方法遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。按照分类标准对档案进行分类，一般可分为工程咨询业务类、行政管理类、资质管理类、业务培训类、荣誉类等。对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录准确、清晰、完整。四、档案的分类与编号1.分类方案工程咨询业务类项目承接与合同管理：包括项目承接意向书、咨询合同、合同变更记录等。项目实施过程文件：如项目工作计划、预算编制文件、审核资料、结算资料、与客户往来函件等。项目成果文件：项目咨询报告、审核报告、结算报告等。行政管理类企业规划与决策：公司章程、股东会决议、董事会决议、企业发展战略规划等。行政办公文件：年度工作计划与总结、规章制度、会议纪要、内部通知等。人事管理文件：员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩等相关材料。财务管理文件：财务报表、审计报告、财务管理制度、资金收支记录等。资质管理类资质申请与审批文件：资质证书申请材料、审批文件、资质变更记录等。人员资格证书：员工的注册造价工程师证书、职称证书等相关材料。业绩证明材料：企业完成的工程造价咨询项目业绩清单、业绩证明文件等。业务培训类内部培训资料：培训教材、培训课件、培训记录等。外部培训与交流：参加外部培训的通知、培训证书、学术交流材料等。荣誉类企业获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物照片及相关证明材料。2.编号规则档案编号采用"分类代码+年份+流水号"的形式，具体如下：分类代码：按照上述分类方案，分别用不同的字母或数字表示各类档案，如"GC"表示工程咨询业务类，"XZ"表示行政管理类，"ZZ"表示资质管理类，"PX"表示业务培训类，"RY"表示荣誉类。年份：用四位数字表示档案形成的年份，如"2023"表示2023年形成的档案。流水号：按照档案形成的先后顺序，从0001开始依次编号，如"GC20230001"表示2023年形成的第一份工程咨询业务类档案。五、档案的保管1.保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：企业章程、股东会决议、董事会决议、重要的业务合同、具有重大历史价值和法律凭证作用的文件等。长期保管的档案：一般为10年以上（含10年），如一般性的业务合同、重要项目的咨询报告、企业年度财务报表等。短期保管的档案：一般为110年，如一般性的往来函件、日常行政办公文件等。2.保管条件档案室应具备良好的保管条件，确保档案的安全。档案室应保持清洁、干燥、通风，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，如灭火器、防盗门、除湿机、防虫药、防鼠板等。档案应存放于专用的档案柜架上，排列整齐，便于查找和管理。电子档案应存储在安全可靠的存储设备中，并定期进行备份，异地存放。3.档案清查与盘点档案室应定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的实际数量与档案目录一致。清查盘点过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。对清查盘点结果进行记录，形成档案清查报告，报告内容包括清查时间、范围、结果、存在问题及处理意见等，清查报告应存档备查。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定工作组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案销毁意见。2.鉴定标准与方法根据档案保管期限的划分标准，结合企业实际情况，对到期档案进行逐件鉴定。鉴定档案的价值，主要从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断其是否具有继续保存的必要。对涉及企业重大利益、具有重要历史价值或法律凭证作用的档案，即使已到保管期限，也应适当延长保管期限。3.销毁程序档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，形成档案销毁清单，清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，并由鉴定小组成员签字确认。将档案销毁清单报企业负责人审批，经批准后实施销毁。档案销毁应指定专人负责，在销毁现场进行监督，确保档案彻底销毁。销毁过程中，应拍摄销毁照片或录像，作为档案销毁记录的一部分。档案销毁记录应包括档案销毁清单、审批文件、销毁照片或录像等，由档案管理部门妥善保管。七、档案的查阅与借阅1.查阅权限与范围企业内部员工因工作需要查阅档案的，可直接到档案室查阅。查阅时，应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案内容及用途等。涉及企业机密或重要商业信息的档案，查阅权限应严格控制，需经企业相关领导批准后方可查阅。外部单位或个人因工作需要查阅档案的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经企业负责人批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并按照规定办理查阅登记手续。查阅内容仅限于与查阅目的直接相关的部分，严禁摘抄、复制、拍照等行为，如需摘抄、复制、拍照，必须另行申请并经批准。2.借阅规定企业内部员工因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅日期、借阅人姓名、部门、借阅档案内容及归还日期等，经部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损、拆卷等。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应责任。档案借阅归还时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后在借阅申请表上签字注销。3.查阅与借阅记录管理档案管理部门应建立档案查阅与借阅登记簿，详细记录查阅、借阅档案的日期、查阅人或借阅人姓名、部门、查阅或借阅档案内容及用途、批准人、归还日期等信息。查阅与借阅登记簿应定期整理归档，作为档案管理工作的重要记录之一。八、档案的信息化管理1.信息化建设目标与任务建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。将企业现有纸质档案逐步进行数字化转换，建立电子档案数据库，实现电子档案与纸质档案的同步管理和相互印证。利用信息化手段，对档案的收集、整理、分类、编目、保管、鉴定、销毁、查阅、借阅等环节进行全程跟踪和管理，实现档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.电子档案管理要求电子档案的格式应符合国家有关标准和企业档案管理的要求，确保电子档案的可读性和可长期保存性。对电子档案进行分类存储，建立清晰的目录结构，便于检索和查询。电子档案应按照档案编号规则进行命名，确保文件名的唯一性和规范性。加强电子档案的安全管理，设置不同级别的访问权限，对电子档案数据库进行定期备份，异地存放备份数据，防止数据丢失或损坏。定期对电子档案进行维护和清理，删除过期或无用的电子档案，确保电子档案数据库的准确性和有效性。3.信息化系统维护与升级安排专人负责档案管理信息系统的日常维护和管理，及时处理系统运行过程中出