医院出生医学证明管理制度

医院出生医学证明管理制度一、总则1.目的为加强医院出生医学证明的管理，规范出生医学证明的发放、使用和存档等工作流程，确保出生医学证明的合法、有效、安全使用，维护公民的合法权益，依据《中华人民共和国母婴保健法》、《中华人民共和国母婴保健法实施办法》、《出生医学证明管理办法》等相关法律法规，结合我院实际情况，制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于在我院出生的新生儿出生医学证明的管理工作，包括出生医学证明的首次签发、换发、补发以及相关信息的登记、统计、档案管理等。3.管理原则出生医学证明管理遵循依法依规、严格审核、规范操作、责任追究的原则，确保出生医学证明的真实性、完整性和严肃性。二、职责分工1.医院管理部门负责制定和完善医院出生医学证明管理制度，并监督制度的执行情况。协调医院内部各部门之间的工作，确保出生医学证明管理工作的顺利进行。定期组织对出生医学证明管理工作的检查和评估，及时发现和解决存在的问题。2.产科负责新生儿出生信息的采集、核实和录入工作，确保信息准确无误。指导产妇及其家属正确填写《出生医学证明首次签发登记表》，并认真审核相关信息。负责将新生儿出生信息及时通报给医院信息管理部门，以便进行系统录入和信息共享。按照规定程序办理出生医学证明的首次签发、换发和补发申请，并配合相关部门做好调查核实工作。3.医院信息管理部门负责建立和维护出生医学证明信息管理系统，确保信息的安全、准确和及时更新。按照产科提供的新生儿出生信息，准确录入出生医学证明管理系统，并与相关部门进行信息共享。负责对出生医学证明信息进行备份，防止数据丢失。4.档案管理部门负责出生医学证明档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案的完整性和安全性。按照档案管理规定，对出生医学证明档案进行分类存放，便于查询和利用。严格执行档案查阅、借阅制度，做好登记和记录工作，确保档案不丢失、不损坏。5.医务部门负责对出生医学证明管理工作进行业务指导和监督检查，确保出生医学证明的签发符合法律法规和相关规定。协助处理出生医学证明管理工作中出现的纠纷和问题，提供必要的技术支持和法律指导。6.财务部门负责按照物价部门核定的收费标准收取出生医学证明工本费，并做好收费登记和票据管理工作。定期对出生医学证明工本费的收取情况进行核对和统计，确保收费规范、准确。三、首次签发管理1.签发流程产妇分娩后，产科医护人员应及时采集新生儿父母有效身份证件原件及复印件，并指导产妇及其家属填写《出生医学证明首次签发登记表》。产科医护人员对填写的《出生医学证明首次签发登记表》进行认真审核，核实新生儿父母姓名、身份证件号码、民族、婴儿姓名、性别、出生日期、出生地、父母住址等信息是否准确无误。审核无误后，产科医护人员将新生儿出生信息录入医院信息管理系统，并打印出生医学证明首次签发三联单。出生医学证明首次签发三联单打印后，由产科医护人员在三联单上加盖出生医学证明专用章，并将三联单交给产妇及其家属。产妇及其家属在收到出生医学证明首次签发三联单后，应认真核对三联单上的信息是否准确无误。如发现信息有误，应及时告知产科医护人员，由产科医护人员进行修改和重新打印。产妇及其家属确认出生医学证明首次签发三联单上的信息无误后，应在三联单上签字确认，并领取出生医学证明正页、副页和存根。2.签发要求出生医学证明首次签发应当使用规范汉字和符合国家标准的数字符号填写，不得涂改、刮擦、填写字迹不清、项目填写不全等。新生儿姓名应当使用规范汉字填写，并与父母提供的有效身份证件上的姓名一致。如新生儿父母要求使用非规范汉字为新生儿取名，应先由父母提出申请，并说明理由，经户籍管理部门审核同意后方可使用。出生医学证明上的出生日期应当按照新生儿出生时的实际日期填写，不得随意更改。出生地应当填写新生儿出生所在的省、市、县（区）及具体地点。父母住址应当填写父母的常住地址，具体到门牌号。出生医学证明上的所有信息应当与《出生医学证明首次签发登记表》上的信息一致。3.特殊情况处理对于无法提供新生儿父母有效身份证件原件的情况，如父母一方或双方为港澳台居民、华侨、外国人等，应按照以下规定办理：父母一方或双方为港澳台居民的，需提供港澳台居民来往内地通行证或港澳台居民居住证原件及复印件。父母一方或双方为华侨的，需提供中国护照原件及复印件。父母一方或双方为外国人的，需提供护照原件及复印件，并提供在我国境内居住的有效证明，如签证、居留许可等。对于新生儿父母信息不全或有误的情况，如父母姓名、身份证件号码、民族等信息有误，应及时核实并更正相关信息。如无法核实或更正的，应在《出生医学证明首次签发登记表》上注明原因，并由产妇及其家属签字确认。对于多胞胎的情况，应在《出生医学证明首次签发登记表》上注明多胞胎信息，并分别打印出生医学证明首次签发三联单。四、换发管理1.换发情形因当事人或签发机构责任导致原出生医学证明无效的。因下列情形之一需要更换出生医学证明的：由户口登记机关提供相关证明不能进行出生登记而需变更新生儿姓名的；当事人提供法定鉴定机构有关亲子鉴定的证明，要求变更父亲或母亲信息的。2.换发流程申请人向原签发机构提出换发申请，并提交相关证明材料，如原出生医学证明正页、副页和存根原件，以及相关证明材料的原件及复印件等。原签发机构对申请人提交的申请材料进行审核，核实换发原因是否属实，相关证明材料是否齐全、有效。审核无误后，原签发机构在《出生医学证明换发申请表》上签署审核意见，并加盖出生医学证明专用章。将申请材料及审核意见报送至医院管理部门进行审批。医院管理部门审批通过后，原签发机构按照规定程序重新打印出生医学证明，并在新的出生医学证明上加盖出生医学证明专用章。将新的出生医学证明正页、副页和存根交给申请人，并收回原出生医学证明正页、副页和存根。3.换发要求换发出生医学证明应当严格按照规定的情形和程序进行，不得随意扩大换发范围。换发后的出生医学证明编号应当与原出生医学证明编号一致，但在编号前冠以"换"字。换发后的出生医学证明上的信息应当与原出生医学证明上的信息一致，但因换发原因需要变更的信息除外。五、补发管理1.补发情形出生医学证明因遗失、被盗等原因造成无法提供的。原签发机构所在地发生行政区划变更或机构改革，致使出生医学证明档案管理部门无法查找原出生医学证明档案的。2.补发流程申请人向原签发机构提出补发申请，并提交相关证明材料，如新生儿父母有效身份证件原件及复印件，以及在当地报纸上刊登的遗失声明等。原签发机构对申请人提交的申请材料进行审核，核实补发原因是否属实，相关证明材料是否齐全、有效。审核无误后，原签发机构在《出生医学证明补发申请表》上签署审核意见，并加盖出生医学证明专用章。将申请材料及审核意见报送至医院管理部门进行审批。医院管理部门审批通过后，原签发机构按照规定程序重新打印出生医学证明，并在新的出生医学证明上加盖出生医学证明专用章。将新的出生医学证明正页、副页和存根交给申请人，并在补发的出生医学证明上注明"补发"字样。3.补发要求补发出生医学证明应当严格按照规定的情形和程序进行，不得随意扩大补发范围。补发后的出生医学证明编号应当与原出生医学证明编号一致，但在编号前冠以"补"字。补发后的出生医学证明上的信息应当与原出生医学证明上的信息一致，但因补发原因需要变更的信息除外。申请人提供的遗失声明应当在当地公开发行的报刊上刊登，声明内容应当包括出生医学证明的编号、新生儿姓名、出生日期、父母姓名等信息。六、信息登记与统计1.信息登记产科医护人员在采集新生儿出生信息时，应认真填写《出生医学证明首次签发登记表》，并确保信息准确无误。《出生医学证明首次签发登记表》应包括新生儿父母姓名、身份证件号码、民族、婴儿姓名、性别、出生日期、出生地、父母住址、联系电话等信息。医院信息管理部门应按照产科提供的新生儿出生信息，及时准确地录入出生医学证明信息管理系统，并建立相应的电子档案。档案管理部门应将《出生医学证明首次签发登记表》及相关证明材料进行整理、归档，建立纸质档案，并按照档案管理规定进行保管。2.信息统计医院管理部门应定期对出生医学证明的签发、换发、补发等情况进行统计分析，掌握出生医学证明的使用情况和管理动态。统计内容应包括出生医学证明的签发数量、换发数量、补发数量、签发日期、新生儿性别、出生地点等信息。统计结果应及时上报上级卫生健康行政部门，并抄送当地公安机关户籍管理部门。七、档案管理1.档案收集产科医护人员在办理出生医学证明首次签发、换发、补发等业务后，应及时将相关证明材料及《出生医学证明首次签发登记表》等档案资料整理齐全，并移交至档案管理部门。档案管理部门应按照档案管理规定，对接收的档案资料进行认真核对，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案整理档案管理部门应对接收的档案资料进行分类整理，按照出生医学证明的首次签发、换发、补发等类别进行归档，并建立相应的档案目录。档案资料应按照时间顺序排列，同一类别内的档案资料应按照编号顺序排列，便于查询和利用。3.档案保管档案管理部门应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫等设施，确保档案资料的安全保管。出生医学证明档案应按照档案管理规定的保管期限进行保管，一般为永久保管。档案管理部门应定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案资料的完整性和安全性。4.档案查阅与借阅因工作需要查阅出生医学证明档案的，应填写《出生医学证明档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，查阅人员应在档案查阅登记簿上进行登记，注明查阅日期、查阅内容、查阅人员姓名等信息。因特殊情况需要借阅出生医学证明档案的，应填写《出生医学证明档案借阅申请表》，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅档案时，借阅人员应向档案管理部门出具借条，并在档案借阅登记簿上进行登记，注明借阅日期、借阅内容、借阅人员姓名、归还日期等信息。借阅人员应按照规定的期限归还档案，不得擅自转借他人或延长借阅期限。如因特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请，经批准后方可延长。档案管理部门应定期对档案查阅和借阅情况进行检查和统计，发现问题及时处理，确保档案资料的安全和完整。八、监督与考核1.监督检查医院管理部门应定期组织对出生医学证明管理工作进行监督检查，检查内容包括出生医学证明的签发、换发、补发等工作流程是否规范，信息登记、统计、档案管理等工作是否符合要求，相关证明材料是否齐全、有效等。医务部门应加强对出生医学证明管理工作的业务指导和监督检查，确保出生医学证明的签发符合法律法规和相关规定。财务部门应加强对出生医学证明工本费收取情况的监督检查，确保收费规范、准确。2.考核评价医院管理部门应建立出生医学证明管理工作考核评价制度，对产科、医院信息管理部门、档案管理部门等相关部门的出生医学证明管理工作进行考核评价。考核评价内容包括出生医学证明管理工作的组织实施、工作质量、工作效率、服务态度等方面。考核评价结果应与相关部门和人员的绩效考核、评先评优等挂钩，对工作成绩突出的部门和人员给予表彰和奖励，对工作不力、存在问题的部门和人员进行批评教育，