实验室档案管理制度

实验室档案管理制度一、总则1.目的为加强实验室档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在实验室教学、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于实验室的所有档案管理工作，包括但不限于实验教学档案、科研项目档案、仪器设备档案、人员档案、安全环保档案等。3.档案管理职责实验室设立档案管理岗位，负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅和利用等工作。各部门负责人应督促本部门人员及时将工作中形成的档案材料移交档案管理人员，并对档案材料的完整性和准确性负责。全体实验室工作人员应积极配合档案管理工作，自觉遵守档案管理制度。二、档案的收集与整理1.收集范围实验教学档案：包括教学大纲、实验指导书、实验计划、学生实验报告、成绩考核记录等。科研项目档案：包括项目申请书、立项批复、研究方案、实验数据、研究报告、成果鉴定材料、获奖证书等。仪器设备档案：包括仪器设备购置申请、合同、验收报告、使用说明书、维修记录、报废申请等。人员档案：包括实验室工作人员的个人简历、岗位职责、培训记录、考核评价等。安全环保档案：包括安全管理制度、应急预案、安全检查记录、环保监测报告等。其他档案：如实验室规划建设资料、对外交流合作资料等。2.收集要求各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料及时、完整地收集上来。档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。对收集到的档案材料应进行初步整理，剔除重复、无效的材料。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件材料之间的有机联系。按照档案的类别、时间顺序等进行分类整理，便于查找和利用。同一类档案应按照重要程度、形成时间等进行排列，编制目录和索引。4.整理方法实验教学档案：按照课程名称、学期顺序进行整理，每门课程的档案材料集中存放。科研项目档案：按照项目编号、研究阶段进行整理，一个项目的档案材料单独成册。仪器设备档案：按照仪器设备名称、型号进行整理，每台仪器设备的档案材料单独存放。人员档案：按照人员姓名进行整理，每人的档案材料单独成册。安全环保档案：按照档案类别进行整理，如安全管理制度、应急预案等分别存放。其他档案：按照档案内容进行分类整理，如实验室规划建设资料可按照规划时间、建设阶段等进行排列。三、档案的归档1.归档时间实验教学档案应在每学期结束后一个月内归档。科研项目档案应在项目结题后三个月内归档。仪器设备档案应在仪器设备验收合格后一个月内归档。人员档案应随时产生随时归档。安全环保档案应及时归档。其他档案应在相关工作结束后及时归档。2.归档流程档案管理人员对整理好的档案材料进行审核，确保档案材料符合归档要求。对审核合格的档案材料进行编号、装订、编目等处理，编制档案目录和索引。将档案材料装入档案盒或档案袋，在档案盒或档案袋上注明档案名称、编号、日期等信息。将档案存放在档案库房中，并按照档案类别、编号等进行排列存放。四、档案的保管1.档案库房建设实验室应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。档案库房应保持清洁、整齐，通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案存放方式档案应按照类别、编号等进行排列存放，便于查找和利用。档案应存放在档案架或档案柜中，不得随意堆放。对珍贵、易损的档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。3.档案保管期限实验教学档案保管期限为长期，一般不少于10年。科研项目档案保管期限为长期，一般不少于15年。仪器设备档案保管期限为长期，直至仪器设备报废。人员档案保管期限为长期，直至人员离开实验室。安全环保档案保管期限为长期，直至相关工作结束后10年。其他档案保管期限根据实际情况确定。4.档案定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查档案的保管状况、数量、完整性等。对检查中发现的问题应及时采取措施进行处理，如修复破损档案、补充缺失档案等。每年应对档案进行一次全面检查，并做好检查记录。五、档案的查阅与利用1.查阅权限实验室内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理人员处查阅。外单位人员因工作需要查阅档案的，应持有单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经实验室负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅。查阅涉及机密、绝密的档案，应按照国家有关保密规定执行，经实验室保密委员会批准后，方可查阅。2.查阅程序查阅人员应提前向档案管理人员预约查阅时间，并告知查阅档案的名称、内容等信息。查阅人员应在档案管理人员指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。3.档案利用档案管理人员应积极为实验室工作人员提供档案利用服务，根据查阅人员的需求，及时提供相关档案资料。鼓励实验室工作人员对档案进行分析、研究和利用，充分发挥档案在教学、科研、管理等工作中的作用。对利用档案取得的成果，如发表论文、撰写报告等，应注明档案资料的来源。六、档案的销毁1.销毁范围已超过保管期限且无保存价值的档案。因保管不善等原因造成破损、霉变、虫蛀等无法修复的档案。经鉴定确认不再需要保存的档案。2.销毁程序档案管理人员应定期对档案进行清理，提出销毁档案的清单，并报实验室负责人审核。实验室负责人审核同意后，填写《档案销毁申请表》，报上级主管部门批准。经上级主管部门批准后，档案管理人员应会同相关部门人员对拟销毁的档案进行清点、核对，确保销毁档案的准确性和完整性。对拟销毁的档案应采取粉碎、焚烧等方式进行销毁，并做好销毁记录。销毁记录应包括销毁档案的名称、数量、时间、地点、销毁方式等信息，销毁记录应保存至少5年。七、档案信息化管理1.档案信息化建设目标建立实验室档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。通过档案信息化管理，实现档案信息的快速查询、检索和利用，为实验室教学、科研、管理等工作提供便捷的服务。利用档案信息化管理手段，加强对档案信息的安全保护，防止档案信息泄露和丢失。2.档案信息化管理内容档案数字化：对纸质档案进行扫描、录入等处理，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库。档案信息系统建设：建立实验室档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、销毁等全过程的信息化管理。档案信息安全管理：加强对档案信息系统的安全保护，设置用户权限，采取数据备份、加密等措施，防止档案信息泄露和丢失。3.档案信息化管理要求档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理技能，确保档案信息系统的正常运