年度会议服务合同范本

年度会议服务合同范本编号：__________

甲方：XX科技有限公司

地址：XX省XX市XX区XX路XX号

乙方：XX会议服务公司

地址：XX省XX市XX区XX路XX号

本合同旨在明确甲乙双方就年度会议服务的权利、义务及责任，以保障双方合法权益，实现合作共赢。甲乙双方本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商达成如下协议：

一、合同目的

本合同旨在规范甲乙双方年度会议服务合作，确保会议顺利进行，提升会议效果。

二、合同背景

甲方为提高企业内部沟通效率，定期举办年度会议。乙方具备丰富的会议服务经验，双方经协商一致，达成合作意向。

三、会议内容

本年度会议主要包括公司年度工作报告、部门工作汇报、业务交流、表彰先进等内容。

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.提供会议场地及相关设施，确保场地符合会议需求，包括音响、投影、网络等设备。

2.提前向乙方提供会议日程、参会人员名单、会议资料等信息，以便乙方做好会议准备工作。

3.按时支付乙方会议服务费用，确保费用支付及时、准确。

4.在会议期间，甲方负责协调参会人员，确保会议秩序良好。

5.对乙方在会议过程中提供的建议和服务提出反馈，以促进双方合作关系的持续发展。

乙方责任和义务：

1.根据甲方提供的信息，制定详细的会议服务方案，包括场地布置、设备调试、参会人员接待等。

2.提供专业的会议服务人员，确保会议服务质量和效率。

3.按时完成会议场地布置、设备调试等工作，确保会议按计划进行。

4.在会议期间，负责参会人员的接待、引导、餐饮等服务工作。

5.严格遵守甲方提供的会议日程，确保会议内容完整、有序。

6.在会议结束后，及时整理会议资料，并向甲方提供会议总结报告。

7.对甲方提出的意见和建议进行及时改进，提高服务质量。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照约定提供高质量的会议服务。

2.甲方有权对乙方提供的会议服务提出合理建议和意见。

3.乙方有权要求甲方按时支付会议服务费用。

4.乙方有权要求甲方提供准确的会议信息，以便做好会议准备工作。

双方义务：

1.甲方有义务按时支付乙方会议服务费用。

2.甲方有义务提供准确的会议信息，确保乙方做好会议准备工作。

3.乙方有义务按照甲方要求提供高质量的会议服务。

4.乙方有义务对甲方提出的意见和建议进行及时改进。

5.双方有义务在会议过程中保持良好的沟通，共同确保会议顺利进行。

合同金额与支付方式：

一、合同总金额

本年度会议服务合同总金额为人民币XX万元整（￥XX万元），包括但不限于场地租赁、设备使用、人员服务、餐饮安排等全部会议服务费用。

二、支付方式

1.预付款：甲方应在合同签订后XX个工作日内，向乙方支付合同总金额的XX%（即人民币XX万元）作为预付款。

2.会议期间支付：会议期间，甲方应按照乙方提供的每日费用清单，在当日或次一工作日内支付当日的会议服务费用。

3.会议结束后支付：会议结束后XX个工作日内，甲方应支付剩余的XX%（即人民币XX万元）。

4.额外费用：如因特殊原因导致会议服务费用超出合同总金额，甲方应按照实际发生费用支付，乙方应在费用发生后的XX个工作日内向甲方提供详细的费用清单。

三、支付条件

1.甲方支付款项时，应附上付款凭证，并注明合同编号。

2.乙方收到甲方支付款项后，应在收到款项后的XX个工作日内向甲方开具相应的增值税专用发票。

3.如甲方未按约定支付款项，乙方有权暂停或终止会议服务，并要求甲方支付相应的违约金。

四、财务结算

1.双方应指定专人负责财务结算工作，确保结算过程透明、准确。

2.乙方应在每月末向甲方提供当月会议服务费用的结算报告，包括但不限于费用明细、付款凭证等。

3.甲方应在收到结算报告后的XX个工作日内对费用进行审核，并确认无误后支付相应款项。

五、争议解决

若双方在财务结算过程中出现争议，应友好协商解决；协商不成的，可向合同签订地人民法院提起诉讼。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.如甲方未按约定支付款项，应向乙方支付相当于未付款项XX%的违约金。

2.如乙方未按约定提供会议服务，应向甲方支付相当于会议服务费用XX%的违约金。

3.如因一方违约导致合同无法履行，另一方有权解除合同，并要求违约方赔偿因此造成的全部损失。

二、违约行为的具体表现

1.甲方未按时支付预付款或会议期间款项。

2.乙方未按时完成会议场地布置、设备调试或提供人员服务。

3.一方未按照合同约定履行其他义务。

三、争议解决

1.双方应本着友好协商的原则，积极解决合同履行过程中产生的争议。

2.如协商不成，任何一方均有权将争议提交至合同签订地XX仲裁委员会仲裁。

3.仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。

4.如任何一方拒绝仲裁或仲裁委员会拒绝受理，争议应提交至合同签订地人民法院诉讼解决。

四、适用法律

本合同的签订、效力、解释、履行、终止及争议的解决均适用中华人民共和国法律。

五、管辖法院

对于因本合同产生的或与本合同有关的任何争议，双方同意将争议提交至合同签订地XX人民法院管辖。

六、不可抗力

如因不可抗力（如自然灾害、战争、政府行为等）导致合同无法履行或部分条款无法履行，受影响的方应立即通知对方，并采取一切可能的措施减轻损失。在此期间，合同暂停履行，待不可抗力事件结束后，双方应尽快恢复合同履行。如不可抗力事件持续超过XX天，双方均有权解除合同。

附则：

一、生效条件

本合同自双方签字盖章之日起生效，自合同生效之日起至合同约定的会议服务结束之日止，本合同对甲乙双方具有法律约束力。

二、有效期

本合同的有效期为自合同生效之日起至会议服务结束之日止，即自____年____月____日至____年____月____日。

三、变更与终止

1.合同变更：在合同履行期间，如因不可抗力或双方协商一致，需要变更合同条款的，应书面通知对方，经双方协商一致并签署书面变更协议后，变更内容自变更协议生效之日起具有法律效力。

2.合同终止：以下情况发生时，合同可终止：

a.合同约定的会议服务完成；

b.双方协商一致解除合同；

c.因一方违约，另一方依法解除合同；

d.发生不可抗力事件，经双方协商一致，认定合同无法继续履行。

四、通知与送达

1.除非合同另有约定，所有通知应以书面形式发送至对方在合同中指定的地址。

2.通知自发送之日起第三个工作日视为送达。

五、争议解决

本合同的争议解决机制按照“违约与争议解决机制”部分的规定执行。

六、合同份数

本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

七、其他

1.本合同未尽事宜，由双方另行协商解决。

2.本合同附件为本合同不可分割的一部分，与本合同具有同等法律效力。

八、合同签署

甲方（盖章）：____________________

乙方（盖章）：____________________

签署日期：____________________

甲方代表签字：____________________

乙方代表签字：____________________

附件：

一、会议需求文档

1.会议主题及目的

2.参会人员名单及职务

3.会议日程安排

4.会议场地及设备要求

5.餐饮及住宿安排

6.会议宣传及资料准备要求

二、会议服务方案

1.场地布置方案

2.设备使用及调试方案

3.人员服务方案

4.餐饮及住宿服务方案

5.会议资料及宣传方案

三、技术规格及设备清单

1.音响设备技术规格

2.投影设备技术规格

3.网络设备技术规格

4.其他辅助设备清单及规格

四、各类证件复印件

1.乙方营业执照复印件

2.乙方税务登记证复印件

3.乙方组织机构代码证复印件

4.乙方法定代表人身份证明复印件

5.乙方相关资质证书复印件

五、其他相关文件

1.双方签署的会议服务合同

2.双方签署的变更协议

3.双方签署