国美电器印信管理办法

国美电器印信管理办法一、总则（一）目的为加强国美电器印信管理，规范印信的使用、保管等行为，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于国美电器总部及下属各分公司、子公司、门店等所有机构（以下统称"公司"）。（三）印信定义本办法所称印信，是指公司在经营活动中使用的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章、业务专用章等。二、印信的刻制（一）申请1.公司各部门因工作需要刻制印信的，应填写《印信刻制申请表》，详细说明印信名称、用途、刻制数量等内容，并经部门负责人签字确认后，报公司行政管理部门审核。2.行政管理部门审核通过后，报公司法定代表人或其授权人批准。（二）刻制经批准后，由行政管理部门统一指定具有资质的印章刻制单位进行刻制。刻制单位应严格按照公司提供的样式、规格和要求进行制作，确保印章质量清晰、规范。（三）备案新刻制的印信在启用前，行政管理部门应将印模留存一份，并在公司内部进行备案。备案内容包括印信名称、编号、刻制日期、启用日期、保管人等信息。同时，行政管理部门应将印信刻制情况告知公司财务部门和其他相关部门。三、印信的领取与启用（一）领取1.印信刻制完成后，由行政管理部门通知申请部门领取。申请部门应安排专人负责领取，并在《印信领取登记表》上签字确认。2.领取人在领取印信时，应检查印信的外观、规格、质量等是否符合要求，如有问题应及时与行政管理部门联系。（二）启用1.新印信启用前，申请部门应填写《印信启用申请表》，经部门负责人签字确认后，报公司行政管理部门审核。2.行政管理部门审核通过后，确定印信启用日期，并在公司内部发布启用通知。启用通知应包括印信名称、启用日期、使用范围、保管要求等内容。3.印信启用后，应及时在相关文件、合同、报表等上加盖印章，并按照规定的使用范围和程序进行使用。四、印信的使用（一）使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等的签署；代表公司参与各类会议、活动、谈判等；办理公司的各项资质、证照、荣誉等申报手续；其他需要加盖公章的事项。2.合同专用章：用于公司签订各类经济合同、业务协议等。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务管理活动。4.法人章：用于公司法定代表人在相关文件、合同、报表等上的签字确认；办理银行账户开户、销户、变更等手续；其他需要法定代表人签字确认的事项。5.部门章：用于部门内部的文件、通知、报告等的发布；办理部门职责范围内的相关业务手续；其他需要加盖部门章的事项。6.业务专用章：用于公司特定业务领域的文件、合同、协议等的签署；办理相关业务的审批、备案等手续；其他需要加盖业务专用章的事项。（二）使用流程1.用印申请公司员工因工作需要使用印信的，应填写《印信使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、份数、使用日期等内容，并经部门负责人审核签字。涉及合同签订、重大事项决策等重要用印事项的，还需经公司相关领导审批。2.用印审核行政管理部门收到《印信使用申请表》后，应对用印事项的真实性、合法性、合规性进行审核。审核内容包括用印文件是否符合公司规定的格式和内容要求；用印事项是否经过必要的审批流程；用印文件的签署人是否具有相应的权限等。3.用印登记经审核通过后，行政管理部门在用印前应对用印情况进行登记，登记内容包括用印日期、用印文件名称、份数、用印人、审核人等信息。同时，行政管理部门应在《印信使用登记表》上加盖印信使用章，并留存一份用印文件复印件备案。4.用印盖章用印人在取得行政管理部门同意用印的批复后，到印信保管人处领取印信，并在指定位置加盖印章。盖章时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。同时，用印人应对用印文件的内容进行再次核对，确保用印准确无误。5.用印归还用印完毕后，用印人应及时将印信归还给印信保管人，并在《印信使用登记表》上签字确认归还情况。印信保管人应对归还的印信进行检查，确保印信完好无损，并将印信妥善保管。（三）特殊情况用印1.紧急情况下需要使用印信的，可先电话请示相关领导同意后使用，但事后必须及时补办用印申请手续，并按照规定的流程进行审核和登记。2.因工作需要携带印信外出使用的，应填写《印信外出使用申请表》，经公司行政管理部门负责人和相关领导审批后，由印信保管人携带印信外出。印信使用完毕后，应及时将印信归还公司，并在《印信外出使用登记表》上记录使用情况。五、印信的保管（一）保管原则1.印信应指定专人负责保管，保管人应具备高度的责任心和保密意识，确保印信安全。2.印信保管人不得擅自将印信转借他人使用，不得将印信带出公司或存放于不安全的地方。3.印信保管人应定期对印信进行检查和维护，确保印信清晰、完好，如有问题应及时报告行政管理部门并申请更换。（二）保管地点1.公章、合同专用章、财务专用章、法人章等重要印信应存放于公司保险柜或专门的印信保管室，并安装必要的防盗、防火、防潮等设施。2.部门章和业务专用章可根据实际情况存放于部门办公室的保险柜或其他安全的地方，但应确保印章存放安全，便于使用和管理。（三）保管人职责1.负责印信的日常保管工作，严格按照规定的使用范围和程序使用印信，确保印信使用安全、规范。2.对用印申请进行审核，对不符合规定的用印申请有权拒绝盖章，并及时向行政管理部门报告。3.建立印信使用台账，详细记录印信的使用情况，包括用印日期、用印文件名称、份数、用印人、审核人等信息，定期进行核对和整理，并向行政管理部门报送印信使用情况报表。4.负责印信的维护和保养工作，定期对印信进行清洗、擦拭、检查等，确保印信清晰、完好。如发现印信损坏或丢失，应及时报告行政管理部门，并采取相应的措施进行处理。5.因工作变动等原因不再负责印信保管工作时，应及时将印信及相关资料移交给接替人员，并办理交接手续。交接手续应包括印信实物、使用台账、相关文件等的清点和核对，并由双方签字确认。六、印信的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因需要停用印信的，由行政管理部门提出申请，经公司法定代表人或其授权人批准后，发布印信停用通知。2.印信停用通知应包括印信名称、停用日期、停用原因等内容，并告知公司各部门和相关人员。3.印信停用后，印信保管人应立即停止使用该印信，并将印信妥善保管，不得擅自销毁或丢弃。（二）销毁1.对于已停用且不再使用的印信，行政管理部门应定期进行清理和销毁。销毁前，行政管理部门应填写《印信销毁申请表》，详细说明印信名称、停用日期、销毁原因等内容，并经公司法定代表人或其授权人批准。2.经批准后，由行政管理部门指定专人负责销毁印信。销毁过程应进行现场监督，并拍照或录像留存记录。销毁记录应包括印信名称、销毁日期、销毁方式、监督人等信息。3.印信销毁后，行政管理部门应在公司内部发布印信销毁公告，并将销毁情况记录在印信管理档案中。七、印信管理档案（一）档案内容1.印信刻制申请表、启用申请表、使用申请表、外出使用申请表、销毁申请表等各类申请文件。2.印信领取登记表、使用登记表、外出使用登记表等各类登记记录。3.印信印模备案文件。4.印信保管人交接记录。5.印信销毁记录。6.其他与印信管理相关的文件和资料。（二）档案保管1.印信管理档案由行政管理部门负责保管，保管期限为[X]年。2.档案保管人应定期对档案进行整理、归档和保管，确保档案完整、安全。3.因工作需要查阅印信管理档案的，应填写《印信管理档案查阅申请表》，经行政管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅人不得擅自复印、摘抄或带走档案资料，如需留存相关资料，应经行政管理部门同意并办理相关手续。八、监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对印信管理情况进行监督和检查，定期或不定期对印信的使用、保管等情况进行抽查。（二）检查内容1.印信使用是否符合规定的范围和程序，是否经过必要的审批。2.印信保管是否安全、规范，保管人是否履行职责。3.印信管理档案是否完整、准确，是否按照规定进行保管和查阅。4.其他与印信管理相关的事项。（三）违规处理1.对于违反本办法规定使用、保管印信的行为，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；情节严重的，将依法追究相关人员的法律责任。2.因印信使用不当给公司造成经