IDC公司物资管理制度

IDC公司物资管理制度一、总则1.目的为加强IDC公司物资管理，规范物资采购、存储、使用及处置等行为，提高物资使用效率，降低运营成本，确保公司各项工作顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于IDC公司总部及所属各部门、分支机构的物资管理活动，包括但不限于办公设备、办公用品、网络设备、服务器及存储设备等各类物资。3.基本原则统一管理原则：公司物资管理实行统一领导、分级负责，由专门部门归口管理，确保物资管理的规范性和一致性。按需采购原则：根据工作实际需求，合理安排物资采购计划，避免盲目采购和浪费。成本效益原则：在保证物资质量和满足工作需要的前提下，努力降低物资采购、存储和使用成本。责任追究原则：对物资管理过程中出现的违规行为，追究相关责任人的责任。二、物资管理职责分工1.物资管理部门负责制定和完善公司物资管理制度，并组织实施。汇总各部门物资需求计划，编制年度物资采购预算，报公司领导审批后组织采购。建立物资管理台账，对物资的采购、入库、存储、发放、使用和处置等情况进行详细记录。定期对公司物资进行清查盘点，确保账实相符。负责闲置物资的回收、调剂和处置工作。2.使用部门负责本部门物资需求计划的编制，并及时提交给物资管理部门。配合物资管理部门做好物资验收工作，对所领用物资的质量、数量和规格等进行确认。负责本部门物资的日常使用管理，合理使用物资，杜绝浪费。定期对本部门物资进行自查，发现问题及时上报。3.财务部门负责审核物资采购预算和费用报销，确保物资采购支出符合财务规定。对物资采购、存储、使用等环节的成本进行核算和分析，提供财务数据支持。参与物资清查盘点工作，监督物资管理情况。三、物资采购管理1.采购计划各部门应于每年年底前向物资管理部门提交下一年度物资需求计划，详细说明所需物资的名称、规格、数量、用途及预计采购时间等信息。物资管理部门根据各部门需求计划，结合公司实际情况和库存状况，汇总编制年度物资采购预算，报公司领导审批。年度物资采购预算经批准后，物资管理部门应根据实际工作进度和需求，分季度或月度制定采购计划，并组织实施。2.采购方式集中采购：对于通用性强、采购量大的物资，如办公用品、办公设备等，实行集中采购。由物资管理部门通过招标、询价等方式，选择合格供应商，签订采购合同。分散采购：对于专业性较强、有特殊要求的物资，如网络设备、服务器等，由使用部门提出采购申请，物资管理部门审核后，按规定程序组织采购。紧急采购：因工作急需且无法按正常采购程序进行的物资，由使用部门填写紧急采购申请表，经部门负责人和分管领导批准后，物资管理部门可采取紧急采购方式，但事后需补办相关审批手续。3.供应商管理物资管理部门应建立供应商档案，对供应商的基本情况、资质信誉、产品质量、价格水平、售后服务等进行详细记录和评估。定期对供应商进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。对于考核不合格的供应商，应及时进行整改或淘汰。建立供应商准入机制，新供应商需提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证等相关资质证明文件，经物资管理部门审核合格后，方可纳入供应商名录。4.采购合同管理物资采购应签订书面合同，明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同签订前，物资管理部门应会同法律部门对合同条款进行审核，确保合同合法有效。合同签订后，物资管理部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。对于变更合同条款的，应按规定程序办理相关手续。四、物资验收管理1.验收准备物资到货前，物资管理部门应通知使用部门做好验收准备工作，明确验收人员和验收标准。验收人员应熟悉物资的采购合同、技术协议等相关文件，掌握物资的规格、型号、数量、质量要求等信息。2.验收程序物资到货后，物资管理部门应组织使用部门验收人员按照合同要求和验收标准对物资进行验收。验收内容包括物资的外观、数量、规格、型号、质量证明文件等。对于需要进行功能测试或质量检验的物资，应按规定进行测试和检验。验收合格的物资，验收人员应在验收单上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的物资，应及时与供应商联系，办理退换货等相关事宜。3.验收记录物资管理部门应建立物资验收台账，详细记录物资的验收情况，包括物资名称、规格、型号、数量、供应商、验收日期、验收人员、验收结果等信息。验收记录应妥善保存，以备查阅。五、物资存储管理1.仓库管理公司应设立专门的物资仓库，配备必要的仓储设施和设备，确保物资存储安全。仓库应划分不同的区域，分别存放办公用品、办公设备、网络设备、服务器及存储设备等各类物资，并设置明显的标识牌。仓库管理人员应定期对仓库进行巡查，检查物资存储状况，确保物资无损坏、无丢失、无变质等情况。2.库存盘点物资管理部门应定期对公司物资进行清查盘点，原则上每年至少进行一次全面盘点，季度或月度进行抽查盘点。盘点前，物资管理部门应制定盘点计划，明确盘点范围、盘点方法、盘点时间和人员分工等事项。盘点过程中，盘点人员应认真核对物资的账实情况，如实记录盘点结果。对于盘盈、盘亏的物资，应查明原因，及时进行处理。盘点结束后，物资管理部门应编制盘点报告，报送公司领导和相关部门。盘点报告应包括盘点基本情况、盘点结果、盘盈盘亏原因分析及处理建议等内容。3.库存控制物资管理部门应根据物资的使用频率、采购周期等因素，合理确定物资的库存限额，并定期进行评估和调整。对于库存积压物资，物资管理部门应及时进行清理，采取调剂、降价销售、报废等方式进行处置，以减少库存占用资金，提高物资使用效率。六、物资发放管理1.发放原则按需发放原则：根据工作实际需要，严格按照审批后的物资需求计划发放物资，不得超发、滥发。先进先出原则：按照物资入库时间先后顺序发放物资，确保物资在有效期内使用。以旧换新原则：对于部分可回收利用的物资，如办公设备、工具等，实行以旧换新制度，鼓励节约使用物资。2.发放程序使用部门如需领用物资，应填写物资领用申请表，注明物资名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人审批。物资领用申请表经审批后，交物资管理部门审核。物资管理部门根据库存情况进行发放，如库存不足，应及时安排采购。物资发放时，仓库管理人员应根据物资领用申请表，核对物资的名称、规格、数量等信息，并在物资管理台账上进行登记。领用人员领取物资后，应在物资领用登记表上签字确认。3.特殊物资发放对于贵重物资、危险物资等特殊物资的发放，应严格执行审批制度，除部门负责人审批外，还需经分管领导或公司主要领导批准。特殊物资发放时，应详细记录发放时间、地点、领取人员、物资用途等信息，并跟踪物资使用情况。七、物资使用管理1.使用部门职责使用部门应建立健全物资使用管理制度，明确物资使用责任人，确保物资合理使用。物资使用责任人应按照操作规程正确使用物资，不得擅自改变物资用途或转借他人使用。定期对本部门物资进行检查和维护，发现问题及时报修或更换，确保物资正常运行。2.使用监督物资管理部门应定期对各部门物资使用情况进行检查和监督，发现违规使用物资的行为，应及时制止并责令整改。对因使用不当造成物资损坏或丢失的，应追究相关责任人的责任，并要求其照价赔偿。3.节约使用公司全体员工应树立节约意识，养成节约使用物资的良好习惯，杜绝浪费行为。物资管理部门应加强节约使用物资的宣传教育，推广节能降耗新技术、新产品，提高物资使用效率。八、物资处置管理1.处置范围已损坏且无法修复或无维修价值的物资。已超过使用年限且无使用价值的物资。因技术更新、业务调整等原因不再使用的物资。闲置物资。2.处置方式报废：对于符合报废条件的物资，由使用部门填写物资报废申请表，经部门负责人、物资管理部门和财务部门审核后，报公司领导批准。批准后，物资管理部门组织报废物资的清理和处置工作。调剂：对于闲置或尚可使用的物资，物资管理部门应在公司内部进行调剂，优先满足其他部门的工作需要。变卖：对于已报废且有一定价值的物资，经公司领导批准后，物资管理部门可通过拍卖、竞价等方式进行变卖，变卖收入上缴公司财务。3.处置程序物资处置前，物资管理部门应会同相关部门对处置物资进行鉴定和评估，确定处置方式和价格。按照规定程序办理物资处置审批手续，审批通过后组织实施处置工作。物资处置过程中，应做好记录，包括处置物资的名称、规格、数量、处置方式、处置价格、处置时间等信息。物资处置结束后，物资管理部门应及时更新物资管理台账，核销相关物资记录。九、物资信息化管理1.物资管理系统建设公司应建立物资管理信息系统，实现物资采购、验收、存储、发放、使用、处置等全过程的信息化管理。物资管理信息系统应具备物资基础数据管理、采购管理、库存管理、发放管理、报表统计等功能模块，方便物资管理部门和使用部门进行操作和查询。2.数据录入与维护物资管理部门应指定专人负责物资管理信息系统的数据录入和维护工作，确保数据的准确性和及时性。物资采购合同签订后，应及时将合同信息录入系统；物资到货验收合格后，应录入入库信息；物资发放时，应录入发放信息等。定期对物资管理信息系统的数据进行备份，防止数据丢失。3.信息共享与利用物资管理信息系统应与公司其他相