公司企业文件和资料管理制度

公司企业文件和资料管理制度一、总则1.目的为加强公司文件和资料的管理，确保文件和资料的完整性、准确性、系统性，提高工作效率，实现文件和资料的有效利用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构以及所有与公司有业务往来的外部单位。3.职责分工行政部门：负责公司文件和资料管理工作的归口管理，制定和完善文件和资料管理制度，指导、监督各部门文件和资料的管理工作；负责公司文件的收发、登记、编号、归档、保管、借阅等工作；负责公司重要文件的起草、审核、印发等工作。各部门：负责本部门文件和资料的收集、整理、分类、编号、保管、借阅等工作；负责本部门文件的起草、审核、印发等工作；负责将本部门形成的文件和资料及时移交行政部门归档。档案管理人员：负责公司档案的整理、编目、装订、上架、保管、查阅、利用等工作；负责对公司文件和资料的管理情况进行检查、监督和考核。二、文件和资料的分类与编号1.文件分类行政文件：包括公司的规章制度、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要等。业务文件：包括公司在经营管理、市场营销、财务管理、人力资源管理、质量管理等方面形成的文件。技术文件：包括公司的产品设计图纸、工艺文件、技术标准、检验规范等。合同文件：包括公司签订的各类合同、协议、意向书等。其他文件：包括公司的荣誉证书、资质证书、宣传资料、培训教材等。2.文件编号行政文件编号：由"公司简称+年份+流水号"组成，如"XX公司20XX年第XX号"。业务文件编号：根据业务类型进行分类编号，如"营销字第XX号"、"财务字第XX号"等，编号格式为"业务类型简称+年份+流水号"。技术文件编号：按照技术文件的类别进行编号，如"设计图字第XX号"、"工艺文件字第XX号"等，编号格式为"技术文件类别简称+年份+流水号"。合同文件编号：由"合同类别简称+年份+流水号"组成，如"采购合同字第XX号"、"销售合同字第XX号"等。其他文件编号：根据文件的性质和用途进行编号，编号格式为"其他文件类别简称+年份+流水号"。三、文件和资料的起草与审核1.起草要求文件起草应符合国家法律法规和公司规章制度的要求，内容准确、完整、清晰、简洁。文件起草应明确文件的主题、目的、适用范围、主要内容、执行要求等。文件起草应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义、生僻的词汇和句子。2.审核要求文件起草完成后，应提交部门负责人进行审核。审核内容包括文件的合法性、合规性、准确性、完整性、逻辑性等。部门负责人审核通过后，应提交行政部门进行审核。行政部门审核内容包括文件的格式、编号、字体、排版等是否符合公司要求。涉及公司重要事项、重大决策、重要政策等文件，应提交公司领导进行审批。四、文件和资料的收发与登记1.收文管理行政部门负责公司外来文件的签收、登记、编号、分发等工作。行政部门收到外来文件后，应及时进行签收，并检查文件的完整性和准确性。如发现文件有破损、缺页、模糊等情况，应及时与发文单位联系。行政部门对签收的外来文件进行编号，并填写《文件收文登记表》，详细记录文件的名称、文号、发文单位、发文日期、份数、密级等信息。行政部门根据文件的内容和性质，将文件分发至相关部门或人员，并做好分发记录。2.发文管理各部门需要发文时，应填写《文件发文审批表》，详细说明发文的主题、目的、内容、发送范围等信息，并提交部门负责人审核。部门负责人审核通过后，将《文件发文审批表》提交行政部门进行审核。行政部门审核内容包括文件的格式、编号、字体、排版等是否符合公司要求。行政部门审核通过后，将文件进行编号，并填写《文件发文登记表》，详细记录文件的名称、文号、发文单位、发文日期、份数、密级等信息。行政部门根据文件的内容和性质，将文件打印、盖章，并分发至相关部门或人员。五、文件和资料的归档与保管1.归档范围公司在经营管理、市场营销、财务管理、人力资源管理、质量管理等方面形成的具有保存价值的文件和资料。公司签订的各类合同、协议、意向书等。公司的产品设计图纸、工艺文件、技术标准、检验规范等。公司的荣誉证书、资质证书、宣传资料、培训教材等。其他与公司业务相关的具有保存价值的文件和资料。2.归档要求各部门应定期将本部门形成的文件和资料进行整理、分类、编号，确保文件和资料的完整性和准确性。各部门应在每年年底前将本年度形成的文件和资料移交行政部门归档。移交时，应填写《文件归档清单》，详细记录文件的名称、文号、形成日期、份数、密级等信息。行政部门收到各部门移交的文件和资料后，应及时进行整理、编目、装订、上架，确保文件和资料的安全保管。3.保管期限文件和资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的文件和资料包括公司的规章制度、重要会议纪要、重大决策文件、财务报表等。长期保管的文件和资料包括公司的业务文件、技术文件、合同文件等，保管期限一般为10年至30年。短期保管的文件和资料包括公司的一般性文件、临时性文件等，保管期限一般为1年至5年。4.保管要求行政部门应建立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保文件和资料的安全保管。档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，如发现档案有破损、缺页、发霉、虫蛀等情况，应及时采取措施进行修复和处理。档案管理人员应严格遵守档案管理制度，保守档案机密，不得擅自将档案转借、转让、销毁或泄露给他人。六、文件和资料的借阅与利用1.借阅范围因工作需要，公司内部人员可以借阅公司的文件和资料。因业务往来，与公司有合作关系的外部单位可以借阅公司的相关文件和资料。2.借阅要求公司内部人员借阅文件和资料时，应填写《文件借阅申请表》，详细说明借阅的文件和资料名称、借阅目的、借阅期限等信息，并提交部门负责人审批。部门负责人审批通过后，将《文件借阅申请表》提交行政部门进行审核。行政部门审核通过后，办理借阅手续，并将文件和资料提供给借阅人员。外部单位借阅公司的文件和资料时，应填写《文件借阅申请表》，并提交公司相关部门负责人审批。公司相关部门负责人审批通过后，将《文件借阅申请表》提交行政部门进行审核。行政部门审核通过后，办理借阅手续，并将文件和资料提供给借阅人员。借阅人员应严格遵守文件和资料的借阅期限，按时归还借阅的文件和资料。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的文件和资料，不得擅自复印、转借、转让、销毁或泄露给他人。如发现文件和资料有损坏、丢失等情况，应及时向行政部门报告，并承担相应的赔偿责任。3.利用要求公司内部人员利用文件和资料时，应在行政部门指定的地点进行查阅，并遵守行政部门的相关规定。外部单位利用公司的文件和资料时，应在公司相关部门的陪同下进行查阅，并遵守公司的相关规定。利用文件和资料时，应注意保护文件和资料的安全，不得在文件和资料上涂改、标记、污损等。七、文件和资料的保密与销毁1.保密要求公司文件和资料涉及公司的商业秘密、技术秘密、财务秘密等，应严格保密。档案管理人员应严格遵守档案管理制度，保守档案机密，不得擅自将档案转借、转让、销毁或泄露给他人。公司内部人员应严格遵守公司的保密制度，不得擅自将公司文件和资料泄露给他人。如因工作需要，确需查阅、使用公司机密文件和资料的，应按照公司的相关规定办理审批手续。2.销毁范围已超过保管期限且无保存价值的文件和资料。因工作失误、业务变更等原因形成的重复文件和资料。涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等，且已不再需要的文件和资料。3.销毁要求文件和资料需要销毁时，应填写《文件销毁申请表》，详细说明销毁的文件和资料名称、文号、形成日期、份数、密级等信息，并提交部门负责人审批。部门负责人审批通过后，将《文件销毁申请表》提交行政部门进行审核。行政部门审核通过后，安排专人对文件和资料进行销毁。销毁文件和资料时，应采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，确保文件和资料的内容无法恢复。销毁文件和资料时，应安排专人进行监督，并填写《文件销毁记录》，详细记录销毁的文件和资料名称、文号、形成日期、份数、密级等信息，以及销毁的时间、地点、方式等信息。八、文件和资料管理的监督与考核1.监督检查行政部门应定期对公司各部门文件和资料的管理情况进行监督检查，检查内容包括文件和资料的收集、整理、分类、编号、保管、借阅、利用等情况。行政部门应建立文件和资料管理监督检查记录，对检查中发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.考核评价行政部门应将文件和资料管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门文件和资料的管理情况进行考核评价。