企业制度公司采购管理办法

企业制度公司采购管理办法一、总则1.目的为规范公司采购管理工作，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，满足公司生产经营需要，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司及所属各部门的物资采购、工程采购、服务采购等各类采购活动。3.采购原则（1）按需采购原则：根据公司生产经营实际需求进行采购，避免盲目采购和重复采购。（2）质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资和服务符合相关标准和要求。（3）价格合理原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购方式和谈判技巧，争取最优的采购价格。（4）阳光采购原则：采购过程应公开透明，接受公司内部和外部监督。二、采购组织与职责1.采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目的采购策略、供应商选择、采购合同等重要事项，确保采购决策的科学性和合理性。2.采购执行部门公司设立采购部，作为采购活动的执行部门。其主要职责包括：（1）制定采购计划和预算，根据公司需求及时采购所需物资和服务。（2）开展供应商开发、评估与管理工作，建立供应商档案，维护良好的合作关系。（3）组织采购谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。（4）负责采购物资的验收、入库、付款等工作，确保采购流程的顺畅。（5）收集市场信息，分析采购成本，提出降低采购成本的建议和措施。3.需求部门职责（1）提出物资和服务的需求计划，明确规格、型号、数量、质量要求等详细信息。（2）协助采购部进行供应商选择和采购谈判，提供技术支持和质量标准等方面的建议。（3）参与采购物资的验收工作，对验收结果负责。三、采购流程1.采购申请需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息，并提交至采购部。2.采购审批采购部收到采购申请后，对申请内容进行审核。对于金额较小的采购申请，由采购部负责人审批；对于金额较大的采购申请，经采购部审核后，提交采购决策委员会审批。审批通过后，采购部方可开展采购活动。3.供应商选择与评估（1）采购部根据采购申请的要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。（2）对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、资质证书、产品质量报告、业绩情况等相关资料，建立供应商信息库。（3）采购部组织相关人员对符合条件的供应商进行实地考察和评估，重点考察供应商的生产能力、质量控制水平、价格水平、售后服务等方面。（4）根据考察评估结果，对供应商进行打分排序，选择得分较高的供应商作为候选供应商。4.采购谈判采购部与候选供应商就采购物资或服务的价格、质量、交货期、付款方式等条款进行谈判。谈判过程中，采购部应充分了解供应商的成本结构和市场行情，争取有利的采购条件。谈判结束后，双方达成一致意见，形成采购合同草案。5.合同签订采购合同草案经采购部审核后，提交公司法律部门进行合规审查。法律部门对合同条款的合法性、完整性、准确性等进行审查，并提出修改意见。采购部根据法律部门的意见对合同草案进行修改完善后，提交公司领导审批。审批通过后，由采购部与供应商签订正式采购合同。6.采购执行采购部根据采购合同的约定，向供应商下达采购订单，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、交货时间、交货地点等信息。供应商按照采购订单的要求组织生产和发货，并及时通知采购部发货情况。7.验收与入库（1）采购物资到货前，采购部通知需求部门和质量检验部门做好验收准备工作。（2）物资到货后，由质量检验部门按照相关标准和合同要求进行质量检验，检验合格的物资办理入库手续，检验不合格的物资由采购部负责与供应商协商处理。（3）需求部门对入库物资进行核对，确保物资的名称、规格、型号、数量等与采购订单和采购合同一致。核对无误后，在入库单上签字确认。8.付款结算采购部根据采购合同和入库单等相关凭证，填写付款申请单，提交公司财务部门审核。财务部门审核通过后，按照公司资金管理制度和采购合同约定的付款方式进行付款结算。四、采购方式1.招标采购对于金额较大、技术复杂、涉及面广的采购项目，采用招标采购方式。招标采购应按照国家相关法律法规和公司内部规定进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等程序，选择最优的供应商和采购方案。2.询价采购对于规格标准统一、市场货源充足、价格波动较小的采购项目，采用询价采购方式。采购部向多家供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价，然后根据报价情况进行比较，选择价格合理、信誉良好的供应商进行采购。3.竞争性谈判采购对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的，以及技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，采用竞争性谈判采购方式。采购部与不少于三家的供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，采购部应在采购前进行充分的市场调研和论证，并报采购决策委员会批准。5.电子采购平台采购公司鼓励通过电子采购平台进行采购活动，提高采购效率和透明度。采购部应根据采购项目的特点和要求，选择合适的电子采购平台进行操作，并按照平台规定的流程进行采购交易。五、供应商管理1.供应商开发采购部应根据公司采购需求和市场情况，积极开发新的供应商。通过多种渠道收集供应商信息，对潜在供应商进行评估和筛选，建立供应商资源库。2.供应商评估（1）采购部定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、企业信誉等方面。（2）评估方式采用定性与定量相结合的方法，通过实地考察、问卷调查、数据分析、供应商自评等方式获取评估信息，并按照一定的权重进行打分。（3）根据评估结果，将供应商分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商三个等级。对于优秀供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，及时进行整改或淘汰。3.供应商激励与约束（1）建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励、优先合作等激励措施，提高供应商的积极性和合作意愿。（2）建立供应商约束机制，对于违反采购合同约定、产品质量不合格、交货期延误等情况的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、终止合作等约束措施，维护公司的合法权益。4.供应商档案管理采购部负责建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史、合同执行情况等内容。供应商档案应定期更新和维护，确保档案信息的准确性和完整性。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量风险、价格波动风险、合同风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施（1）针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施。如对于供应商违约风险，加强对供应商的管理和监督，签订详细的采购合同，明确违约责任；对于质量风险，加强质量检验和验收工作，选择质量可靠的供应商；对于价格波动风险，建立价格预警机制，及时关注市场价格变化，合理安排采购时机；对于合同风险，加强合同审核和管理，确保合同条款的合法性和完整性。（2）建立风险预警机制，对可能发生的风险进行及时预警，以便采取相应的应对措施，降低风险损失。3.风险监控与改进采购部应定期对风险应对措施的执行情况进行监控和评估，及时发现问题并进行改进。同时，总结风险应对经验教训，不断完善采购风险管理体系，提高风险管理水平。七、采购绩效评估1.评估指标（1）采购成本指标：包括采购价格、采购费用、采购成本降低率等。（2）采购质量指标：包括物资合格率、退货率、质量事故发生率等。（3）采购效率指标：包括采购周期、订单处理及时率、交货准时率等。（4）供应商管理指标：包括供应商满意度、供应商投诉率、供应商淘汰率等。2.评估方法（1）定期评估：采购部每月或每季度对采购绩效进行评估，填写《采购绩效评估表》，对各项评估指标进行量化打分。（2）对比评估：将采购绩效与历史数据、同行业数据进行对比分析，找出差距和改进方向。（3）综合评估：结合定期评估和对比评估结果，对采购绩效进行综合评价，形成采购绩效评估报告。3.评估结果应用（1）根据采购绩效评估结果，对采购部及相关人员进行奖励和惩罚。对于绩效优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于绩效不佳的部