广西某某公司印章管理办法

广西某某公司印章管理办法一、总则1.目的为加强广西某某公司（以下简称"公司"）印章管理，维护公司的合法权益，确保公司各项业务的顺利开展，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构、全资子公司、控股子公司等（以下统称"所属单位"）的各类印章管理。3.印章种类本办法所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章以及其他业务专用章等。二、印章的刻制1.印章刻制申请所属单位因工作需要刻制印章的，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、使用范围等信息，并经本单位负责人审核后，报公司行政管理部门审批。2.审批流程公司行政管理部门收到《印章刻制申请表》后，对申请事项进行审核，报公司分管领导审批。经批准后，由行政管理部门统一安排刻制。3.刻制要求印章的刻制必须严格按照国家有关规定和公司要求进行，确保印章的规格、字体、图案等符合标准。印章刻制完成后，应及时将印章交付申请单位，并办理交接手续。三、印章的领取与发放1.领取人员印章领取人必须是经所在单位授权的专人，并持有有效身份证件。2.领取手续领取印章时，领取人应填写《印章领取登记表》，注明印章名称、领取日期、领取人姓名、联系方式等信息，并签字确认。行政管理部门应留存领取人的身份证件复印件备案。3.发放方式印章原则上由行政管理部门直接发放至申请单位。如因特殊情况需委托他人代领的，应出具书面委托书，并注明委托事项、委托期限、委托人及受托人信息等。代领人领取印章时，应按照上述领取手续办理。四、印章的使用1.使用原则印章的使用必须严格遵循"严格审批、用章登记、谁用章谁负责"的原则，确保印章使用的合法性、真实性和严肃性。2.使用范围公司公章：用于以公司名义对外发布的各类文件、函件、报表、证明等；代表公司签订的各类合同、协议、意向书等；其他需要加盖公司公章的事项。法定代表人章：用于办理公司法定代表人授权范围内的相关业务，如银行开户、销户、账户信息变更等；签署涉及法定代表人个人的文件、协议等。合同专用章：专门用于签订公司各类合同、协议等经济业务文件。财务专用章：用于办理公司财务收支、资金结算、票据开具等财务相关业务。发票专用章：用于开具公司各类发票。其他业务专用章：用于办理公司特定业务领域的相关文件、证明等，具体使用范围由各所属单位根据实际情况确定，并报公司行政管理部门备案。3.使用审批一般性文件、函件等加盖公司公章，由文件起草部门负责人审核，经公司行政管理部门负责人批准后，方可加盖印章。以公司名义签订的合同、协议等经济业务文件，按照公司合同管理制度的规定，经相关部门审核、公司分管领导审批后，方可加盖合同专用章或公司公章。涉及法定代表人个人的文件、协议等加盖法定代表人章，由法定代表人或其授权人签字批准后，方可加盖印章。财务专用章和发票专用章的使用，按照公司财务管理制度的规定，经财务部门负责人审核、公司分管财务领导批准后，方可加盖印章。其他业务专用章的使用，由所属单位根据实际情况制定审批流程，并报公司行政管理部门备案。4.用章登记每次使用印章前，使用人必须填写《印章使用登记表》，详细记录用章日期、用章事项、用章文件名称及编号、批准人、使用人等信息。用章登记应做到一事一记，不得将多个事项合并登记。5.印章使用要求印章使用人应严格按照批准的用途和范围使用印章，不得擅自扩大使用范围或用于其他未经批准的事项。印章应加盖在文件、合同等规定的位置，确保印章清晰、端正、完整。不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上预先加盖印章。如因特殊情况需要在空白纸张上加盖印章的，必须经公司主要领导批准，并在盖章后及时填写文件内容，确保用章事项明确、真实。印章使用完毕后，应立即将印章归还印章保管人，并在《印章使用登记表》上签字确认。五、印章的保管1.保管人员各类印章应指定专人负责保管，保管人员必须具备高度的责任心和保密意识。公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等重要印章，原则上由公司行政管理部门或财务部门指定专人保管；其他业务专用章由所属单位根据实际情况指定专人保管。2.保管要求印章保管人员应妥善保管印章，确保印章安全。不得将印章随意放置或交予他人代管。如因特殊情况需要临时委托他人保管印章的，必须经所在单位负责人批准，并办理书面交接手续。印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告所在单位负责人，并采取相应的措施进行处理。3.印章交接印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章的，应填写《印章交接登记表》，详细记录交接日期、交接印章名称、交接人姓名、交接人联系方式、接收人姓名、接收人联系方式等信息，并由交接双方及监交人签字确认。监交人应由所在单位负责人或其指定人员担任。六、印章的停用与销毁1.停用情形因公司机构调整、名称变更等原因，印章不再使用的。印章损坏、遗失，无法继续使用的。其他原因需要停用印章的。2.停用程序所属单位在印章停用后，应及时填写《印章停用申请表》，经本单位负责人审核后，报公司行政管理部门审批。经批准后，行政管理部门应及时通知各相关部门停止使用该印章，并收回印章。3.销毁程序对于停用的印章，由行政管理部门统一组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、规格、停用原因、销毁方式等信息，并经公司分管领导审批。销毁时，应由行政管理部门、审计部门等相关人员共同监销，并在《印章销毁登记表》上签字确认。印章销毁后，应将销毁情况记录存档。七、监督与检查1.监督部门公司行政管理部门负责对所属单位印章管理情况进行定期或不定期的监督检查。审计部门负责对印章使用、保管等情况进行审计监督。2.检查内容印章管理制度的执行情况，包括印章的刻制、领取、发放、使用、保管、停用、销毁等环节是否符合规定。印章使用审批程序的执行情况，是否存在未经审批擅自使用印章的情况。用章登记情况，是否做到一事一记，登记内容是否完整、准确。印章保管情况，是否存在印章保管不善、遗失等情况。3.问题处理对于监督检查中发现的问题，检查部门应及时下达整改通知书，要求责任单位限期整改。责任单位应认真分析问题原因，采取有效措施进行整改，并将整改情况及时反馈给检查部门。对于违反印章管理制度，给公司造成损失或不良影响的，公司将