会计电算化管理制度

会计电算化管理制度一、总则1.目的为了规范公司会计电算化工作，保证会计电算化工作的顺利开展，提高会计工作效率和质量，根据《中华人民共和国会计法》、《会计电算化管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门涉及会计电算化工作的相关人员和业务流程。3.职责分工财务部：负责会计电算化系统的日常运行、维护、数据管理等工作；制定和完善会计电算化相关制度；组织会计人员进行电算化培训等。信息部门：负责提供会计电算化系统运行所需的硬件和软件环境支持；保障网络安全和系统稳定；协助财务部进行系统维护和技术问题解决。其他部门：按照公司会计电算化制度要求，准确提供相关业务数据，配合财务部完成会计电算化工作流程。二、会计电算化系统的建设与管理1.系统选型与购置根据公司业务需求和发展规划，由财务部会同信息部门进行会计电算化系统的选型调研。综合考虑软件功能、性能、价格、售后服务等因素，选择适合公司的会计电算化软件。选型报告需经公司管理层审批后进行购置。2.系统安装与调试信息部门负责按照软件供应商的要求进行会计电算化系统的安装。安装完成后，进行系统的调试工作，确保系统能够正常运行。调试过程中，财务部相关人员应参与，对系统功能进行测试，提出改进意见。3.系统初始化设置财务部根据公司的会计核算要求和财务管理制度，进行会计电算化系统的初始化设置。初始化内容包括会计科目设置、凭证类型设置、账套参数设置、人员权限设置等。初始化工作完成后，需进行数据备份，并经财务负责人审核确认。4.系统升级与维护信息部门定期关注软件供应商发布的系统升级信息，及时评估升级对公司业务的影响。根据公司业务发展和管理需求，经公司管理层批准后进行系统升级。升级过程中，要做好数据备份和风险防范措施，确保系统升级顺利进行。信息部门负责会计电算化系统的日常维护工作，包括系统故障排除、数据备份与恢复、性能优化等。财务部应及时反馈系统运行中出现的问题，协助信息部门进行维护。三、会计电算化岗位设置与职责1.电算主管负责会计电算化系统的整体管理和协调工作。制定会计电算化工作计划和制度，组织实施会计电算化工作流程。负责电算化岗位人员的分工和权限设置，协调各岗位之间的工作。定期检查电算化系统的运行情况，及时解决系统运行中出现的问题。2.软件操作员负责按照会计制度和操作规程，录入记账凭证、原始凭证等会计数据。对录入的数据进行审核，确保数据的准确性和完整性。负责打印输出各类会计凭证、账簿、报表等会计资料。定期备份会计数据，做好数据安全工作。3.审核记账员负责对软件操作员录入的记账凭证进行审核。审核内容包括凭证的真实性、合法性、准确性和完整性。对审核通过的凭证进行记账处理，确保账簿数据的准确无误。定期对会计凭证和账簿进行核对，发现问题及时督促软件操作员进行修改。4.电算维护员负责会计电算化系统的硬件和软件维护工作。定期检查系统硬件设备的运行情况，及时处理硬件故障。负责软件系统的安装、调试、升级和维护，确保系统的正常运行。协助解决系统运行中出现的技术问题，保障数据的安全和完整。5.数据分析员负责对会计电算化系统生成的数据进行分析。运用数据分析工具和方法，为公司管理层提供财务分析报告和决策支持信息。对公司财务指标进行监控和预警，及时发现财务风险和异常情况。协助财务部门进行预算编制、成本控制等财务管理工作。四、会计电算化操作管理1.操作流程规范软件操作员应按照以下流程进行操作：登录会计电算化系统，进入相应的功能模块。根据审核无误的原始凭证录入记账凭证，确保凭证信息准确完整。对录入的凭证进行自我审核，检查凭证的借贷平衡和摘要填写等。将录入完成并自我审核后的凭证提交给审核记账员进行审核。审核记账员在收到软件操作员提交的凭证后，应认真进行审核。审核通过后，进行记账处理。对于审核不通过的凭证，审核记账员应注明原因，退回给软件操作员进行修改。2.数据录入要求录入的数据必须真实、准确、完整，符合会计制度和相关法律法规的规定。记账凭证的摘要应简洁明了，能够准确反映经济业务的内容。科目代码的使用应规范，确保会计科目的准确性。数据录入人员应在录入完成后及时进行自我核对，发现错误及时更正。3.数据审核要点审核记账员应重点审核凭证的真实性，检查原始凭证与记账凭证的内容是否一致。审核凭证的合法性，确保经济业务符合公司财务制度和法律法规的要求。检查凭证的准确性，包括金额计算、科目使用、借贷平衡等是否正确。核对凭证的完整性，如日期、编号、附件张数等是否齐全。4.操作日志管理会计电算化系统应设置操作日志功能，记录每个操作人员的登录时间、操作内容、操作结果等信息。操作日志应定期进行备份，保存期限按照公司档案管理制度执行。操作日志用于追溯和审查会计电算化系统的操作过程，发现问题时能够及时查明原因，明确责任。五、会计电算化数据管理1.数据备份软件操作员应每天对会计数据进行备份，备份数据包括记账凭证、账簿、报表等。备份数据应存储在不同的存储介质上，如硬盘、光盘、磁带等，并分别存放在不同的地点。每月末，应对当月的会计数据进行一次完整备份，并将备份数据存储在异地存储介质上，以防止数据丢失。2.数据恢复在系统出现故障或数据丢失等情况下，需要进行数据恢复操作。数据恢复应在电算维护员的指导下进行，严格按照操作规程执行。恢复的数据应经过严格测试和审核，确保数据的准确性和完整性。数据恢复完成后，应对系统进行检查，确保系统能够正常运行。3.数据存储与保管会计电算化数据应存储在安全可靠的服务器上，并进行定期的磁盘清理和碎片整理，以保证系统性能。存储会计数据的服务器应设置防火墙、入侵检测系统等安全防护措施，防止数据被非法访问和篡改。会计数据的纸质档案应按照公司档案管理制度进行整理、装订和保管，与电子数据相互备份，以备查阅。六、会计电算化档案管理1.档案内容会计电算化档案包括存储在磁性介质上的会计数据、打印输出的纸质会计凭证、账簿、报表等。系统开发文档，如系统需求说明书、系统设计文档、用户手册等也属于会计电算化档案的范畴。操作日志、数据备份记录等相关资料同样作为档案进行管理。2.档案保管期限会计凭证、账簿、报表等纸质档案的保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行。存储在磁性介质上的会计数据和系统开发文档等电子档案，保管期限应不少于该软件停止使用或重大更改后的5年。3.档案借阅与归还因工作需要查阅会计电算化档案的，需填写档案借阅申请表，经财务负责人批准后，方可借阅。借阅人员应按照规定的期限归还档案，不得擅自转借他人或涂改、损坏档案。档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如有问题及时向借阅人员核实。4.档案销毁会计电算化档案保管期满，需要销毁时，应由财务部提出销毁申请，编制档案销毁清册。档案销毁清册应经公司管理层审批后，由档案管理人员会同财务人员等共同进行销毁。销毁过程应进行记录，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。七、会计电算化系统安全与保密1.安全措施信息部门应建立健全会计电算化系统的安全防护体系，包括防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等。定期对系统进行安全漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。加强对服务器、网络设备等硬件设施的管理和维护，确保其正常运行。制定系统安全应急预案，定期进行演练，以应对突发安全事件。2.用户权限管理根据会计电算化岗位设置，严格设置用户权限，不同岗位人员只能访问其权限范围内的功能模块和数据。用户权限应定期进行检查和调整，确保权限设置与岗位职责相符。操作人员应妥善保管自己的账号和密码，不得随意泄露给他人。3.数据保密对会计电算化系统中的数据严格保密，未经授权不得擅自对外提供或泄露。涉及公司机密的财务数据，如财务报表、预算信息等，在传输和存储过程中应进行加密处理。加强对数据访问的审计和监控，发现异常访问行为及时进行处理。八、会计电算化培训与考核1.培训计划财务部应制定年度会计电算化培训计划，根据公司业务发展和人员变动情况，确定培训内容和培训对象。培训计划应包括培训时间、培训地点、培训师资、培训教材等详细信息。培训计划需经公司管理层批准后组织实施。2.培训内容会计电算化基础知识，如计算机基本操作、会计软件的功能介绍等。会计软件的操作技能，包括凭证录入、审核、记账、报表生成等。会计电算化系统的管理与维护，如系统参数设置、数据备份与恢复等。财务法规和职业道德教育，确保会计人员在电算化环境下遵守相关规定。3.培训方式根据培训内容和培训对象的特点，选择合适的培训方式，如集中培训、在线培训、现场操作演示等。邀请软件供应商的技术人员或专业培训讲师进行培训，提高培训效果。鼓励会计人员之间进行经验交流和互相学习。4.考核制度建立会计电算化培训考核制度，对参加培训的人员进行考核。考核方式可以采用理论考试、实际操作考核等相结合的方式。考核成绩作为会计人员岗位晋升、