财务付款管理办法试行

财务付款管理办法试行一、总则1.目的为加强公司财务管理，规范财务付款流程，确保公司资金安全、合理、有效地使用，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各子公司的财务付款管理。3.基本原则合法性原则：付款业务必须符合国家法律法规及公司相关规定。真实性原则：付款所依据的业务事项必须真实发生，相关合同、协议、发票等凭证真实有效。准确性原则：付款金额、付款对象、付款方式等信息准确无误。及时性原则：在规定的时间内完成付款审批及支付操作，确保业务顺利进行。审批合规原则：严格按照规定的审批流程进行付款审批，未经审批不得付款。二、付款审批流程1.申请业务部门根据实际业务需要，填写付款申请单，详细注明付款事由、付款金额、付款对象、付款方式等信息，并附上相关合同、协议、发票（如有）、费用明细清单等证明材料。付款申请单应经业务部门负责人签字确认，确保业务事项真实、合理、合规。2.初审财务部门收到付款申请单及相关材料后，对申请内容进行初步审核。初审重点包括付款金额的准确性、付款依据的完整性、付款对象的合规性等。对于不符合要求的付款申请，财务部门应及时退回业务部门并说明原因。3.审批根据公司授权审批制度，付款申请单依次提交各级审批人进行审批。审批人应认真审查申请内容，核实相关情况，签署审批意见。审批通过后，在付款申请单上签字确认；如审批不通过，应明确指出问题并说明理由。审批流程一般如下：金额较小的付款申请（具体金额标准由公司另行规定），经业务部门负责人、财务部门负责人审批后即可付款。金额较大的付款申请，除业务部门负责人、财务部门负责人审批外，还需分管领导、总经理审批。重大付款事项可能还需提交董事会或股东会审议。4.付款财务部门在收到经审批通过的付款申请单后，按照规定的付款方式及时安排付款。对于支票付款，应严格按照支票管理规定填写支票信息，确保支票安全；对于网银付款，应认真核对收款账号等信息，防止付款错误。付款完成后，财务部门应及时在财务系统中记录付款信息，并更新相关账务。三、付款方式1.现金付款一般适用于金额较小、支付频繁且不便于通过银行转账支付的款项，如零星办公用品采购、小额差旅费报销等。现金付款应严格遵守现金管理规定，确保现金收付安全。支付现金时，应由收款人签字确认，并在付款凭证上加盖"现金付讫"章。2.支票付款适用于同城结算，具有一定的安全性和便捷性。开具支票时，应准确填写支票日期、收款人、金额、用途等信息，并加盖公司财务专用章和法人章。支票存根应妥善保存，作为付款凭证附件。财务部门应加强对支票的管理，定期核对支票使用情况，确保支票安全。3.银行转账付款包括网银转账、电汇等方式，适用于同城及异地结算，是公司最主要的付款方式。通过网银转账付款时，操作人员应按照规定的操作流程进行操作，认真核对收款账号、户名等信息，确保付款准确无误。对于大额银行转账付款，应提前与银行沟通，了解银行转账规定和要求，确保转账顺利进行。4.其他付款方式根据业务实际情况，可采用银行承兑汇票、商业承兑汇票等其他付款方式。使用票据付款时，应严格按照票据管理规定进行操作，确保票据的真实性、有效性和安全性。财务部门应及时跟踪票据的到期兑付情况，避免逾期风险。四、合同付款管理1.合同签订业务部门在签订合同前，应将合同草本提交财务部门进行审核。财务部门重点审核合同中的付款条款，包括付款方式、付款时间、付款比例、违约责任等，确保合同付款条款符合公司利益和财务规定。经财务部门审核通过后的合同草本，方可提交公司法定代表人或授权代表签字盖章，正式签订合同。2.合同执行业务部门应严格按照合同约定执行付款义务，确保公司按时、足额支付款项，维护公司信誉。财务部门应根据合同付款条款，及时提醒业务部门付款时间节点，跟踪合同执行情况。对于合同执行过程中出现的付款争议或变更事项，业务部门应及时与对方协商解决，并将相关情况告知财务部门。3.合同付款审核每次付款前，业务部门应向财务部门提交合同付款申请，注明本次付款对应的合同编号、付款金额、付款时间等信息，并附上相关证明材料（如发票、验收报告等）。财务部门按照本办法规定的付款审批流程进行审核，重点审核合同执行情况、付款金额与合同约定是否一致、相关证明材料是否齐全等。对于不符合合同约定或财务规定的付款申请，财务部门有权拒绝付款。五、费用报销付款管理1.费用报销范围公司费用报销范围包括但不限于差旅费、业务招待费、办公用品费、通讯费、运输费、水电费等。各项费用报销应符合公司相关费用管理制度的规定，明确费用开支标准和报销审批流程。2.费用报销申请员工发生费用支出后，应及时填写费用报销单，详细注明费用发生日期、事由、金额、费用类别等信息，并附上相关发票、收据、清单等原始凭证。费用报销单应经部门负责人签字审核，确认费用支出的真实性、合理性和必要性。3.费用报销审核财务部门收到费用报销单及相关原始凭证后，按照费用管理制度和本办法规定进行审核。审核内容包括费用报销范围、报销标准、审批流程、原始凭证的真实性和完整性等。对于不符合规定的费用报销申请，财务部门应退回员工并说明原因，要求其补充或更正相关材料。4.费用报销付款经审核通过的费用报销申请，按照付款审批流程进行审批后，财务部门安排付款。费用报销付款一般通过银行转账方式支付到员工个人银行账户。如有特殊情况需要现金支付的，应严格按照现金付款管理规定执行。六、应付账款管理1.应付账款确认财务部门应定期与供应商核对账目，及时确认应付账款金额。对于已收到发票但尚未支付的款项，应及时入账，确保应付账款的准确性。在与供应商核对账目过程中，如发现差异，应及时查明原因并进行调整。如属于我方原因导致的差异，应及时更正账务；如属于供应商原因导致的差异，应与供应商协商解决。2.应付账款付款计划财务部门根据公司资金状况、合同付款条款等因素，制定应付账款付款计划。付款计划应合理安排付款时间，确保公司资金的合理使用，同时避免逾期付款给公司带来不良影响。应付账款付款计划应报公司管理层审批后执行。如因特殊情况需要调整付款计划，应提前向管理层说明原因并获得批准。3.应付账款账龄分析财务部门应定期对应付账款进行账龄分析，关注账龄较长的应付账款情况。对于账龄较长的应付账款，应及时与供应商沟通，了解原因，并采取相应措施，如协商延长付款期限、制定还款计划等，避免因逾期付款给公司带来信用风险。通过对应付账款账龄分析，还可以为公司资金安排提供参考依据，合理优化资金结构。七、付款监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对财务付款业务进行审计监督，检查付款审批流程是否合规、付款依据是否充分、付款金额是否准确等。对于审计过程中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。被审计部门应积极配合内部审计工作，按照要求进行整改。2.财务自查财务部门定期对付款业务进行自查，检查付款操作的规范性、账务处理的准确性等。财务自查应形成自查报告，对发现的问题及时进行整改，并将自查情况和整改结果向公司管理层报告。3.违规处理对于违反本办法规定的付款行为，如未经审批付款、虚假付款、超标准付款等，公司将视情节轻重，对相关责任人进行严肃处理。违规行为给公司造成经济损失的，相关责任