集团办公环境管理制度

集团办公环境管理制度一、总则1.目的为营造良好的集团办公环境，提高工作效率，展现集团形象，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于集团总部及各子公司全体员工。二、办公区域规划与布局1.区域划分办公区域划分为开放式办公区、独立办公室、会议室、休息区、茶水间、打印复印区等。各区域应根据工作职能和业务流程进行合理布局，确保工作的便捷性和高效性。2.工位安排人力资源部门根据员工岗位和人数，合理分配工位。员工应按照指定的工位办公，不得擅自更换。如有特殊情况需要调整，需向直属上级申请，并报行政部门备案。三、办公环境维护1.清洁卫生每日上班前和下班后，员工应清理各自工位区域，保持桌面整洁，文件资料摆放整齐。每周五下午为集团统一的卫生大扫除时间，各部门负责本区域的全面清洁，包括地面清扫、门窗擦拭、办公用品整理等。行政部门定期对办公区域进行检查和监督，对不符合卫生标准的部门和个人进行通报批评，并责令整改。2.物品摆放办公桌上只能摆放电脑、电话、文件架、文具等常用物品，不得堆放与工作无关的杂物。个人文件、资料应分类放入文件柜或文件夹中，并标注清晰。公共区域的绿植、垃圾桶等应摆放整齐，保持环境美观。3.噪音控制员工在办公区内应保持安静，避免大声喧哗、争吵或播放高分贝音乐。使用电脑、打印机、复印机等办公设备时，应尽量降低音量，减少噪音干扰。如需在办公区域进行会议、讨论等活动，应控制音量，避免影响其他部门工作。四、办公设备管理1.设备配置根据工作需要，由行政部门统一为员工配置办公设备，包括电脑、打印机、复印机、电话等。员工应妥善保管和使用办公设备，不得擅自拆卸、更换或转借他人。2.设备维护办公设备出现故障时，员工应及时向行政部门报修，并填写维修申请表。行政部门负责联系专业维修人员进行维修，并记录维修情况。员工应定期对办公设备进行清洁和保养，延长设备使用寿命。3.设备使用规范电脑应安装必要的杀毒软件和办公软件，并定期更新病毒库和软件版本。打印机、复印机等设备应按照操作规程使用，节约纸张和耗材。下班后，员工应关闭电脑、打印机、复印机等办公设备电源，避免浪费能源。五、会议室管理1.会议室预订员工如需使用会议室，应提前通过集团内部办公系统或电话向行政部门预订，并填写会议室使用申请表。申请表应注明会议主题、时间、参会人数等信息。行政部门根据会议室使用情况进行安排，如遇冲突，应及时与预订人沟通协调。2.会议室使用使用人应提前到达会议室，做好会议准备工作，包括调试投影仪、音响设备等。会议期间，应保持会议室整洁，不得在会议室内吸烟、饮食或乱扔垃圾。会议结束后，使用人应清理会议室，关闭设备电源，将桌椅摆放整齐。3.会议室维护行政部门定期对会议室进行检查和维护，确保设备正常运行，桌椅、墙面等设施完好无损。如发现会议室设施损坏或需要维修，使用人应及时向行政部门报告。六、休息区与茶水间管理1.休息区使用休息区是员工休息和交流的场所，应保持安静、整洁。员工在休息区内应遵守公共秩序，不得大声喧哗、打闹或进行影响他人休息的活动。休息区内的设施设备应爱护使用，如有损坏应及时向行政部门报告。2.茶水间管理茶水间应保持清洁卫生，饮水机、咖啡机等设备应定期清理和维护。员工使用茶水间后，应及时清理桌面和地面，将垃圾放入垃圾桶内。茶水间内的茶叶、咖啡、一次性水杯等物品应按需取用，不得浪费。七、安全管理1.消防安全办公区域应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。员工应熟悉消防器材的使用方法和办公区域的安全疏散通道，不得在消防通道内堆放物品。严禁在办公区域内吸烟和使用明火，如需进行动火作业，应提前办理动火审批手续，并采取相应的防火措施。2.用电安全员工应正确使用办公电器设备，不得私拉乱接电线，不得使用大功率电器。下班后，应关闭所有电器设备电源，拔掉插头，消除安全隐患。如发现电器设备出现故障或漏电等情况，应立即停止使用，并向行政部门报告。3.信息安全员工应妥善保管个人办公电脑中的文件资料，设置必要的密码保护，防止信息泄露。涉及集团机密的文件资料应严格按照保密制度进行管理，不得随意传播或拷贝。如发生信息安全事故，应及时向行政部门和相关领导报告，并采取措施进行处理。八、违规处理1.轻微违规对于首次违反本制度且情节较轻的行为，如未及时清理工位卫生、未按规定摆放物品等，行政部门将给予口头警告，并责令立即整改。2.一般违规对于多次违反本制度或情节较为严重的行为，如擅自更换工位、在办公区域大声喧哗影响他人工作等，行政部门将给予书面警告，并在集团内部进行通报批评。3.严重违规对于违反安全管理制度、造成重大安全事故或泄露集团机密等严重违规行为，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，直至