门店集中配送类商品管理规定

门店集中配送类商品管理规定一、总则1.目的为规范门店集中配送类商品的管理，确保商品配送的高效、准确、及时，保障门店商品供应的稳定性和质量，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司旗下所有参与门店集中配送类商品管理的部门，包括采购部门、物流配送部门、门店运营部门等，以及相关供应商。3.基本原则（1）统一规划原则：对门店集中配送类商品进行统一规划和管理，确保配送体系的科学性和合理性。（2）高效运作原则：优化配送流程，提高配送效率，降低配送成本，确保商品能够及时、准确地送达门店。（3）质量保障原则：严格把控商品质量，从采购源头到配送过程，确保商品符合质量标准，满足消费者需求。（4）信息共享原则：建立信息共享平台，实现采购、物流、门店之间的信息实时传递和共享，提高工作协同性。二、商品分类与目录管理1.商品分类标准根据商品的属性、用途、销售特点等因素，制定统一的商品分类标准。分类应涵盖公司经营的所有商品品类，确保分类清晰、便于管理和查询。2.集中配送商品目录制定（1）采购部门会同门店运营部门，根据销售数据、市场需求、供应商情况等因素，定期制定门店集中配送类商品目录。（2）商品目录应明确商品的名称、规格、型号、品牌、供应商等详细信息，并根据实际情况进行动态调整。（3）新增商品或调整商品目录时，需经过相关部门的评估和审批，确保商品符合公司经营策略和市场需求。三、采购管理1.供应商选择与评估（1）采购部门负责对集中配送类商品的供应商进行选择和评估。供应商应具备合法的经营资质、良好的信誉、稳定的供应能力和质量保证体系。（2）建立供应商评估指标体系，从供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等方面进行综合评估。定期对供应商进行考核，根据考核结果调整合作关系。（3）与优质供应商建立长期稳定的合作关系，签订合作协议，明确双方的权利和义务，确保商品供应的稳定性和可靠性。2.采购计划制定（1）采购部门根据商品目录、销售预测、库存情况等因素，制定集中配送类商品的采购计划。采购计划应明确采购商品的种类、数量、规格、交货时间等详细信息。（2）采购计划需与物流配送部门和门店运营部门进行沟通协调，确保采购计划的合理性和可行性。根据实际情况，及时调整采购计划，避免商品积压或缺货。3.采购流程管理（1）采购人员根据采购计划，向供应商发送采购订单。采购订单应明确商品的详细信息、交货时间、交货地点等要求。（2）供应商收到采购订单后，应及时确认订单，并按照订单要求组织生产和发货。采购人员负责跟踪订单执行情况，确保商品按时、按质、按量送达。（3）商品到货前，采购人员应提前通知物流配送部门做好收货准备。到货时，物流配送部门按照验收标准对商品进行验收，确保商品质量和数量符合要求。四、物流配送管理1.配送中心建设与管理（1）根据公司业务发展需要，合理规划和建设配送中心。配送中心应具备完善的仓储设施、分拣设备、运输车辆等硬件条件，确保商品能够高效存储和配送。（2）建立配送中心管理制度，规范仓库管理、货物分拣、包装、运输等操作流程。加强对配送中心工作人员的培训，提高其业务水平和工作效率。（3）定期对配送中心的设施设备进行维护和更新，确保其正常运行。优化配送中心的布局，提高空间利用率，降低运营成本。2.配送流程优化（1）根据门店分布和交通状况，合理规划配送路线，提高配送效率。采用科学的配送方式，如共同配送、定时配送等，降低配送成本。（2）优化货物分拣和包装环节，提高分拣准确率和包装效率。采用信息化手段，实现订单处理、库存管理、分拣配送等环节的自动化和智能化，提高工作效率和管理水平。（3）建立配送车辆调度系统，实时监控车辆运行状态，合理安排车辆配送任务。加强对配送车辆的维护和管理，确保车辆安全、准时运行。3.库存管理（1）物流配送部门负责集中配送类商品的库存管理。建立库存管理制度，定期盘点库存，确保库存数据的准确性。（2）根据销售情况和采购周期，合理控制库存水平，避免库存积压或缺货。采用先进的库存管理方法，如ABC分类法、经济订货批量模型等，优化库存结构，降低库存成本。（3）对库存商品进行分类存放，做好防潮、防虫、防火等工作，确保商品质量不受影响。及时处理滞销商品和过期商品，减少库存损失。五、门店收货与验收管理1.收货准备（1）门店运营部门在商品到货前，应做好收货准备工作，包括安排收货人员、清理收货场地、准备验收工具等。（2）收货人员应熟悉商品验收标准和流程，具备一定的商品识别能力。提前了解到货商品的种类、数量、规格等信息，确保收货工作的顺利进行。2.收货流程（1）商品到货时，收货人员与物流配送人员共同核对送货单和采购订单，确认商品的名称、规格、数量、供应商等信息是否一致。（2）对商品进行外观检查，查看商品是否有破损、变形、变质等情况。对需要抽检的商品，按照规定进行抽检，确保商品质量符合要求。（3）收货人员在送货单上签字确认收货，并将相关信息录入门店管理系统。物流配送人员将商品按照指定位置存放，完成交接工作。3.验收标准（1）制定详细的商品验收标准，明确各类商品的质量要求、包装要求、标识要求等。验收标准应符合国家相关法律法规和行业标准。（2）对于食品类商品，应检查食品的生产日期、保质期、检验检疫证明等相关文件，确保食品安全。对于非食品类商品，应检查商品的外观、性能、功能等是否符合要求。（3）验收过程中发现商品存在质量问题或数量差异，收货人员应及时与物流配送人员沟通，并做好记录。物流配送人员应根据实际情况进行处理，如补货、换货、退货等。六、商品质量管理1.质量控制体系建立（1）建立健全商品质量控制体系，明确各部门在商品质量管理中的职责和权限。采购部门负责把控商品采购源头的质量，物流配送部门负责在运输和存储过程中保障商品质量，门店运营部门负责在销售环节对商品质量进行监督。（2）制定商品质量管理制度，包括质量标准、检验流程、不合格品处理等内容。加强对员工的质量培训，提高员工的质量意识和责任感。2.质量检验与检测（1）采购部门在采购商品时，应要求供应商提供商品质量合格证明文件，并对商品进行抽检。对于重要商品或质量不稳定的商品，应委托专业检测机构进行检测。（2）物流配送部门在商品到货验收时，应按照验收标准对商品进行严格检验。对于验收不合格的商品，应及时通知采购部门和供应商进行处理。（3）门店运营部门在销售过程中，如发现商品存在质量问题，应及时下架处理，并反馈给采购部门和物流配送部门。采购部门应根据情况与供应商协商解决，物流配送部门负责对不合格商品进行回收和处理。3.不合格品处理（1）建立不合格品管理制度，明确不合格品的分类、标识、隔离、处置等流程。对于验收不合格或在销售过程中发现的不合格商品，应及时进行标识和隔离，防止不合格商品流入市场。（2）采购部门负责与供应商协商处理不合格商品，根据合同约定，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施。物流配送部门负责对不合格商品进行回收和处理，确保不合格商品得到妥善处置。（3）定期对不合格品处理情况进行统计分析，查找不合格品产生的原因，采取相应的改进措施，防止类似问题再次发生。七、信息管理1.信息系统建设（1）建立门店集中配送类商品信息管理系统，实现采购、物流、门店之间的信息实时传递和共享。信息系统应涵盖商品采购、库存管理、配送调度、销售数据等功能模块，提高工作效率和管理水平。（2）确保信息系统的安全性和稳定性，定期对系统进行维护和升级，防止信息泄露和系统故障。加强对系统操作人员的培训，提高其操作技能和信息安全意识。2.数据管理与分析（1）物流配送部门和门店运营部门应及时将采购订单执行情况、库存变动情况、销售数据等信息录入信息系统。采购部门负责对采购数据进行分析，为采购决策提供依据。（2）定期对集中配送类商品的销售数据、库存数据、采购数据等进行统计分析，了解商品销售趋势、库存状况、采购周期等信息。通过数据分析，发现问题并及时采取相应的措施进行调整和优化。3.信息沟通与协调（1）建立信息沟通机制，加强采购部门、物流配送部门、门店运营部门之间的信息沟通与协调。定期召开工作会议，通报工作进展情况，协调解决工作中存在的问题。（2）各部门应及时共享相关信息，确保信息的准确性和及时性。对于重要信息，应及时向上级领导汇报，为公司决策提供支持。八、绩效考核与奖惩制度1.绩效考核指标设定（1）建立门店集中配送类商品管理绩效考核体系，明确采购部门、物流配送部门、门店运营部门的绩效考核指标。绩效考核指标应涵盖商品采购成本、配送效率、库存周转率、商品质量、客户满意度等方面。（2）根据各部门的职责和工作重点，合理分配绩效考核指标的权重。确保绩效考核指标能够客观、公正地反映各部门的工作业绩。2.考核周期与方式（1）绩效考核周期为月度或季度，考核方式采用定量考核与定性考核相结合的方式。定量考核主要依据各项绩效考核指标的完成情况进行评分，定性考核主要根据部门工作表现、团队协作、创新能力等方面进行评价。（2）采购部门、物流配送部门、门店运营部门应在考核周期结束后，及时提交绩效考核自评报告。公司绩效考核管理部门负责对各部门的绩效考核情况进行审核和评价，确定考核结果。3.奖惩制度（1）根据绩效考核结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励。奖励方式包括奖金