某小额贷款公司信贷业务档案管理暂行办法

某小额贷款公司信贷业务档案管理暂行办法一、总则1.目的为加强公司信贷业务档案管理，规范档案管理工作流程，确保信贷业务档案的真实性、完整性和安全性，依据国家有关法律法规及公司相关规定，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司各类信贷业务档案的管理，包括但不限于贷款业务、担保业务、信贷审批等相关文件资料。3.基本原则信贷业务档案管理遵循集中统一、分类管理、真实完整、便于查询和保密安全的原则。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善信贷业务档案管理制度，并组织实施。集中统一管理公司信贷业务档案，确保档案的妥善保管。指导、监督和检查各业务部门信贷业务档案的收集、整理、归档工作。负责档案的调阅、查阅、出借等管理工作。定期对档案进行清理、鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。2.业务部门职责负责本部门信贷业务档案的收集、整理、初步审核和移交工作，确保档案资料的真实、完整、准确。明确专人负责档案管理工作，按照档案管理部门的要求及时完成档案整理和归档任务。在业务办理过程中，及时将形成的各类文件资料收集齐全，分类整理，确保档案资料与业务流程同步。三、档案的分类与编号1.档案分类客户基本资料类：包括借款人及保证人的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法定代表人身份证明、公司章程、财务报表、信用报告等相关资料。信贷业务资料类：贷款申请文件、调查评估报告、审批文件、合同协议、放款凭证、还款记录等。担保资料类：担保合同、抵押物清单、产权证书、评估报告、保险单据等。贷后管理资料类：贷后检查报告、风险预警信息、贷款催收记录、展期申请及审批文件等。其他资料类：与信贷业务相关的其他文件、资料，如法院判决书、公证文件等。2.档案编号档案编号采用"年份+业务类别代码+顺序号"的方式编制。例如：20XXDK001，其中"20XX"表示年份，"DK"表示贷款业务类别代码，"001"表示该类业务档案的顺序号。具体业务类别代码由档案管理部门统一制定和发布。四、档案的收集与整理1.收集要求业务部门应在信贷业务发生过程中，及时收集相关文件资料，确保资料的完整性和准确性。对于外部提供的文件资料，如借款人提供的财务报表、产权证书等，应要求其加盖单位公章或相关人员签字确认。业务人员在收集资料过程中，应认真核对资料的真实性和有效性，发现问题及时与相关部门或人员沟通解决。2.整理要求业务部门收集齐全的信贷业务档案资料后，应按照档案分类标准进行分类整理。每份档案资料应编制目录，注明资料名称、日期、来源等信息，便于查找和核对。对于纸张大小不一致的资料，应进行统一折叠或粘贴，使其规格一致。档案资料应使用钢笔、中性笔或打印等方式进行书写记录，确保字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的笔书写。五、档案的归档1.归档时间业务部门应在信贷业务办结后[X]个工作日内，将整理好的档案资料移交至档案管理部门归档。对于分期还款或有续贷业务的，应在每期业务办结后及时归档相关资料。2.归档流程业务部门填写《信贷业务档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、类别等信息，并由移交人和接收人签字确认。档案管理部门对移交的档案资料进行核对，检查档案的完整性、准确性和规范性。如发现问题，应及时与业务部门沟通，要求其补充或更正。核对无误后，档案管理部门将档案资料按照编号顺序进行排列，装入档案盒，并在档案盒上注明档案编号、业务类别、借款人名称等信息。将档案盒存放于档案库房的指定位置，并建立档案台账，记录档案的入库时间、保管期限等信息。六、档案的保管1.保管期限信贷业务档案的保管期限根据业务性质和风险程度确定，一般分为短期、中期和长期。短期档案保管期限为[X]年，适用于已结清的小额、低风险信贷业务档案。中期档案保管期限为[X]年，适用于一般风险程度的信贷业务档案。长期档案保管期限为[X]年以上，适用于高风险信贷业务档案、涉及重大法律纠纷的信贷业务档案等。2.保管条件档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。档案应存放于专用的档案柜或档案架上，按照编号顺序排列，便于查找和管理。定期对档案库房进行检查和维护，确保档案保管环境符合要求。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。3.档案的信息化管理公司应建立信贷业务档案管理信息系统，将纸质档案资料进行数字化扫描录入，实现档案的信息化管理。档案管理人员应定期对档案信息系统进行维护和更新，确保档案数据的准确性和完整性。通过档案信息系统，实现档案资料的快速查询、借阅审批等功能，提高档案管理工作效率。七、档案的调阅与查阅1.调阅与查阅权限公司内部人员因工作需要调阅或查阅信贷业务档案的，应填写《信贷业务档案调阅申请表》，注明调阅或查阅的档案名称、原因、期限等信息，并经所在部门负责人审批后，交档案管理部门办理。涉及信贷业务审批、风险管理等重要事项的档案调阅，需经公司分管领导审批。外部单位或个人因司法调查、审计等原因需要查阅公司信贷业务档案的，应出具相关单位的正式介绍信和有效身份证件，并经公司法律合规部门审核同意，报公司分管领导审批后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，查阅过程中不得摘抄、复制、拍照等。2.调阅与查阅流程档案管理人员根据审批通过的《信贷业务档案调阅申请表》，查找并提取相应的档案资料，在《档案调阅登记簿》上登记调阅或查阅的日期、人员、档案名称等信息。调阅或查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出指定地点。查阅过程中应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损等。调阅或查阅完毕后，调阅或查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在《档案调阅登记簿》上注明归还日期，并将档案资料放回原处。3.调阅期限调阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长调阅期限，应重新办理审批手续。八、档案的出借1.出借条件信贷业务档案一般不得出借，确因特殊情况需要出借的，应经公司分管领导审批同意。出借档案仅限于与公司业务相关的单位或机构，且出借期限不得超过[X]个工作日。2.出借流程申请出借档案的单位或机构应填写《信贷业务档案出借申请表》，详细说明出借档案的原因、期限、归还方式等信息，并经所在单位或机构负责人签字盖章后，交公司档案管理部门。档案管理部门对出借申请进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。经审批同意出借的档案，档案管理部门应与出借单位或机构签订《信贷业务档案出借协议》，明确双方的权利和义务，包括档案的保管责任、归还时间、违约责任等。出借单位或机构应按照协议约定的时间和方式归还档案，档案管理部门在收到归还的档案后，应进行认真核对，如发现档案有损坏、丢失等情况，应按照协议约定追究出借单位或机构的责任。九、档案的保密与安全1.保密措施档案管理人员应严格遵守公司保密制度，对信贷业务档案的内容严格保密，不得泄露给无关人员。在档案整理、保管、调阅、查阅、出借等过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息的泄露。对于涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应进行特殊标识和管理，严格限制接触范围。2.安全管理档案管理部门应加强档案库房的安全管理，安装必要的安全防护设施，如监控设备、防盗报警装置等。定期对档案库房进行安全检查，确保库房门窗、锁具等设施完好无损，防止档案被盗、被抢等安全事故的发生。档案管理人员应增强安全意识，妥善保管档案管理钥匙、密码等重要物品，防止丢失或被盗用。如发生档案安全事故，档案管理部门应立即采取措施进行处理，并及时向上级领导报告。同时，应配合相关部门进行调查，查明原因，追究责任。十、档案的鉴定与销毁1.鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门、风险管理部门、法律合规部门等相关人员组成，负责对到期的信贷业务档案进行鉴定。2.鉴定标准档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要性、业务性质等因素，对档案进行全面评估，确定档案是否仍有保存价值。对于已超过保管期限且无保存价值的档案，可予以销毁；对于仍有一定保存价值的档案，应继续保管。3.销毁流程档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成《信贷业务档案销毁清单》，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息，并由鉴定小组成员签字确认。《信贷业务档案销毁清单》报公司分管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁工作。销毁档案时，应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应指定专人