办公设备管理规定范本

办公设备管理规定范本一、总则1.目的为加强公司办公设备的管理，规范办公设备的采购、使用、维护、报废等流程，提高办公设备的使用效率，降低办公成本，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司内所有办公设备的管理，包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、办公桌椅等。3.职责分工行政部门负责办公设备的统一采购、调配、登记、盘点等工作。制定办公设备的年度采购预算，并报公司领导审批。定期对办公设备进行维护保养，确保设备正常运行。负责办公设备的报废鉴定和报废手续的办理。使用部门负责本部门办公设备的日常使用和保管，确保设备的安全和完好。配合行政部门做好办公设备的采购需求申报、维修申请等工作。负责对本部门员工进行办公设备使用培训和安全教育。财务部门负责办公设备采购费用的审核和报销。对办公设备的固定资产进行账务处理和管理。二、办公设备采购管理1.采购需求申报各部门根据工作需要，填写《办公设备采购申请表》，详细说明采购设备的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并提交至行政部门。行政部门对各部门提交的采购申请进行汇总和审核，结合公司实际情况和预算安排，提出采购建议，报公司领导审批。2.采购流程经公司领导审批同意后，行政部门按照公司采购管理制度的相关规定，选择合格的供应商进行采购。采购人员与供应商签订采购合同，明确设备的规格、数量、价格、交货时间、售后服务等条款。采购人员负责跟踪采购合同的执行情况，确保设备按时、按质、按量到货。设备到货后，采购人员通知行政部门、使用部门和财务部门共同进行验收。验收合格后，由行政部门办理入库手续，并填写《办公设备入库登记表》。三、办公设备使用管理1.设备领用使用部门根据工作需要，填写《办公设备领用申请表》，经部门负责人签字确认后，到行政部门领取办公设备。行政部门在发放设备时，应与使用部门办理交接手续，填写《办公设备交接清单》，明确设备的名称、规格、型号、数量、领用时间等信息。2.使用培训行政部门负责组织对新采购的办公设备进行使用培训，确保使用人员熟悉设备的操作方法和注意事项。使用部门应定期对本部门员工进行办公设备使用培训和安全教育，提高员工的操作技能和安全意识。3.使用规范办公设备使用人员应严格按照操作规程使用设备，不得擅自更改设备的配置和参数。设备使用过程中如发现故障或异常情况，应及时向行政部门报告，并填写《办公设备维修申请表》。严禁在办公设备上安装与工作无关的软件和游戏，不得利用办公设备从事违法违规活动。办公设备使用完毕后，应及时关闭电源，妥善保管设备，防止设备损坏或丢失。4.设备借用因工作需要借用办公设备的，需填写《办公设备借用申请表》，经部门负责人和行政部门负责人签字同意后，方可借用。借用人员应在规定的时间内归还设备，并确保设备完好无损。如设备在借用期间发生损坏或丢失，借用人员应照价赔偿。四、办公设备维护管理1.定期维护行政部门应制定办公设备定期维护计划，定期对办公设备进行检查、清洁、保养等维护工作，确保设备正常运行。对于重要的办公设备，如服务器、网络设备等，应安排专人进行维护和管理。2.故障维修设备使用人员发现设备故障后，应及时填写《办公设备维修申请表》，详细说明故障现象和发生时间，并提交至行政部门。行政部门接到维修申请后，应及时安排维修人员进行维修。对于简单故障，维修人员应在现场及时修复；对于复杂故障，维修人员应将设备带回维修部门进行维修，并在规定的时间内修复后归还使用部门。维修人员在维修设备时，应做好维修记录，记录设备故障原因、维修过程和更换的零部件等信息。3.维修费用管理办公设备的维修费用由行政部门统一管理和报销。维修人员应在维修完成后，及时填写《办公设备维修费用报销单》，并附上维修发票和维修记录等相关资料，报行政部门审核后，交财务部门报销。对于超出保修期的办公设备，行政部门应根据设备的实际情况，评估维修费用和购买新设备的成本，提出合理的维修或更换建议，报公司领导审批。五、办公设备盘点管理1.盘点计划行政部门应制定办公设备年度盘点计划，明确盘点的范围、时间、人员等信息。盘点计划应报公司领导审批后实施。2.盘点实施行政部门组织相关人员对办公设备进行实地盘点，盘点人员应认真核对设备的名称、规格、型号、数量、使用状态等信息，并填写《办公设备盘点表》。盘点过程中如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并填写《办公设备盘盈盘亏报告表》，报行政部门负责人和公司领导审批。3.盘点结果处理根据盘点结果，行政部门对盘盈盘亏的办公设备进行相应的账务处理和调整。对于盘亏的办公设备，应查明原因，属于人为原因造成的，由责任人照价赔偿；属于自然损耗或不可抗力因素造成的，应及时办理报废手续。六、办公设备报废管理1.报废鉴定办公设备因使用年限已久、技术落后、损坏严重等原因无法继续使用的，使用部门应填写《办公设备报废申请表》，并提交至行政部门。行政部门组织相关人员对申请报废的办公设备进行鉴定，确认设备是否符合报废条件。对于符合报废条件的设备，行政部门出具《办公设备报废鉴定报告》。2.报废审批《办公设备报废鉴定报告》经行政部门负责人审核后，报公司领导审批。公司领导审批同意后，行政部门方可办理办公设备的报废手续。3.报废处理办公设备报废后，行政部门应及时进行清理和处置。对于有利用价值的零部件，可以进行回收再利用；对于无利用价值的设备，应按照公司相关规定进行报废处理，如变卖、捐赠等。行政部门应做好办公设备报废的记录工作，