某某建筑集团工程档案管理规定

某某建筑集团工程档案管理规定一、总则（一）目的为加强某某建筑集团工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，特制定本规定。工程档案是工程项目建设全过程的真实记录，是工程竣工验收和维护、管理、改扩建的重要依据，对于总结建设经验、传承企业技术、保障工程质量和促进企业发展具有重要意义。（二）适用范围本规定适用于某某建筑集团所属各工程项目部及参与工程建设的相关部门和单位在工程建设活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则集团总部统一领导工程档案管理工作，制定管理制度和标准，各工程项目部负责本项目档案的收集、整理、归档等具体工作，并接受集团总部的监督和指导。2.同步管理原则工程档案管理与工程建设进度同步，做到工程建设到哪里，档案资料收集、整理、归档工作就跟进到哪里，确保档案资料的完整性和准确性。3.真实性原则工程档案应如实反映工程建设的实际情况，严禁伪造、篡改档案资料。4.完整性原则全面收集工程建设过程中形成的各类文件材料，保证档案资料的齐全、完整，涵盖工程前期、施工、竣工验收等各个阶段。5.规范性原则工程档案的整理、编目、装订等应符合国家和行业相关标准及集团统一规定，确保档案的质量和规范。二、管理职责（一）集团总部职责1.制定和完善工程档案管理规章制度、标准和流程，指导和监督各工程项目部的档案管理工作。2.组织开展工程档案管理培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。3.负责接收和保管集团重大工程项目及总部直接管理项目的档案，并按照规定进行整理、归档和保管。4.对各工程项目部档案管理工作进行定期检查和考核，对违反档案管理规定的行为进行纠正和处理。5.组织档案信息化建设，推进工程档案的数字化管理，提高档案利用效率。（二）工程项目部职责1.成立以项目经理为组长的工程档案管理工作领导小组，明确档案管理职责分工，确保档案管理工作顺利开展。2.配备专（兼）职档案管理人员，负责本项目档案资料的日常收集、整理、归档、保管和移交等工作。3.根据工程建设进度，及时收集、整理项目各阶段形成的文件材料，确保档案资料的真实、完整、准确。4.按照集团档案管理规定和标准，对档案资料进行分类整理、编目装订，建立健全档案管理制度和台账。5.负责本项目档案的安全保管，定期对档案进行清查盘点，防止档案损坏、丢失和泄密。6.在工程竣工验收前，完成项目档案的预验收工作，并按照规定向集团总部或相关部门移交档案。（三）档案管理人员职责1.贯彻执行国家和集团有关档案管理的法律法规、规章制度，负责具体的档案管理工作。2.负责档案资料的收集、整理、分类、编目、装订、保管和统计等工作，确保档案资料的规范、有序。3.熟悉工程建设流程和档案形成规律，及时指导和督促项目各部门做好文件材料的收集和整理工作，保证档案资料的完整性。4.建立档案借阅、利用登记制度，负责档案的查阅、借阅服务，做好档案利用效果的跟踪和反馈。5.参与工程竣工验收和档案预验收工作，对档案的完整性、准确性进行检查和把关。6.负责档案信息化建设，做好档案数据的录入、存储和维护，提高档案管理的信息化水平。7.定期对档案进行清查盘点，对破损、褪色的档案及时进行修复和复制，确保档案的安全和质量。三、档案范围与分类（一）档案范围1.工程前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等项目前期审批文件。2.工程设计文件涵盖初步设计、施工图设计、设计变更通知、图纸会审记录等各类设计图纸和文件。3.工程施工文件（1）施工组织设计、施工方案、技术交底等施工技术文件。（2）工程材料、构配件、设备的质量证明文件、检验检测报告、复试报告等。（3）隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、单位工程质量竣工验收记录等工程质量验收文件。（4）施工日志、工程进度计划、工程变更签证、工程洽商记录等施工过程记录文件。（5）施工安全管理文件，如安全检查记录、安全教育培训记录、安全事故报告及处理文件等。（6）施工测量放线记录、沉降观测记录等工程测量文件。4.工程监理文件监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告、监理工作总结等。5.工程竣工验收文件竣工验收报告、工程竣工备案表、工程质量保修书、工程决算报告等。6.其他文件与工程建设有关的合同文件、协议、往来信函、会议纪要、声像资料、电子文件等。（二）档案分类工程档案按照工程项目的建设阶段、专业类别等进行分类，一般可分为工程前期文件、工程设计文件、工程施工文件、工程监理文件、工程竣工验收文件等大类，每大类再根据具体内容进行细分。具体分类如下：1.工程前期文件类项目立项文件建设用地文件勘察设计文件招投标及合同文件开工审批文件2.工程设计文件类初步设计文件施工图设计文件设计变更文件图纸会审文件3.工程施工文件类施工技术文件工程质量文件工程进度文件工程变更文件施工安全文件工程测量文件4.工程监理文件类监理规划文件监理实施文件监理月报及会议纪要工程质量评估文件监理工作总结文件5.工程竣工验收文件类竣工验收报告竣工备案文件工程质量保修文件工程决算文件6.其他文件类合同协议文件往来信函文件声像电子文件四、档案收集与整理（一）收集要求1.工程项目部应明确各部门和岗位在文件材料形成过程中的收集职责，确保文件材料及时、准确地收集到档案管理部门。2.档案管理人员应主动参与工程建设活动，了解工程进展情况，提前介入文件材料的收集工作，对重要文件进行重点跟踪。3.收集的文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，纸质文件应使用耐久性强的书写材料，电子文件应采用通用格式进行存储。4.对于外来文件，如政府部门的批复、函件等，应及时登记、签收，并按照要求进行处理和归档。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于档案的查阅和利用。2.分类科学、组卷合理，按照工程档案分类标准，将文件材料进行分类整理，同一类别的文件应按照时间顺序或重要程度进行排列。3.编号规范、编目准确，对整理好的档案进行编号，编制档案目录，包括档号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录清晰、准确。4.装订整齐、美观，对纸质档案进行装订时，应去除金属物，采用线装或胶装等方式，保证装订牢固、整齐。（三）整理方法1.工程前期文件按照文件的性质和类别进行分类，每类文件按照时间顺序排列，依次编号、编目。2.工程设计文件按专业分类，每个专业的设计文件再按照初步设计、施工图设计、设计变更等顺序排列，编号编目。3.工程施工文件（1）施工技术文件按照施工组织设计、施工方案、技术交底等类别进行分类，每类文件按照形成时间顺序排列编号。（2）工程质量文件按照工程材料质量证明文件、检验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等顺序分类整理，编号编目。（3）工程进度文件按工程进度计划、施工日志、工程变更签证等分类，按时间顺序排列编号。（4）工程变更文件将工程变更通知、工程洽商记录等集中整理，按照变更时间顺序编号编目。（5）施工安全文件按安全检查记录、安全教育培训记录、安全事故报告及处理文件等分类，按时间顺序排列编号。（6）工程测量文件按施工测量放线记录、沉降观测记录等分类，编号编目。4.工程监理文件按照监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告、监理工作总结等类别进行分类，每类文件按照时间顺序排列编号编目。5.工程竣工验收文件按照竣工验收报告、竣工备案文件、工程质量保修文件、工程决算文件等顺序分类整理，编号编目。6.其他文件合同协议文件按照合同类别和签订时间顺序排列编号；往来信函文件按照时间顺序排列编号；声像电子文件应注明拍摄时间、地点、内容等信息，并进行分类存储和编号编目。五、档案归档与保管（一）归档要求1.工程项目部应在工程建设过程中及时将整理好的档案资料进行归档，确保档案资料的完整性和系统性。2.归档的档案应符合整理要求，做到分类准确、编目清晰、装订整齐，同时应编制档案移交清单，一式两份，双方签字确认。3.对于重要的档案资料，应进行备份，分别存储在不同的介质和地点，防止档案丢失或损坏。4.在工程竣工验收前，应完成项目档案的预验收工作，对不符合归档要求的档案资料及时进行整改，确保档案质量。（二）保管期限工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案工程前期文件中的项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等重要文件。工程竣工验收文件中的竣工验收报告、工程竣工备案表、工程质量保修书等。与工程建设有关的重大合同协议、往来信函等具有重要历史价值和凭证作用的文件。2.长期保管的档案工程设计文件中的施工图设计文件、设计变更通知等。工程施工文件中的工程材料质量证明文件、检验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等反映工程质量的重要文件。工程监理文件中的工程质量评估报告、监理工作总结等。保管期限一般为50年。3.短期保管的档案工程施工文件中的施工组织设计、施工方案、技术交底等时效性较强的文件。工程进度文件、工程变更签证、施工日志等一般性文件。保管期限一般为10年。（三）保管措施1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准要求。3.对档案进行定期清查盘点，每年至少进行一次全面清查，及时发现和处理档案保管中存在的问题，如档案损坏、丢失、霉变等。4.建立档案保管台账，记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，便于档案的管理和查询。5.严格档案借阅制度，限制无关人员进入档案库房，防止档案泄密和丢失。六、档案利用与借阅（一）利用原则1.方便利用原则建立健全档案利用服务机制，简化利用手续，提高档案利用效率，为工程建设、维护、管理、改扩建等提供便捷的档案信息服务。2.依法依规原则档案利用应严格遵守国家法律法规和集团档案管理规定，确保档案信息的安全和合法使用。3.保密原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，应严格保密，按照规定的程序和权限进行利用。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供查阅，并做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等内容，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，期满后应及时归还。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括利用时间、利用者姓名、单位、利用目的、档案名称、数量、归还时间等信息。档案利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计分析。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立工程档案数字化管理平台，实现工程档案的电子化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。2.将工程档案信息化建设纳入集团信息化发展规划，逐步实现工程档案管理与工程建设管理信息系统的互联互通，为工程建设提供全方位的信息支持。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应不低于[具体分辨率]，确保扫描图像清晰可读。扫描后的图像应进行去污、纠偏、裁剪等处理，保证图像质量。2.数据录入将扫描后的档案图像按照档案分类标准和编号规则进行命名，并录入档案目录信息，包括档号、题名、日期、保管期限等内容，建立电子档案数据库。3.数据挂接将录入的档案目录信息与对应的电子图像进行挂接，实现档案目录与图像的关联检索，方便档案的查询和利用。4.存储备份电子档案数据应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，备份数据应分别存储在不同的介质和地点，防止数据丢失。（三）信息化管理要求1.建立健全档案信息化管理制度，规范电子档案的收集、整理、存储、利用、备份等操作流程，确保电子档案管理工作的规范、有序。2.加强档案信息化安全管理，采取加密、访问控制、防火墙等安全措施，防止电子档案数据泄露、篡改和丢失，保障档案信息安全。3.定期对档案信息化系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行和功能的不断完善，提高档案管理的信息化水平。八、监督与考核（一）监督检查1.集团总部定期对各工程项目部的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集整理归档情况、档案保管情况、档案利用情况等。2.工程项目部应定期对本项目的档案管理工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题，确保档案管理工作符合要求。3.监督检查可采用现场检查、查阅档案资料、听取汇报等方式进行，对发现的问题应及时下达整改通知书，要求限期整改。（二）考核评价1.建立工程档案管