山西金晖煤焦化工-金晖档案管理制度

山西金晖煤焦化工—金晖档案管理制度一、总则1.目的本档案管理制度旨在加强山西金晖煤焦化工有限公司（以下简称"公司"）档案工作，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，为公司的生产、经营、管理和发展提供有力支持。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构、子公司等。3.档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、技术资料、会议记录、声像资料等。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善公司档案管理制度，并监督执行。集中统一管理公司各类档案，对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、保管、鉴定、统计和利用等工作。指导和监督各部门的档案工作，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全与完整。负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案利用效率。2.各部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的齐全、完整和规范。按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。协助档案管理部门开展档案利用工作，提供本部门相关档案资料。参加档案管理部门组织的档案业务培训，学习档案管理知识和技能，提高本部门档案管理水平。三、档案的收集与整理1.收集范围公司设立、变更、注销过程中形成的各类文件、证照等。公司生产、经营、管理活动中形成的各种文件、合同、协议、报表、图纸、技术资料等。公司召开的各类会议形成的会议通知、议程、报告、决议、记录等。公司对外交往中形成的书信、函件、传真、电子邮件等。公司员工的人事档案、培训档案、考核档案等。公司财务、审计、税务等方面形成的报表、凭证、审计报告等。公司设备采购、安装、调试、维护等过程中形成的文件、资料、图纸等。公司基本建设项目形成的项目建议书、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收报告等。公司获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。其他具有保存价值的文件、资料和记录。2.收集要求各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、准确、完整地收集。对于公司内部形成的文件，承办部门应在文件办理完毕后及时整理归档；对于外来文件，由接收部门及时登记，并按照档案管理要求进行整理归档。档案收集应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、销毁或丢失。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。4.整理方法分类：根据档案的内容和性质，分为行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、财务管理类、人力资源类、基本建设类、设备管理类、科研项目类、声像档案类等。编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的方式。排列：按照档案的形成时间、重要程度等顺序进行排列，确保排列有序。编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，便于查找和利用。四、档案的分类与编号1.分类标准行政管理类：包括公司行政事务管理、公文处理、机要保密、信访、接待、档案管理等方面形成的文件材料。党群工作类：包括公司党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。经营管理类：包括公司市场营销、合同管理、物资采购、销售、物流等方面形成的文件材料。生产技术类：包括公司生产计划、生产调度、工艺技术、质量控制、设备管理、安全环保等方面形成的文件材料。财务管理类：包括公司财务预算、会计核算、财务报表、资金管理、审计监督等方面形成的文件材料。人力资源类：包括公司人力资源规划、招聘、培训、绩效考核、薪酬福利、员工档案等方面形成的文件材料。基本建设类：包括公司基本建设项目的规划、设计、施工、竣工验收等方面形成的文件材料。设备管理类：包括公司设备采购、安装、调试、维护、报废等方面形成的文件材料。科研项目类：包括公司科研项目的立项、研究、成果鉴定、推广应用等方面形成的文件材料。声像档案类：包括公司在生产、经营、管理活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。2.编号规则每一类档案的编号由一级类目代码、二级类目代码、三级类目代码和顺序号组成。一级类目代码采用大写字母表示，如"A"表示行政管理类，"B"表示党群工作类，依次类推。二级类目代码采用两位数字表示，如"A01"表示行政事务管理，"A02"表示公文处理，依次类推。三级类目代码采用两位数字表示，如"A0101"表示公司文件，"A0102"表示公司简报，依次类推。顺序号采用四位数字表示，从"0001"开始依次编号。例如，一份行政管理类的公司文件，其编号为"A01010001"。五、档案的保管1.保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管：凡是在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。2.保管要求档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和利用。定期对档案进行清查和盘点，发现问题及时处理，并做好记录。对电子档案应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，确保数据的安全。3.档案鉴定档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门的人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的保存价值，提出鉴定意见。对已失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。六、档案的利用1.利用原则遵循保密原则，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。遵循方便利用原则，简化利用手续，提高利用效率。遵循依法利用原则，严格按照法律法规和公司制度的规定提供档案利用服务。2.利用范围公司内部各部门因工作需要查阅档案的。公司员工因个人需要查阅本人人事档案等相关档案的。外单位因工作需要查阅公司档案的，须经公司相关领导批准，并办理查阅手续。3.利用手续公司内部人员查阅档案，须填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。公司员工查阅本人人事档案等相关档案，须填写《档案查阅申请表》，经人力资源部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。外单位查阅公司档案，须填写《档案查阅申请表》，提交查阅单位的介绍信或证明文件，经公司相关领导批准后，到档案管理部门查阅。查阅人员须在档案管理部门指定的地点查阅，不得擅自将档案带出档案库房。4.利用方式档案管理部门应根据查阅人员的需求，提供档案原件、复印件或电子文档等。查阅人员如需复印档案，须经档案管理部门同意，并按照规定的收费标准缴纳复印费用。档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅的时间、内容、查阅人员等进行详细记录。七、档案的移交与销毁1.移交各部门应在每年年底前，将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。档案移交时，双方应办理交接手续，填写《档案移交清单》，双方签字确认。档案管理部门应对接收的档案进行认真核对，确保档案的齐全、完整和规范。2.销毁对已失去保存价值的档案，档案管理部门应定期进行清理，提出销毁意见。档案销毁意见应报公司相关领导批准。档案销毁应指定专人负责，在档案管理部门和相关部门人员的监督下进行。档案销毁后，应在《档案销毁清单》上签字确认，并将《档案销毁清单》存档。八、档案信息化管理1.信息化建设目标建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平。实现档案信息的快速检索和利用，为公司的生产、经营、管理和决策提供及时、准确的信息支持。确保档案信息的安全，防止档案信息泄露和丢失。2.信息化建设内容档案数字化：对公司现有档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。档案信息管理系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、分类、编目、存储、检索、利用、统计等功能。安全保障体系建设：建立档案信息安全保障体系，包括网络安全、数据安全、用户认证等方面的措施，确保档案信息的安全。3.信息化管理要求档案管理部门应加强对档案信息化管理工作的领导，明确专人负责档案信息化管理工作。档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，确保档案信息化管理工作的顺利进行。加强对电子档案的管理，定期对电子档案进行备份，确保电子档案的安全与完整。严格遵守档案信息安全保密制度，防止档案信息泄露和丢失。九、监督与考核1.监督检查档案管理部门应定期对各部门的档案工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。公司内部审计部门应定期对公司档案管理工作进行审计，检查档案管理制度的执行情况和档案管理工作的质量。2.考核评价公司将档案管理工作纳入各部门绩效