某IT企业的结算管理制度

某IT企业的结算管理制度一、总则1.目的为加强本IT企业的财务管理，规范各类业务的结算流程，确保公司资金安全、准确、及时结算，提高资金使用效率，特制定本结算管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部客户、供应商等相关方的各类业务结算活动。3.基本原则合法性原则：结算活动必须符合国家法律法规及相关政策要求。准确性原则：确保结算数据真实、准确、完整，避免出现差错。及时性原则：按照规定的时间节点及时办理结算业务，不得拖延。安全性原则：保障资金在结算过程中的安全，防止出现资金损失风险。二、结算流程及规范1.销售业务结算合同签订：销售部门与客户签订销售合同，明确产品或服务内容、价格、付款方式、交货时间等条款。合同签订后，及时将合同副本提交给财务部门备案。发货确认：销售部门根据合同安排发货，发货后及时录入发货信息，并取得客户的签收凭证。将发货信息传递给财务部门，作为结算依据之一。开票申请：销售部门根据合同约定及发货情况，在规定时间内向财务部门提交开票申请，注明开票金额、发票类型等信息。财务部门审核开票申请，确保与合同及发货情况一致。发票开具：财务部门根据审核通过的开票申请，开具相应的发票。发票开具后，及时将发票交付给销售部门或直接邮寄给客户。收款跟进：财务部门负责跟踪客户收款情况，定期与销售部门核对收款进度。对于逾期未付款的客户，及时通知销售部门进行催收。销售部门应积极配合财务部门开展催收工作，必要时采取法律手段维护公司权益。结算确认：收到客户款项后，财务部门核对收款金额与发票金额是否一致。如一致，进行结算确认，并将结算结果反馈给销售部门。如存在差异，及时查明原因并进行处理。2.采购业务结算采购订单下达：采购部门根据业务需求下达采购订单，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间等信息。采购订单下达后，及时将副本提交给财务部门备案。到货验收：采购物品到货后，采购部门组织相关人员进行验收。验收合格后，填写验收报告，并将验收结果传递给财务部门。发票审核：财务部门收到供应商开具的发票后，对照采购订单、验收报告等相关资料进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、准确性，以及发票内容与采购业务的一致性。如发现问题，及时与采购部门沟通并要求供应商进行更正。付款申请：采购部门根据合同约定及到货验收情况，在规定时间内向财务部门提交付款申请，注明付款金额、付款方式、收款单位等信息。财务部门审核付款申请，确保符合公司财务规定及合同要求。款项支付：财务部门审核通过付款申请后，按照公司资金支付流程安排付款。付款后，及时记录付款信息，并更新应付账款台账。结算核对：定期与供应商进行结算核对，确保双方账目一致。如存在差异，及时与供应商沟通协商，查明原因并进行调整。3.费用报销结算费用发生：员工因业务需要发生费用支出后，应及时取得合法有效的原始凭证，并按照公司费用报销制度的要求进行整理粘贴。报销申请：员工填写费用报销单，详细注明费用发生的日期、事由、金额、报销类型等信息，并附上相关原始凭证。报销单经部门负责人审核签字后，提交给财务部门。财务审核：财务部门对报销单及原始凭证进行审核，重点审核费用的合理性、合法性、真实性，以及报销手续是否齐全。如发现问题，及时与报销人沟通并要求补充或更正相关资料。报销审批：财务审核通过后，报销单按照公司审批流程提交给各级审批人进行审批。审批通过后，财务部门进行费用结算。款项支付：财务部门根据审批结果，将报销款项支付给报销人。支付方式可根据公司规定及报销人意愿选择现金、银行转账等方式。三、结算账户管理1.账户开设与注销公司根据业务需要开设银行结算账户，由财务部门负责办理相关手续。开设账户时，应选择信誉良好、服务优质的银行，并按照银行要求提供必要的资料。如需注销银行结算账户，财务部门应提前通知相关部门停止使用该账户，并清理账户余额及未结清的业务。在确保账户无遗留问题后，办理账户注销手续。2.账户使用规范严格按照银行账户管理规定使用结算账户，不得出租、出借银行账户，不得利用银行账户进行非法活动。定期核对银行账户余额，确保账实相符。每月末，财务部门编制银行存款余额调节表，对未达账项进行调整，保证银行存款日记账与银行对账单一致。妥善保管银行结算账户的相关资料，包括开户许可证、银行对账单、支票、密码器等。如有遗失或损坏，应及时办理挂失补办手续，确保账户安全。四、结算风险控制1.风险识别与评估财务部门定期对公司结算业务进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如信用风险、市场风险、操作风险等。根据风险识别与评估结果，制定相应的风险应对措施，明确风险责任人和风险控制目标，确保结算业务风险可控。2.信用管理建立客户信用评估体系，对客户的信用状况进行评估。评估内容包括客户的经营状况、财务状况、信用记录等。根据客户信用评估结果，确定客户的信用额度和信用期限。对于信用状况较差的客户，采取相应的风险防范措施，如要求客户提供担保、增加预付款比例、缩短信用期限等。定期跟踪客户信用状况的变化，及时调整客户信用额度和信用期限。如发现客户信用状况恶化，应及时停止业务往来，并采取措施催收欠款。3.内部控制建立健全结算业务内部控制制度，明确各部门在结算业务中的职责和权限，确保结算业务流程规范、操作有序。加强对结算业务相关人员的培训和教育，提高其业务素质和风险意识。定期对结算业务进行内部审计，检查内部控制制度的执行情况，发现问题及时整改。严格执行不相容岗位分离制度，结算业务的审批、执行、记录等岗位应相互分离，避免出现舞弊行为。五、结算档案管理1.档案分类与整理结算业务档案主要包括销售合同、采购合同、发票、发货单、验收报告、付款申请、报销单等相关资料。财务部门应按照档案管理的要求，对结算业务档案进行分类整理，建立档案目录，便于查询和管理。2.档案保管期限结算业务档案的保管期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行。一般情况下，销售合同、采购合同等重要合同档案保管期限为[X]年，发票、发货单、验收报告等业务凭证保管期限为[X]年。保管期限届满后，经财务部门负责人审核批准，可按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应编制档案销毁清单，由专人负责监销，并在清单上签字确认。3.档案查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅结算业务档案时，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人及财务部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自复印、涂改、抽取档案资料。外单位人员因工作需要查阅结算业务档案时，应持有单位介绍信，并经公司相关部门负责人及财务部门负责人批准。查阅档案时，应按照公司规定办理查阅手续，并遵守档案查阅的相关规定。如有借阅结算业务档案的情况，借阅人应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等信息。经财务部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限届满后，借阅人应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。六、附则1.本制度自发布之日起