某风电场示范项目档案管理办法

某风电场示范项目档案管理办法一、总则1.目的为加强某风电场示范项目档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，为项目建设、运行及管理提供可靠依据，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于某风电场示范项目建设、调试、运行、维护等全过程中形成的各类文件材料的管理。3.档案管理原则档案管理遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则。确保档案管理工作与项目建设、生产运营同步进行，实现档案管理的规范化、标准化和科学化。二、档案管理机构及职责1.档案管理领导小组成立以项目负责人为组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责审定档案管理工作规划、制度；协调解决档案管理工作中的重大问题；监督、指导档案管理工作。2.档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专业档案管理人员。负责制定和完善档案管理制度；组织档案的收集、整理、归档、保管和利用；对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。3.各部门职责各部门负责本部门形成文件材料的收集、整理，并定期移交至档案管理部门；指定专人负责档案管理工作，确保档案工作与业务工作同步开展。三、档案分类及编号1.档案分类工程前期文件：包括项目立项、可行性研究、环境影响评价、土地预审等文件。工程设计文件：初步设计、施工图设计等各类设计图纸、文件。工程施工文件：施工组织设计、施工技术交底、工程变更、施工记录等。设备文件：设备采购合同、设备技术文件、设备安装调试记录等。工程监理文件：监理规划、监理细则、监理月报、工程质量评估报告等。生产运行文件：运行规程、维护记录、检修报告、技术改造文件等。项目管理文件：项目建设管理过程中形成的各类管理文件，如项目计划、进度报告、会议纪要等。其他文件：与项目有关的各类声像、电子文件等。2.档案编号档案编号采用分类编号法，按照档案分类设置一级编号，再根据档案形成时间、顺序等设置二级编号。例如：工程前期文件编号为A001，其中"A"代表工程前期文件类别，"001"为该类别下的顺序号。四、档案收集与整理1.收集要求各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的齐全、完整。对项目建设过程中形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像文件等，均应及时收集。收集的文件材料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全。2.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。便于保管和利用。3.整理方法纸质文件：按照档案分类进行分类，每类文件根据形成时间、来源等进行排列，编制页码，填写卷内文件目录，装订成册，填写案卷封面和脊背。电子文件：按照档案分类建立文件夹，将电子文件存储在相应文件夹中，并根据文件内容和性质进行命名和标注，同时建立电子文件索引目录。声像文件：对照片、录音、录像等声像文件进行分类整理，标注拍摄时间、地点、内容等信息，编制目录。五、档案归档1.归档范围项目建设、调试、运行、维护等全过程中形成的具有保存价值的文件材料均应归档。具体归档范围见附件《某风电场示范项目档案归档范围清单》。2.归档时间项目各阶段文件材料应在该阶段工作结束后[X]个工作日内归档。设备文件应在设备到货验收合格后[X]个工作日内归档，设备安装调试完成后及时补充相关文件。声像文件应在形成后[X]个工作日内整理归档。3.归档手续档案管理人员对归档的文件材料进行清点、核对，确认无误后，办理归档手续。归档人员应填写《档案归档登记表》，双方签字确认。六、档案保管1.保管条件档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.库房管理保持库房清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.电子档案保管建立电子档案存储系统，对电子档案进行异地备份存储，确保电子档案的安全。定期对电子档案进行检测、维护，防止电子档案信息丢失或损坏。七、档案利用1.利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息的安全和正确使用。2.利用方式查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据查阅申请提供相应档案，并做好查阅登记，记录查阅时间、人员、内容等信息。如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经档案管理部门负责人和项目负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，归还时档案管理人员应进行核对，确认无误后办理归还手续。3.档案复制因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，经批准后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案应与原件核对无误，并注明复制日期、份数、用途等。八、档案鉴定与销毁1.鉴定工作档案管理部门定期对保管期限已满的档案进行鉴定，成立由档案管理人员、业务部门人员等组成的档案鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，经档案管理领导小组批准后，由档案管理人员和监销人员共同销毁，并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。九、档案信息化建设1.建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.数字化处理对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理要求。同时，对电子档案进行规范化整理和存储。3.系统功能档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案信息的自动化管理和共享。十、监督与考核1.监督检查档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等情况。对发现的问题及时下达整改通知，要求限期整改。2.考核机制建立档案管理工作考核机制，将档案管理工作纳入各部门绩效考核体系。对档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励；对档案管理工作不力的部门和个人进行通报批评，并责令限期改进。十一、附则1.本办法自发布之日起施行。2.本办法由某风电场示范项目档案管理部门负责解释。如有未尽事宜，可根据实际情况进行补充和修订。附件：某风电场示范项目档案归档范围清单1.工程前期文件项目立项批复文件可行性研究报告及批复环境影响评价报告及批复土地预审意见项目核准文件其他与项目前期有关的文件2.工程设计文件初步设计文件施工图设计文件设计变更文件设计交底记录设计图纸会审记录其他设计相关文件3.工程施工文件施工组织设计施工技术交底记录工程变更通知单施工日志工程质量检验批验收记录分项工程质量验收记录分部工程质量验收记录单位工程质量竣工验收记录隐蔽工程验收记录设备基础施工记录混凝土施工记录钢结构安装记录电气安装记录风电机组安装记录其他施工记录4.设备文件设备采购合同设备技术协议设备出厂合格证设备质量检验报告设备安装说明书设备调试报告设备运行维护手册设备采购招投标文件其他设备相关文件5.工程监理文件监理规划监理细则监理月报监理通知单工程质量评估报告工程进度监理记录工程安全监理记录其他监理文件6.生产运行文件运行规程维护规程设备运行记录设备维护记录检修报告技术改造方案及实施记录发电量统计报表设备故障记录及处理报告其他生产运行相关文件7.项目管理文件项目建设计划项目进度报告项目质量管理制度项