库存管理规定

库存管理规定一、总则1.目的为了加强公司库存管理，确保库存物资的安全、完整，提高库存物资的使用效率，降低库存成本，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司内所有涉及库存物资管理的部门和人员，包括但不限于采购部门、仓库管理部门、生产部门、销售部门等。3.库存管理原则准确性原则：确保库存物资的数量、质量、规格等信息准确无误。及时性原则：及时记录库存物资的出入库情况，保证库存数据的实时更新。安全性原则：采取必要的安全措施，防止库存物资的损坏、丢失、变质等情况发生。经济性原则：在保证生产和销售需求的前提下，合理控制库存水平，降低库存成本。二、库存分类及编码1.库存分类原材料：指用于生产产品的各种基本材料，如钢材、木材、塑料等。辅助材料：指有助于产品形成，但不构成产品主要实体的材料，如润滑油、油漆、胶水等。在产品：指处于生产过程中的未完工产品。产成品：指已经完成全部生产过程，经检验合格入库，可以对外销售的产品。周转材料：指企业能够多次使用、逐渐转移其价值但仍保持原有形态不确认为固定资产的材料，如包装物、低值易耗品等。办公用品：指用于办公的各种物品，如文具、纸张、电脑设备等。其他物资：指不属于以上分类的其他库存物资。2.库存编码为了便于库存物资的管理和识别，对每一类库存物资进行统一编码。编码规则如下：编码结构：采用[类别代码（2位）+顺序号（6位）]的结构。类别代码：根据库存分类，分别赋予不同的类别代码，如原材料为"01"，辅助材料为"02"等。顺序号：按照每一类库存物资的入库先后顺序依次编排，从"000001"开始。例如，某批入库的钢材，其编码为"01000001"。三、库存管理职责分工1.采购部门根据生产和销售计划，编制物资采购计划，确保库存物资的合理储备。选择合格的供应商，签订采购合同，确保采购物资的质量和交货期。负责采购物资的催交、到货验收等工作，及时处理采购过程中的问题。2.仓库管理部门负责库存物资的入库、存储、保管、发放等工作，确保库存物资的安全和完整。建立健全库存物资台账，及时记录库存物资的出入库情况，定期进行盘点，保证库存数据的准确性。对库存物资进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。做好库存物资的防护工作，防止物资损坏、变质、丢失等情况发生。3.生产部门根据生产计划，合理安排生产，控制生产进度，减少在产品库存积压。及时向仓库管理部门提交物资需求计划，准确填写领料单，注明领用物资的名称、规格、数量等信息。对生产过程中产生的废料、边角料等进行及时清理和处理，并办理相关手续。4.销售部门根据市场需求和销售合同，合理安排产品发货，确保及时满足客户需求。及时向仓库管理部门反馈产品销售情况，协助仓库管理部门做好库存管理工作。5.财务部门负责制定库存物资的核算方法，对库存物资进行准确的账务处理。定期对库存物资进行盘点监督，确保账实相符。根据库存管理情况，提供相关财务分析报告，为公司决策提供依据。四、库存入库管理1.采购物资入库采购部门在收到供应商的送货通知后，应及时通知仓库管理部门做好接货准备。仓库管理部门在物资到货时，应按照采购合同和送货单进行验收。验收内容包括物资的数量、质量、规格、型号等。如发现物资存在数量短缺、质量不合格等问题，应及时通知采购部门与供应商协商解决。验收合格的物资，仓库管理部门应及时办理入库手续，填写入库单。入库单应包括物资名称、规格、数量、供应商名称等信息，并由仓库管理人员、采购人员签字确认。仓库管理部门应根据入库单及时更新库存台账，并将入库单的一联交财务部门进行账务处理。2.生产完工产品入库生产部门在产品完工后，应及时组织质量检验。检验合格的产品，由生产部门填写产品入库单，注明产品名称、规格、数量、生产批次等信息。仓库管理部门根据产品入库单对完工产品进行验收，核对无误后办理入库手续，并在入库单上签字确认。仓库管理部门按照规定对完工产品进行分类存放，并更新库存台账。同时，将入库单的一联交财务部门进行账务处理。3.其他物资入库对于因其他原因（如捐赠、盘盈等）进入公司的物资，相关部门应填写入库单，并注明物资来源、名称、规格、数量等信息。仓库管理部门按照入库单进行验收和入库手续办理，同时更新库存台账，并将入库单交财务部门进行账务处理。五、库存存储管理1.仓库布局仓库管理部门应根据库存物资的类别、特点和出入库频率等因素，合理规划仓库布局。将库存物资分类分区存放，设置明显的标识牌，便于查找和管理。对于易燃易爆、有毒有害等危险物资，应设置专门的存放区域，并采取相应的安全防护措施。2.库存保管仓库管理人员应定期对库存物资进行检查和盘点，确保物资的安全和完整。如发现物资有损坏、变质、丢失等情况，应及时查明原因，并报告上级领导。对库存物资的存储条件进行控制，如温度、湿度、通风等。对于有特殊存储要求的物资，应按照规定进行存储。做好库存物资的防潮、防虫、防火、防盗等工作，配备必要的消防器材和安全设施。3.库存标识仓库管理部门应对库存物资进行标识，标识内容应包括物资名称、规格、型号、批次、入库日期、保质期（如有）等信息。标识应清晰、准确、牢固，便于识别和管理。对于标识损坏或模糊不清的物资，应及时更换标识。六、库存发放管理1.领料管理生产部门、其他部门因工作需要领用库存物资时，应填写领料单。领料单应注明领用部门、物资名称、规格、数量、用途等信息，并由领料人签字确认。领料单应按照规定的审批流程进行审批，经相关负责人签字同意后，方可到仓库管理部门领料。仓库管理部门根据审批后的领料单进行发料，并在领料单上注明实发数量、发料日期等信息。同时，更新库存台账，减少相应物资的库存数量。仓库管理部门应将领料单的一联留存，作为库存管理的依据，另一联交财务部门进行账务处理。2.销售发货管理销售部门根据销售合同和客户需求，填写发货通知单，注明产品名称、规格、数量、客户名称等信息。发货通知单经相关负责人签字确认后，交仓库管理部门安排发货。仓库管理部门按照发货通知单进行备货、包装、发运等工作，并办理发货手续，填写发货单。发货单应包括发货通知单编号、产品名称、规格、数量、客户名称、发货日期等信息。仓库管理部门发货后，应及时更新库存台账，减少相应产品的库存数量。同时，将发货单的一联交财务部门进行账务处理，另一联交销售部门作为销售记录的依据。七、库存盘点管理1.盘点计划财务部门应定期组织库存盘点工作，制定年度盘点计划。盘点计划应包括盘点时间、范围、人员分工、盘点方法等内容。盘点时间应选择在业务相对较少的时间段进行，以确保盘点工作的顺利进行。盘点范围应涵盖公司内所有库存物资。根据盘点计划，成立盘点小组，明确小组成员的职责分工。盘点人员应具备一定的业务知识和责任心，确保盘点工作的准确性。2.盘点方法库存盘点可采用实地盘点法，即对库存物资进行逐一清点、计量，确定其实存数量。对于价值较高、数量较大的物资，可采用抽样盘点法，但抽样比例应具有代表性，能够反映整体库存情况。在盘点过程中，应同时核对物资的质量、规格、型号等信息，确保账实相符。3.盘点实施盘点小组按照盘点计划和盘点方法进行实地盘点。在盘点过程中，应认真记录盘点结果，填写盘点表。盘点表应包括物资名称、规格、型号、实存数量、账存数量、差异数量等信息。对于盘点中发现的盘盈、盘亏情况，应及时查明原因，并填写盘盈盘亏报告表。盘盈盘亏报告表应包括物资名称、规格、型号、盘盈盘亏数量、原因分析等内容。盘点结束后，盘点小组应将盘点表和盘盈盘亏报告表交仓库管理部门和财务部门进行核对和处理。4.盘点结果处理仓库管理部门根据盘点结果，及时调整库存台账，确保账实相符。如发现库存物资存在盘盈或盘亏情况，应按照规定进行账务处理。对于盘盈的物资，应查明原因后，报经批准后冲减当期管理费用或其他相关科目。对于盘亏的物资，属于正常损耗的，经批准后计入当期管理费用；属于责任人赔偿的，应向责任人追偿；属于自然灾害等不可抗力造成的损失，经批准后计入营业外支出。财务部门根据盘点结果和盘盈盘亏报告表，进行相应的账务调整，并编制财务报表附注，说明库存盘点情况。八、库存成本核算与控制1.库存成本核算方法公司采用加权平均法进行库存成本核算。加权平均单位成本=（月初库存成本+本月购入成本）÷（月初库存数量+本月购入数量）。发出库存物资的成本=发出数量×加权平均单位成本。财务部门应按照上述方法准确计算库存物资的成本，并进行相应的账务处理。2.库存成本控制措施采购成本控制：采购部门应通过招标、询价、谈判等方式，选择优质供应商，降低采购价格。同时，合理控制采购批量，减少采购成本。库存持有成本控制：仓库管理部门应优化仓库布局，提高仓库空间利用率，降低库存占用的仓储成本。合理控制库存水平，避免库存积压或缺货，降低库存资金占用成本。库存周转率提升：各部门应加强沟通协作，优化生产计划和销售计划，提高库存物资的周转速度。生产部门应合理安排生产进度，减少在产品库存；销售部门应加强市场开拓，提高产品销售量，降低产成品库存。九、库存报废与处置管理1.库存报废条件库存物资因损坏、变质、过期、淘汰等原因，已无法正常使用或销售的，可申请报废。因生产工艺改进、产品升级等原因，导致库存物资不再适用的，可申请报废。因自然灾害、意外事故等不可抗力因素，造成库存物资损坏的，可申请报废。2.报废申请与审批仓库管理部门发现库存物资符合报废条件时，应填写库存物资报废申请表，注明物资名称、规格、型号、数量、报废原因等信息。报废申请表经仓库管理部门负责人签字后，提交财务部门、技术部门、质量部门等相关部门进行审核。各审核部门应根据职责对报废物资的情况进行核实，并签署审核意见。报废申请表经相关部门审核通过后，报公司领导审批。公司领导根据审批权限进行审批，批准后的报废申请表作为库存物资报废处置的依据。3.报废处置经批准报废的库存物资，仓库管理部门应按照规定进行处置。对于有回收价值的报废物资，可进行回收处理，回收款项交财务部门入账。对于无回收价值的报废物资，可采用报废变卖、委托销毁等方式进行处置。在处置过程中，应做好相关记录，确保处置过程的合规性。仓库管理部门应及时更新库存台账，核销已报废的物资，并将报废处置情况报财务部门进行账务处理。十、库存管理监督与考核1.监督机制公司建立库存管理监督机制，定期对库存管理情况进行检查和评估。财务部门、审计部门等相关部门应定期对库存物资的出入库、存储、盘点等情况进行监督检查，确保库存管理工作符合规定要求。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。2.考核指标库存准确率：考核库存物资账实相符的程度，计算公式为：库存准确率=（账实相符数量÷库存总数量）×100%。目标值为99%以上。库存周转率：考核库存物资的周转速度，计算公式为：库存周转率=主营业务成本÷平均库存余额。目标值根据不同物资类别和公司实际情况确定。库存盘点差异率：考核库存盘点结果的准确性，计算公式为：库存盘点差异率=（盘盈盘亏数量÷库存总数量）×100%