某公司人力部员工信息管理制度

某公司人力部员工信息管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司人力部员工信息管理工作，确保员工信息的准确性、完整性和安全性，为公司人力资源管理提供有力支持。2.适用范围本制度适用于公司人力部所有员工及员工信息相关的管理活动。3.基本原则（1）合法性原则：员工信息管理遵循国家法律法规及公司相关规定。（2）准确性原则：确保员工信息真实、准确、完整。（3）保密性原则：严格保护员工信息，防止信息泄露。（4）及时性原则：及时更新和维护员工信息，保证信息的时效性。二、员工信息分类及内容1.个人基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式（电话、邮箱、家庭住址）等。2.教育背景信息学历层次、毕业院校、所学专业、入学时间、毕业时间等。3.工作经历信息以往工作单位名称、职位、入职时间、离职时间、工作职责及业绩等。4.薪资福利信息基本工资、岗位工资、绩效工资、奖金、津贴补贴、社会保险、住房公积金等。5.培训与发展信息参加的内部培训、外部培训课程、培训时间、培训成果等，以及个人职业发展规划等。6.考核与评价信息年度考核结果、月度考核结果、专项考核评价等。7.奖惩信息获得的公司内部奖励、外部荣誉，以及受到的公司内部处罚、外部违规处理等。8.健康与医疗信息员工体检报告、重大疾病史、过敏史等。9.其他信息如紧急联系人信息、特殊技能证书等。三、员工信息收集1.新员工入职信息收集（1）新员工入职时，应填写《员工入职登记表》，提供个人基本信息、教育背景信息、工作经历信息等相关资料原件及复印件。（2）人力部负责对新员工提交的信息进行审核，确保信息真实、准确、完整。对于重要信息存在疑问的，可要求员工补充或提供证明材料。2.定期信息更新收集（1）每年定期开展员工信息更新工作，要求员工填写《员工信息更新表》，对个人基本信息、工作经历、薪资福利等变动情况进行申报。（2）人力部在收到员工更新表后，及时进行审核，并与相关部门沟通核实信息变动情况，如涉及薪资调整等需相关部门提供证明文件。3.特殊信息收集（1）因工作需要，如岗位晋升、项目调动等，人力部可要求员工提供特定的补充信息，如个人职业发展规划、项目经验总结等。（2）对于涉及员工健康与医疗信息、奖惩信息等，相关部门或员工应及时向人力部提供准确信息。四、员工信息录入与存储1.信息录入（1）人力部专人负责将审核通过的员工信息录入公司人力资源管理系统，确保信息录入准确无误。（2）对于纸质档案中的重要信息，如学历证书、劳动合同等复印件，应进行扫描后录入系统，建立电子档案备份。2.存储方式（1）员工信息存储于公司人力资源管理系统数据库中，数据库应定期进行备份，备份数据存储于安全的服务器及外部存储设备，如磁带库、移动硬盘等。（2）对于涉及员工个人隐私的敏感信息，如薪资福利信息等，应采取加密存储方式，确保信息安全。五、员工信息查询与使用1.查询权限（1）人力部员工根据工作需要，可查询员工的各类信息，但应严格按照规定的查询范围进行操作。（2）其他部门员工因工作需要查询员工信息时，应填写《员工信息查询申请表》，经部门负责人签字、人力部负责人审批后，方可查询相关信息。查询内容应仅限于与工作相关的必要信息，不得随意扩大查询范围。2.信息使用（1）人力部使用员工信息主要用于人力资源管理工作，如招聘、培训、绩效考核、薪资核算、员工关系管理等。（2）其他部门使用员工信息应遵循合法、合理、必要的原则，仅限于与本部门工作直接相关的用途。不得将员工信息用于任何非法或不正当目的。（3）如需将员工信息提供给外部机构，如政府部门、合作伙伴等，必须经员工本人书面同意，并按照相关法律法规和公司规定办理审批手续。六、员工信息保密1.保密措施（1）人力部应采取物理隔离、网络安全防护、访问控制等措施，确保员工信息存储设备和系统的安全，防止信息被非法获取、篡改或泄露。（2）对涉及员工信息的纸质文件和存储设备应妥善保管，限制访问权限，定期进行清查盘点。（3）严禁在非工作需要的情况下，通过互联网、移动存储设备等方式传输或共享员工信息。2.保密责任（1）人力部所有员工应签订保密协议，明确保密责任和义务。（2）对于违反保密制度，导致员工信息泄露的行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。七、员工信息变更与维护1.变更申请员工个人信息发生变更时，应及时向人力部提交《员工信息变更申请表》，说明变更事项及原因，并提供相关证明材料。2.审核与处理（1）人力部收到变更申请后，应在规定时间内进行审核。审核内容包括变更事项的真实性、合理性，以及证明材料的有效性。（2）对于审核通过的变更申请，人力部应及时在人力资源管理系统中更新员工信息，并对相关纸质档案进行相应修改。如涉及薪资调整等财务相关信息变更，应与财务部门协同办理。八、员工信息删除与销毁1.删除条件（1）员工离职后，人力部应在规定时间内对其个人信息进行整理，对于不再需要保留的信息，按照规定进行删除。（2）因信息错误或其他原因需要删除员工信息的，经核实后，由人力部按照规定程序进行删除操作。2.销毁方式（1）对于纸质员工信息档案，应采用粉碎、焚烧等安全方式进行销毁，并做好销毁记录，包括销毁时间、销毁内容、销毁人员等。（2）对于电子存储设备中的员工信息，应进行格式化或数据擦除处理，并多次覆盖写入无关数据，确保数据无法恢复，同时做好设备报废记录。九、员工信息安全审计与监督1.审计机制（1）公司定期对人力部员工信息管理工作进行内部审计，检查信息管理制度的执行情况、信息存储与使用的安全性、信息变更与维护的准确性等。（2）审计人员应制定详细的审计计划，采用抽样检查、系统分析、实地走访等方式进行审计工作，并形成审计报告。2.监督措施（1）人力部设立内部监督岗位，负责对员工信息管理工作进行日常监督，及时