灰洞水电站档案实施细则

灰洞水电站档案实施细则一、总则（一）目的为加强灰洞水电站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在工程建设、生产运营、维护管理等方面的作用，特制定本实施细则。（二）适用范围本细则适用于灰洞水电站项目建设及运营管理过程中形成的各类文件材料的收集、整理、归档、保管、利用等工作。（三）依据文件1.《中华人民共和国档案法》2.《企业档案工作规范》（DA/T42）3.《水利工程建设项目档案管理规定》（水办〔2005〕480号）4.其他相关法律法规及行业标准二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善灰洞水电站档案管理制度、实施细则和工作流程。2.统筹规划档案管理工作，组织档案业务培训，指导各部门做好文件材料的收集、整理和归档工作。3.负责接收、整理、保管各类档案，建立档案检索系统，确保档案的安全和有效利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，做好档案统计工作。5.参与重大项目验收、设备采购、合同签订等工作，审查相关文件材料的完整性和准确性。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的文件材料的收集、整理和初步归档工作，确保文件材料的真实、完整、准确，并按规定时间移交档案管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和与档案管理部门的沟通协调。3.在项目建设、生产运营等各项工作中，严格执行档案管理制度，确保文件材料的规范形成和及时归档。三、档案分类与编号（一）档案分类1.工程前期文件项目立项、可行性研究、环境影响评价等文件。工程勘察、设计文件，包括地质勘察报告、初步设计、施工图设计等。2.工程建设文件工程招投标文件，如招标文件、投标文件、中标通知书等。工程合同文件，包括施工合同、监理合同、设备采购合同等。工程施工文件，如施工组织设计、施工技术交底、工程变更通知、施工日志、工程质量检验记录等。工程监理文件，如监理规划、监理细则、监理月报、监理日志、工程质量评估报告等。工程竣工验收文件，包括竣工验收申请报告、竣工验收鉴定书、竣工决算报告等。3.设备文件设备采购文件，如设备采购合同、技术协议、设备监造文件等。设备安装调试文件，如设备安装说明书、调试记录、试运行报告等。设备维护保养文件，如设备维护计划、维修记录、设备档案卡片等。4.生产运行文件生产调度文件，如调度指令、运行记录、生产报表等。安全管理文件，如安全规章制度、安全检查记录、事故报告与处理文件等。质量管理文件，如质量管理制度、质量检验记录、质量事故处理文件等。运行技术资料，如运行操作规程、技术手册、技术改造文件等。5.行政管理文件公司文件，包括公司章程、股东会决议、董事会决议、总经理办公会纪要等。行政公文，如通知、报告、请示、批复、函等。人事管理文件，如员工招聘、培训、考核、任免、薪酬福利等文件。财务管理文件，如财务预算、决算、财务报表、审计报告等。党群工作文件，如党组织建设、工会工作、共青团工作等文件。6.其他文件上级主管部门文件、与外单位往来文件等。声像档案，包括照片、录音、录像等，记录工程建设、生产运营等重要活动和场景。电子档案，存储在电子介质上的各类文件，与纸质档案具有同等效力。（二）档案编号档案编号采用分类编号法，由大类代码、属类代码、年度、顺序号组成。具体编号规则如下：1.大类代码：用大写字母表示，如"GQ"表示工程前期文件，"GC"表示工程建设文件，"SB"表示设备文件，"SC"表示生产运行文件，"XZ"表示行政管理文件，"QT"表示其他文件。2.属类代码：根据大类下的具体分类，用两位数字表示，如"GC01"表示工程招投标文件，"GC02"表示工程合同文件等。3.年度：用四位数字表示文件形成的年份，如"2023"。4.顺序号：用三位数字表示同一类文件在该年度内的顺序编号，从"001"开始。例如，一份2023年形成的工程建设类合同文件，其编号为"GC022023005"。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对电子文件应同时收集其元数据、背景信息等相关资料，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（二）整理要求1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史衔接，便于保管和利用。2.归档文件应进行分类、组卷、编号、编目等工作。分类：按照档案分类方案，将文件材料归入相应的类别。组卷：同一事由、同一类型的文件材料应组成一卷或数卷，卷内文件应排列有序。编号：按照档案编号规则，对每卷档案进行编号。编目：编制卷内文件目录，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页号等项目。3.归档文件应编制页码，单面书写的文件在右下角编写页码，双面书写的文件正面在右下角、背面在左下角编写页码。五、档案归档（一）归档时间1.工程前期文件、工程建设文件中的招投标文件、合同文件等应在文件形成后及时归档。2.工程施工文件、监理文件应随工程进度同步归档，工程竣工验收前应完成全部归档工作。3.设备文件应在设备到货验收、安装调试、竣工验收等环节及时归档。4.生产运行文件、行政管理文件应按月或按季度归档。5.其他文件应根据文件性质和形成时间及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对本部门整理好的文件材料进行初步审核，确保文件材料符合归档要求。2.填写档案移交清单，注明档案的类别、数量、题名、日期等信息，并签字确认。3.将档案移交清单和档案一起送交档案管理部门。4.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，核对档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案退回原部门补充完善。5.审核无误后，档案管理部门在档案移交清单上签字盖章，将档案入库保管，并更新档案检索系统。六、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度调节设备、消防设备、防虫药品、照明设备等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）档案保管方式1.纸质档案应分类存放在档案密集架上，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。2.声像档案应按照类别和时间顺序整理，采用光盘、磁带等载体存储，并注明相关信息。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，建立电子档案数据库，进行分类管理，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映灰洞水电站主要职能活动和历史面貌的，对本企业和国家具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如工程前期文件、工程竣工验收文件、重大设备采购合同、企业章程等。长期保管的档案：凡是反映企业一般工作活动，在较长时间内对本企业工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限为16年至50年。如工程建设文件中的一般性施工文件、设备安装调试文件、生产运行文件中的重要技术资料等。短期保管的档案：凡是在较短时间内对本企业有查考利用价值的档案，应列为短期保管。保管期限为5年至15年。如行政管理文件中的一般性文件、临时性工作文件等。2.档案保管期限的划定应严格按照国家有关规定和本细则执行，对保管期限有疑问的档案，应组织相关人员进行鉴定。七、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、安全、高效的原则，确保档案信息的安全和合法使用。2.严格执行档案查阅审批制度，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅档案。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的，查阅人应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应指定专人负责提供档案，并在查阅现场进行监督。查阅人不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。2.借阅：因工作需要借阅档案的，借阅人应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、损坏，按时归还档案。3.复制：因工作需要复制档案的，复制人应填写档案复制申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理部门应按照规定的格式和数量进行复制，并加盖档案复制专用章。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细登记，包括查阅（借阅、复制）日期、查阅（借阅、复制）人姓名、所在部门、查阅（借阅、复制）内容、归还日期等信息。登记记录应妥善保管，以备查考。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案保管期限表，对到期档案进行逐卷审查，分析档案的价值和保存意义。2.对于仍有利用价值的档案，应延长其保管期限；对于确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。（三）销毁程序1.档案销毁清册应经档案鉴定工作小组审核，报主管领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.监销人应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁情况报告主管领导。九、档案统计