办公室文件管理制度

办公室文件管理制度一、总则1.目的为加强办公室文件管理，确保文件的规范处理、有效利用和安全保存，提高工作效率和质量，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于办公室及各部门在日常工作中所产生、接收、传阅、保管、使用和销毁的各类文件。3.文件分类行政文件：包括公司决议、决定、通知、通报、报告、请示、批复、函等各类行政公文。业务文件：涉及公司各项业务活动的文件，如合同、协议、业务报告、技术资料等。内部资料：公司内部编印的各类简报、手册、通讯录、规章制度汇编等。外来文件：由上级主管部门、政府部门、合作单位等发来的文件、信函、资料等。

二、文件的起草与审核1.起草文件起草应主题明确、内容准确、条理清晰、语言规范。起草人需根据文件的性质和用途，收集相关资料，确保文件内容真实、全面。行政文件由办公室或相关职能部门负责起草；业务文件由业务部门起草；内部资料由归口管理部门起草。2.审核文件起草完成后，应提交审核。审核人应认真审查文件的内容、格式、文字表述等，提出修改意见，确保文件质量。行政文件由办公室主任审核；重要文件由分管领导审核；业务文件由业务部门负责人审核；涉及多部门的文件，由相关部门共同审核。

三、文件的编号与格式1.编号公司文件实行统一编号，以便于管理和查询。编号规则为：[公司简称][年份][文件类别代码][序号]。例如：[公司简称]2023[XZ][001]，其中"XZ"表示行政文件类别代码。2.格式一般用二号宋体加粗，居中排列。正文：一般用三号仿宋体，段落间距为1.5倍行距。落款：包括发文部门、发文日期，一般用三号仿宋体，居右排列。附件：如有附件，应在正文后注明附件名称和序号，并在附件首页左上角注明文件编号和附件名称。

四、文件的收发与登记1.收文办公室负责公司各类文件的统一收发。收到外来文件后，应及时进行登记，记录文件的编号、来文单位、文件标题、文号、日期、份数等信息。对重要文件，应在收到后立即呈送公司领导或相关部门负责人阅示。2.发文各部门起草的文件，经审核、签发后，交办公室统一编号、打印、盖章。办公室应按照文件的发送范围进行发文登记，记录文件的编号、发文日期、发文部门、文件标题、文号、主送单位、抄送单位、份数等信息。

五、文件的传阅与办理1.传阅办公室收到需要传阅的文件后，应根据文件内容和领导批示，确定传阅范围，并按照规定的顺序进行传阅。传阅文件应使用"文件传阅单"，传阅人应在传阅单上签字，注明传阅日期。办公室应及时跟踪文件的传阅情况，确保文件传阅的时效性和完整性。2.办理文件传阅后，相关部门或人员应按照文件要求及时办理，并将办理结果反馈给办公室。需要回复的文件，承办部门应在规定的时间内起草回复文件，经审核、签发后交办公室发文。

六、文件的归档与保管1.归档文件办理完毕后，承办部门应及时将文件整理归档。归档文件应齐全完整、分类准确、装订整齐。归档文件应按照文件类别、年度、保管期限等进行分类存放，并编制归档目录。2.保管办公室负责公司文件的集中保管。应设置专门的文件档案室，配备必要的档案保管设备，确保文件的安全存放。文件档案室应建立严格的管理制度，定期对文件进行清查、盘点，确保文件的数量、质量和安全。

七、文件的查阅与借阅1.查阅公司内部人员因工作需要查阅文件，应填写"文件查阅申请表"，经所在部门负责人批准后，到办公室查阅。查阅文件应在办公室指定的地点进行，查阅人不得擅自将文件带出办公室。查阅后应及时归还，并在"文件查阅登记表"上签字。2.借阅因特殊情况需要借阅文件的，应填写"文件借阅申请表"，经所在部门负责人和办公室主任批准后，办理借阅手续。借阅文件应在规定的时间内归还，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管文件，不得转借、复印、涂改文件。

八、文件的保密与销毁1.保密公司文件涉及公司机密和商业秘密，所有人员应严格遵守保密规定，不得泄露文件内容。对涉及机密的文件，应标明密级，并采取相应的保密措施，如限制查阅范围、加密存储等。2.销毁文件保管期限届满或已无保存价值的，应按照规定进行销毁。销毁文件应填写"文件销毁申请表"，经公司领导批准后，由办公室负责组织销毁。销毁文件应采用适当的方式，确保文件内容无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、文件名称、数量等。

九、监督与考核1.办公室负责对文件管理制度的执行情况进行监督检查，定期对各部门的文件管理工作进行考核。2.对违反文件管理制度的行为，应视情节轻重给予批评教育、通报批评等处理；造成严重