建筑工程公司印章管理规定

建筑工程公司印章管理规定一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，防范经营风险，特制定本规定。

（二）适用范围本规定适用于公司总部及所属各分公司、项目部的各类印章管理。

（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权利、承担义务的印章。2.法定代表人章：用于特定文件、票据等需要法定代表人签字确认的场合。3.合同专用章：专门用于签订各类合同、协议等具有法律效力的文件。4.财务专用章：用于财务核算、资金收付等财务相关业务。5.项目专用章：在工程项目施工过程中，用于与工程相关的文件、资料、协议等的盖章。6.部门章：各职能部门用于内部文件、通知等的盖章。

二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章由公司行政管理部门统一办理刻制。办理刻制时，需提交相关部门的申请文件，经公司领导审批后，由行政管理部门到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.项目专用章由项目部提出申请，经分公司负责人审核，报公司行政管理部门批准后，由项目部统一到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位刻制。刻制的项目专用章应在章面注明"仅限用于[项目名称]工程相关业务，有效期限自[启用日期]至[竣工日期]"字样。3.部门章由各部门提出申请，经部门负责人审核，报公司行政管理部门批准后，自行到具有资质的印章刻制单位刻制。

（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，行政管理部门应填写《印章启用申请表》，详细注明印章名称、规格、启用日期、使用范围等信息，报公司领导审批。2.经审批同意后，行政管理部门应将印章启用信息在公司内部进行公布，并留存印章印模备案。3.印章启用后，应及时建立印章使用台账，记录印章的使用情况。

三、印章的保管（一）保管原则1.公司各类印章应按照"谁使用、谁保管、谁负责"的原则进行保管，确保印章安全。2.严禁将印章交与非公司人员保管或使用，特殊情况需外借时，应按照本规定的外借流程办理相关手续。

（二）保管职责1.公司公章、法定代表人章、合同专用章由行政管理部门指定专人保管。保管人员应具备较强的责任心，熟悉印章使用规定，严格按照规定使用印章。2.财务专用章由公司财务部门指定专人保管，保管人员应严格遵守财务管理制度，确保印章用于财务相关业务的合法合规使用。3.项目专用章由项目部指定专人保管，保管人员应妥善保管印章，仅限于在本项目工程相关业务中使用，不得挪作他用。4.部门章由各部门指定专人保管，保管人员负责本部门印章的日常使用和保管，确保印章使用符合公司规定。

（三）保管要求1.印章保管人员应将印章存放在安全可靠的地方，如保险柜等，确保印章不受损坏、遗失或被盗用。2.印章保管人员不得擅自将印章带出公司办公区域，如因工作需要必须带出的，应经公司领导批准，并办理相关借用手续，在规定时间内归还。3.印章保管人员如因工作调动或其他原因不再负责印章保管工作时，应及时办理印章交接手续，确保印章交接清楚、责任明确。

四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于以公司名义对外发布的各类文件、报告、函件、合同、协议等；代表公司签署的法律文书；公司营业执照、资质证书等证照的加盖；其他需要公司公章确认的事项。2.法定代表人章：用于需要法定代表人签字确认的文件、票据、合同等。3.合同专用章：专门用于签订各类合同、协议等具有法律效力的文件。4.财务专用章：用于财务核算、资金收付、开具发票、收据等财务相关业务。5.项目专用章：仅限于在本项目工程相关的文件、资料、协议、技术交底、工程变更、工程结算等方面使用，不得用于与项目无关的其他事项。6.部门章：用于各部门内部文件、通知、报告、报表等的盖章。

（二）使用流程1.申请凡需使用公司印章的部门或个人，应填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、文件名称、份数、盖章位置等信息。涉及合同签订的，应附上合同文本，并经相关部门负责人审核签字。2.审核《印章使用申请表》由申请部门负责人审核签字后，提交给印章保管部门负责人进行审核。对于重要文件、重大合同等用印申请，还需报公司分管领导或主要领导审批。3.盖章经审核批准后，印章保管人员按照《印章使用申请表》上的要求进行盖章操作。盖章时应确保印章清晰、端正，与申请内容一致。印章保管人员应对盖章后的文件进行登记，记录用印日期、文件名称、份数、申请人等信息，并在《印章使用申请表》上签字确认。

（三）特殊情况处理1.紧急情况下，如因工作需要无法提前办理用印申请手续的，可先电话向公司领导或印章保管部门负责人请示，经同意后先进行盖章操作，但事后应及时补办申请手续。2.涉及多部门联合发文或用印的，由主办部门负责填写《印章使用申请表》，经各相关部门负责人签字确认后，按照审批流程进行审批盖章。

五、印章的外借（一）外借原则印章原则上不得外借，确因工作需要外借的，应严格履行审批手续，确保外借期间印章使用安全、规范。

（二）外借流程1.外借部门或个人应填写《印章外借申请表》，详细注明外借印章名称、外借原因、外借时间、归还时间等信息。2.《印章外借申请表》经部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。3.经审批同意后，印章保管人员与外借人员办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》，明确交接时间、印章名称、数量等信息，并双方签字确认。4.外借人员应按照批准的外借用途和期限使用印章，不得擅自转借他人或用于其他未经批准的事项。外借期满后，应及时归还印章，并在《印章交接登记表》上签字确认归还情况。

六、印章的停用与销毁（一）停用情形1.公司名称变更、机构调整等原因，原印章不再使用的。2.印章损坏、遗失或被盗用，无法继续使用的。3.根据公司规定，需要停用的其他印章。

（二）停用流程1.印章保管部门或项目部发现印章需要停用时，应填写《印章停用申请表》，详细注明停用印章名称、停用原因等信息。2.《印章停用申请表》经部门负责人审核签字后，报公司行政管理部门批准。3.经批准后，行政管理部门应及时通知相关部门和人员印章停用事宜，并收回停用印章。

（三）销毁1.对于停用的印章，由行政管理部门统一组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细注明销毁印章名称、数量、销毁原因等信息，并报公司领导审批。2.经审批同意后，行政管理部门应安排专人负责印章销毁工作，销毁过程应进行拍照或录像记录，确保印章彻底销毁。3.印章销毁后，应在《印章销毁申请表》上注明销毁日期、销毁方式、销毁人员等信息，并由相关人员签字确认。

七、印章管理的监督与检查（一）监督职责1.公司行政管理部门负责对公司各类印章的管理情况进行监督检查，确保印章管理规定的有效执行。2.公司审计部门负责对印章使用情况进行不定期审计，检查印章使用是否合规、审批手续是否齐全等。

（二）检查内容1.印章保管情况，包括保管人员是否符合规定、保管设施是否安全可靠等。2.印章使用情况，包括使用流程是否规范、审批手续是否齐全、用印记录是否完整等。3.印章外借情况，包括外借流程是否合规、外借期间印章使用是否安全等。4.印章停用与销毁情况，包括停用与销毁流程是否规范、相关记录是否完整等。

（三）问题处理1.对于检查中发现的印章管理问题，监督检查部门应及时发出整改通知，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照整改通知要求，认真分析问题原因，制定整改措施，落实整改责任，确保问题得到彻底解决。3.对于违反印章管理规定的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育