总承包工程项目资料归档规定

总承包工程项目资料归档规定一、总则1.目的为加强总承包工程项目资料的规范化管理，确保项目资料的完整性、准确性和系统性，为项目竣工验收、交付使用以及后期维护提供可靠依据，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于总承包模式下的各类工程项目，包括但不限于房屋建筑、市政基础设施、工业建设等项目从项目前期策划到项目竣工交付全过程中形成的各类资料的归档管理。3.基本原则真实性原则：资料应如实反映项目建设全过程的实际情况，不得伪造、篡改。完整性原则：涵盖项目建设各个环节所产生的各类资料，确保无遗漏。准确性原则：资料内容准确无误，数据计算正确，签字盖章齐全有效。规范性原则：资料的格式、填写、分类、编号等应符合国家、行业及地方相关标准和规范要求。及时性原则：资料应随项目进展同步形成，及时整理归档，不得积压。

二、资料分类及内容

（一）项目前期文件1.项目立项文件项目建议书及批复可行性研究报告及批复项目申请报告及核准文件环境影响评价文件及批复固定资产投资项目节能审查意见2.建设用地文件国有土地使用证建设用地规划许可证土地出让合同征地拆迁相关文件（拆迁许可证、拆迁补偿协议等）3.勘察设计文件工程地质勘察报告初步设计文件及批复施工图设计文件审查合格书设计变更文件

（二）工程管理文件1.项目管理规划项目管理大纲项目管理实施规划2.施工组织设计总体施工组织设计专项施工组织设计（如深基坑、高支模、脚手架等）3.工程开工文件工程开工报审表施工许可证工程质量监督手续4.工程进度计划总进度计划月进度计划周进度计划5.工程协调会议纪要项目内部协调会议纪要与建设单位、监理单位、设计单位、分包单位等相关方的协调会议纪要

（三）施工技术文件1.施工图纸会审记录2.技术交底记录施工单位内部技术交底对分包单位的技术交底3.施工日志每日施工情况记录，包括天气、施工部位、人员、设备、材料等4.工程测量记录控制点测量成果建筑物、构筑物的定位、放线、抄平记录沉降观测记录5.材料、构配件、设备质量证明文件及试验检测报告原材料（如钢材、水泥、砂石等）质量证明文件及复试报告构配件（如预制构件、门窗等）质量证明文件及检验报告设备（如电梯、空调等）质量证明文件、安装说明书及调试报告材料见证取样记录6.隐蔽工程验收记录地基与基础、主体结构等隐蔽工程验收记录隐蔽工程影像资料7.分项、分部工程质量验收记录分项工程质量验收记录分部工程质量验收记录8.工程质量问题处理记录质量问题整改通知单质量问题处理方案及实施记录质量问题处理结果验收记录

（四）工程安全与环境管理文件1.安全生产许可证2.安全管理文件安全生产责任制安全管理制度安全检查记录安全教育培训记录安全事故应急预案及演练记录安全事故报告及处理记录3.环境管理文件环境管理方案环境监测记录环境保护措施实施记录环境污染事故报告及处理记录

（五）工程计量与支付文件1.工程计量报表每月完成工程量计量报表工程变更计量报表2.工程款支付申请月度工程款支付申请进度款支付证书竣工结算支付申请

（六）工程竣工验收文件1.单位（子单位）工程竣工验收报告2.工程竣工验收备案表3.工程质量保修书4.竣工图建筑竣工图结构竣工图给排水竣工图电气竣工图消防竣工图通风与空调竣工图等

（七）其他文件1.往来函件与建设单位、监理单位、设计单位、分包单位等相关方的往来信函、传真、电子邮件等2.项目总结报告项目实施情况总结项目技术总结项目管理总结3.声像资料项目建设过程中的照片、录像等

三、资料归档要求

（一）归档时间1.项目前期文件应在文件形成后及时归档。2.工程管理文件、施工技术文件、工程安全与环境管理文件等应随工程进度同步整理归档，每月底前完成当月资料的归档工作。3.工程计量与支付文件应在每月工程计量和支付工作完成后及时归档。4.工程竣工验收文件应在工程竣工验收合格后30日内完成归档。

（二）归档份数1.一般情况下，归档资料应一式两份，一份由总承包单位保管，一份移交建设单位。2.对于重要项目或有特殊要求的项目，可根据实际情况适当增加归档份数。

（三）归档格式1.纸质文件应采用A4幅面纸张，字迹清晰，签字盖章齐全。2.电子文件应采用通用格式，如PDF、DOC、XLS等，并确保文件内容完整、可读取。3.声像资料应整理成电子文件，格式为常见视频、音频格式，如MP4、AVI、WAV等，并配以文字说明。

（四）归档装订1.纸质文件应左侧装订，装订应牢固、整齐，便于查阅。2.归档资料应编制页码，页码应连续、准确，标注在页面下方居中位置。

（五）归档目录编制1.应编制详细的归档目录，目录应包括资料类别、文件名称、编号、日期、页码等内容。2.归档目录应采用电子表格形式编制，同时打印纸质版本与归档资料一同装订。

四、资料整理流程

（一）资料收集1.各部门、各岗位人员负责及时收集各自工作范围内产生的资料，并确保资料的真实性和完整性。2.资料收集过程中应做好记录，注明资料的名称、来源、收集时间等信息。

（二）资料审核1.资料收集完成后，由项目技术负责人或质量管理人员对资料进行审核，检查资料的内容是否符合要求，签字盖章是否齐全，数据是否准确等。2.对于审核中发现的问题，应及时反馈给资料提供者进行整改，整改完成后重新审核。

（三）资料分类整理1.根据本规定的资料分类及内容要求，对审核通过的资料进行分类整理。2.同一类资料应按照时间顺序或重要程度进行排列，确保资料的系统性和逻辑性。

（四）资料编目1.按照归档目录编制要求，对整理好的资料进行编目，填写资料的类别、名称、编号、日期、页码等信息。2.编目完成后应进行核对，确保编目信息准确无误。

（五）资料装订1.将编目后的资料按照左侧装订的要求进行装订，确保装订牢固、整齐。2.装订过程中应注意保护资料的完整性，避免损坏文件内容。

（六）资料移交归档1.资料整理装订完成后，由项目资料员填写资料移交清单，将资料移交至项目档案室进行归档。2.项目档案室应建立资料归档台账，对归档资料进行详细登记，注明资料名称、类别、编号、归档时间、保管期限等信息。

五、资料保管与借阅

（一）资料保管1.项目档案室应设置专门的档案柜或档案库房，用于存放归档资料，并确保档案柜或库房的安全、防潮、防火、防虫等。2.归档资料应按照类别、年度、项目等进行分类存放，并建立相应的索引，便于查找和利用。3.定期对归档资料进行检查和清点，发现问题及时处理，确保资料的完整性和安全性。

（二）资料借阅1.因工作需要借阅归档资料的，应填写资料借阅申请表，注明借阅资料的名称、用途、借阅时间等信息，并经项目负责人或相关部门负责人批准。2.借阅人员应按照批准的借阅时间及时归还资料，如需延期借阅，应重新办理申请手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得擅自涂改、损坏、转借他人，如因保管不善造成资料丢失或损坏的，应承担相应的责任。

六、监督与考核1.总承包单位应建立资料管理监督检查机制，定期对项目资料的整理、归档情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.将资料管理工作纳入项目绩效考核体系，对资料管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励，对资料管理不善的部门和个人进行批评教育，并责令限期整改。3.在项目竣工验收时，