深圳市希望社会工作服务中心档案管理制度

深圳市希望社会工作服务中心档案管理制度一、总则1.目的为加强深圳市希望社会工作服务中心（以下简称"中心"）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于中心各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案。3.档案管理职责中心综合部为档案管理的归口部门，负责档案管理工作的组织、协调、指导和监督。各部门负责本部门档案资料的收集、整理、立卷和移交工作，并指定专人负责档案管理工作。档案管理人员负责档案的日常管理，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、查阅和利用等工作。

二、档案的收集1.收集范围中心在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。上级主管部门及相关单位下发的与中心工作有关的文件、通知、指示等。中心与外部机构签订的合同、协议、项目书等文件。中心员工在工作中形成的各类工作记录、总结、报告、论文等。中心举办各类活动的策划方案、活动记录、照片、视频等资料。中心获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。2.收集要求各部门应明确档案收集责任人，定期对本部门形成的档案资料进行收集整理，确保档案资料的齐全、完整。档案资料应真实、准确、清晰，不得伪造、篡改。对重要的档案资料应及时收集，确保不遗漏。收集的档案资料应按照规定的分类标准进行整理，便于后续的管理和查阅。

三、档案的整理1.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类标准中心档案分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、财务工作类、人事工作类、声像档案类、实物档案类等七大类。党群工作类：包括党组织建设、党员管理、群团工作等方面的文件材料。行政管理类：包括中心的各项规章制度、工作计划、总结、会议记录、文件收发、印章管理、办公用品管理等方面的文件材料。业务工作类：包括中心承接的各类社会工作服务项目的策划方案、服务记录、评估报告、项目总结等文件材料。财务工作类：包括中心的财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等文件材料。人事工作类：包括中心员工的招聘、培训、考核、晋升、薪酬福利、劳动合同等方面的文件材料。声像档案类：包括中心在工作活动中形成的照片、视频、录音等资料。实物档案类：包括中心获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物。3.整理方法档案管理人员应按照分类标准对收集到的档案资料进行分类整理，编制档案目录。对每份档案资料应进行编号，编号应具有唯一性，便于管理和查阅。档案资料应按照顺序装订成册，或装入档案盒、档案袋等进行保管。对声像档案和实物档案应进行单独整理，并注明相关信息，如拍摄时间、地点、人物、事件等。

四、档案的保管1.保管场所中心应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.保管要求档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案的完整、安全，发现问题及时处理。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。对电子档案应进行备份，存储在安全的存储介质上，并定期进行检查和维护。对重要的档案资料应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自将档案带出档案库房，不得私自查阅、销毁档案。

五、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题、区别对待的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.鉴定组织中心成立档案鉴定小组，由综合部负责人担任组长，各部门负责人及档案管理人员为成员，负责档案的鉴定工作。3.鉴定内容档案的内容是否具有保存价值。档案的形成时间、来源、保管期限等是否符合规定。档案的完整性和准确性。4.销毁程序档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写档案销毁清册。档案销毁清册经中心领导审批后，由档案管理人员负责组织销毁。档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册存档。

六、档案的统计1.统计内容档案统计应包括档案的数量、种类、保管期限、利用情况等方面的内容。2.统计方法档案管理人员应定期对档案进行统计，填写档案统计报表，并报送综合部负责人。3.统计分析综合部负责人应对档案统计报表进行分析，及时掌握档案管理工作的情况，发现问题及时采取措施加以解决。

七、档案的查阅与利用1.查阅权限中心员工因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理人员处查阅。外单位人员因工作需要查阅档案，应持单位介绍信，填写档案查阅申请表，经中心领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。查阅档案应严格遵守查阅制度，不得擅自摘抄、复制、涂改、销毁档案。2.利用方式档案管理人员应根据查阅人的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅记录。对涉及中心机密的档案资料，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围。档案管理人员应积极主动地为中心的各项工作提供档案信息服务，充分发挥档案的作用。

八、档案的移交1.移交范围中心员工因工作调动、离职等原因，应将本人保管的档案资料移交至档案管理人员处。中心撤销、合并等情况下，应将档案资料移交至上级主管部门或指定的单位。2.移交程序档案资料移交人应填写档案移交清单，详细列出移交的档案资料名称、数量、编号等信息。档案管理人员应对移交的档案资料进行核对，确认无误后，双方在档案移交