建设单位工程资料归档制度

建设单位工程资料归档制度一、总则1.目的为加强建设单位工程资料管理，确保工程资料真实、完整、准确、有效，实现工程资料的规范化、标准化归档，便于工程竣工验收、交付使用及后期维护管理，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本建设单位负责建设的所有工程项目资料的归档管理工作。3.依据依据国家及地方有关工程建设档案管理的法律法规、标准规范，以及本建设单位的相关管理规定制定本制度。

二、职责分工1.建设单位项目负责人职责全面负责工程资料归档工作的领导与协调，确保归档工作顺利进行。审核工程资料归档计划及实施方案，对资料归档工作的质量和进度进行监督检查。2.工程管理部门职责负责收集、整理、审核本部门形成的工程前期文件、施工过程中与工程管理相关的文件资料，如项目立项批复、可行性研究报告、规划许可证、施工许可证、工程进度计划、质量安全检查记录等，并及时移交档案管理部门。组织协调各参建单位（勘察、设计、施工、监理等）的工程资料收集、整理工作，对参建单位资料归档工作进行指导和监督，确保各参建单位资料符合归档要求。3.档案管理部门职责制定工程资料归档管理制度和流程，明确归档范围、内容、格式、整理方法及归档时间要求等。负责接收、审查、整理、保管和提供利用工程资料，对归档资料进行分类、编号、装订、编目等工作，建立健全工程资料档案目录和检索系统，确保档案资料的完整性和可查性。定期对工程资料进行清查盘点，发现问题及时处理，并向建设单位报告工程资料管理情况。4.参建单位职责勘察、设计、施工、监理等参建单位应按照国家及地方有关规定和合同要求，负责各自工作范围内工程资料的收集、整理、归档工作，并对资料的真实性、完整性、准确性和有效性负责。各参建单位应明确专人负责工程资料管理工作，建立健全内部资料管理制度，严格按照本制度及相关标准规范的要求，及时将工程资料报送建设单位审核，经审核合格后移交档案管理部门归档。

三、归档范围与内容1.工程前期文件项目立项批复文件、可行性研究报告及批复、环境影响评价报告及批复、项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、地形测量图等勘察资料。初步设计文件、施工图设计文件及审查意见、设计变更通知等设计资料。2.工程招投标文件勘察、设计、施工、监理等招投标文件，包括招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。工程合同文件，如勘察合同、设计合同、施工合同、监理合同等，以及补充协议。3.工程施工过程文件施工单位形成的文件资料，包括施工组织设计、施工方案、技术交底记录、工程定位测量记录、原材料及构配件质量证明文件、试验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、单位工程质量竣工验收记录等。监理单位形成的文件资料，包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程暂停令、工程复工令、质量评估报告、监理工作总结等。工程进度、质量、安全等方面的管理文件，如工程进度计划报表、质量安全检查记录、整改通知及回复等。工程变更文件，包括工程变更申请、变更审批文件、变更图纸及说明等。4.工程竣工验收文件单位工程竣工验收报告、工程竣工验收备案表、工程质量保修书等。工程竣工结算文件，包括竣工结算书、结算审核报告等。工程竣工图，包括建筑、结构、给排水、电气、暖通等专业竣工图，竣工图应与工程实际相符，并加盖竣工图章。5.其他文件与工程建设有关的会议纪要、来往函件、通知、报告等文件资料。工程声像资料，如工程建设过程中的照片、录像等，反映工程建设全貌、重要部位施工过程及工程竣工验收情况等。

四、归档要求1.资料真实性归档资料应如实反映工程建设实际情况，不得伪造、篡改资料内容。各参建单位应对所提供资料的真实性负责，如有虚假资料，将依法追究相关单位和人员的责任。2.资料完整性归档资料应涵盖工程建设全过程的各个环节，不得遗漏重要文件资料。各参建单位应按照归档范围和内容要求，全面收集、整理本单位工作范围内的资料，确保资料齐全完整。3.资料准确性归档资料应数据准确、逻辑清晰、文字表述规范。资料中的各项数据应真实可靠，计算准确；文字表述应简洁明了、用词恰当，避免歧义；图纸应清晰准确、标注规范，与实际工程相符。4.资料有效性归档资料应符合国家及地方现行有关法律法规、标准规范的要求，资料的签字盖章手续应齐全完备，具有法律效力。无效或不符合要求的资料不得归档。5.资料格式规范归档资料应采用统一规定的格式，如纸张规格、字体字号、排版格式等。电子文件应采用通用的文件格式，如PDF、DOC、XLS、JPEG等，并确保文件能够长期有效保存和正常读取。6.签字盖章要求归档资料中的各类文件应按照规定签字盖章，签字应使用黑色或蓝黑色墨水钢笔书写，字迹清晰工整；盖章应使用红色印泥，印章应清晰可辨。签字盖章不全的资料视为无效资料，不予归档。

五、归档流程1.资料收集与整理各参建单位按照本制度及相关要求，定期收集、整理本单位工作范围内形成的工程资料。在收集资料过程中，应注意资料的完整性和准确性，对不符合要求的资料及时进行补充和修正。工程管理部门负责汇总各参建单位报送的资料，并对资料的完整性和准确性进行初步审核。审核通过后，将资料移交档案管理部门。2.档案管理部门审查档案管理部门收到工程管理部门移交的资料后，按照归档要求对资料进行详细审查。审查内容包括资料的真实性、完整性、准确性、有效性、格式规范及签字盖章等情况。对于审查中发现的问题，档案管理部门应及时与工程管理部门及相关参建单位沟通，要求其限期整改补充。整改完成后，重新提交审查，直至资料符合归档要求。3.资料整理与编目经审查合格的工程资料，由档案管理部门按照分类标准进行整理。整理内容包括资料的分类、编号、装订、编目等工作。资料分类应科学合理，便于查找和管理；编号应统一规范，具有唯一性；装订应牢固整齐，美观大方；编目应准确完整，包括资料的题名、日期、编号、责任者等信息。4.归档存储整理编目后的工程资料应及时进行归档存储。档案管理部门应建立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设备等，确保档案资料的安全保管。工程资料应按照类别和时间顺序进行排列上架存放，并建立健全档案目录和检索系统，方便档案的查询和利用。5.电子档案管理除纸质档案外，档案管理部门还应同步建立工程资料电子档案。电子档案应与纸质档案内容一致，并按照电子文件管理要求进行整理、存储和备份。电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。同时，应建立电子档案的检索和利用系统，提高电子档案的管理效率和利用价值。

六、归档时间要求1.工程前期文件在项目立项批复、可行性研究报告批复、环境影响评价报告批复、项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等文件取得后，应及时将原件或复印件归档。勘察、设计资料应在勘察、设计工作完成后，按照合同要求及时移交建设单位归档。2.工程招投标文件招投标文件及合同文件应在签订后15个工作日内归档。3.工程施工过程文件施工单位应每周定期向监理单位报送工程资料，监理单位审核后及时移交建设单位工程管理部门。工程管理部门应每月汇总整理后移交档案管理部门。隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等重要资料应在验收合格后3个工作日内归档。4.工程变更文件工程变更申请、审批文件、变更图纸及说明等资料应在变更确定后5个工作日内归档。5.工程竣工验收文件单位工程竣工验收报告、工程竣工验收备案表、工程质量保修书等文件应在工程竣工验收合格后15个工作日内归档。工程竣工结算文件应在工程竣工结算完成后30个工作日内归档。工程竣工图应在工程竣工验收合格后30个工作日内编制完成并归档。6.其他文件与工程建设有关的会议纪要、来往函件、通知、报告等文件资料应在文件形成后及时归档。工程声像资料应在工程建设过程中及时收集整理，在工程竣工验收后一并归档。

七、档案保管与利用1.档案保管档案管理部门应建立健全档案保管制度，定期对档案进行清查盘点，确保档案资料的安全完整。档案库房应保持清洁卫生，温度、湿度适宜，做好防火、防潮、防虫、防盗、防尘等工作。对易损档案应采取特殊保护措施，如复制备份、加固修复等。档案管理人员应严格遵守档案管理规定，未经批准不得擅自查阅、借阅、销毁档案资料。对档案的借阅、归还等情况应进行详细登记，确保档案的可追溯性。2.档案利用建设单位内部各部门因工作需要查阅档案资料时，应填写档案查阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应按照申请内容提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。外单位因特殊原因需要查阅档案资料时，应持有单位介绍信，经建设单位项目负责人批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。查阅过程中不得擅自摘抄、复制、拍摄档案资料，如有特殊需要，应另行办理相关手续。档案管理部门应积极主动为工程建设、竣工验收、后期维护管理等工作提供档案资料利用服务，及时准确地提供所需档案信息。

八、档案鉴定与销毁1.档案鉴定档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值和保管期限。鉴定工作应由建设单位项目负责人牵头，组织工程管理部门、档案管理部门及相关专业人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据国家及地方有关规定、本建设单位的实际情况以及档案的重要性、完整性、真实性等因素，对档案进行全面评估，确定档案的保存期限。保存期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.档案销毁对已过保管期限且确无保存价值的档案，经鉴定小组审核同意后，报建设单位项目负责人批准，方可进行销毁。档案销毁应编制销毁清册，注明档案的题名、日期、编号、保管期限、销毁原因等内容，并由档案管理人员、监销人员签字确认。销毁清册应永久保存。档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。监销人员应现场监督销毁过程，确保销毁工作彻底、规范。

九、监督检查与考核1.监督检查建设单位应定期对工程资料归档工作进行监督检查，检查内容包括各参建单位资料归档工作的组织实施情况、资料的完整性和准确性、归档时间的及时性等。工程管理部门应加强对参建单位资料归档工作的日常监督检查，发现问题及时督促整改。档案管理部门应定期对已归档资料进行质量检查，对不符合要求的资料及时提出整改意见。2.考核机制建设单位应建立工程资料归档工作考核