合同网上备案说明

合同网上备案说明一、引言合同网上备案作为现代商业活动中的一项重要举措，旨在加强合同管理，规范市场秩序，保障交易安全，维护当事人的合法权益。本说明将详细介绍合同网上备案的相关内容，包括备案的目的、范围、流程、注意事项等，以便相关人员能够准确理解和操作。

二、备案目的1.规范合同行为通过网上备案，促使合同当事人按照法律法规和相关政策的要求签订合同，确保合同条款合法、合规、公平、公正，避免出现霸王条款、欺诈条款等违法违规内容，维护市场交易的正常秩序。2.加强合同监管监管部门可以实时掌握合同签订情况，对合同的履行过程进行动态跟踪，及时发现和处理合同纠纷、违约行为等问题，提高合同监管的效率和力度，保障市场的健康稳定发展。3.保障交易安全备案信息的存在为交易双方提供了一定的保障。在发生纠纷时，备案合同可以作为重要的证据，有助于明确双方的权利义务，便于司法机关或仲裁机构进行裁决，减少交易风险，保护当事人的合法权益。4.促进信息公开透明合同网上备案使得合同信息在一定范围内公开，增加了市场交易的透明度。这有助于提高市场主体的诚信意识，促进公平竞争，同时也方便社会公众对市场交易行为进行监督。

三、备案范围1.适用合同类型一般包括但不限于买卖合同、租赁合同、建设工程合同、技术合同、运输合同、委托合同等各类民事合同以及部分行政合同（具体根据当地政策规定）。不同地区可能会根据实际情况对备案合同类型进行进一步细化和明确。2.适用主体范围涵盖了各类法人、其他组织和自然人之间签订的合同。无论是企业与企业之间、企业与个人之间还是个人与个人之间的合同，只要符合备案要求，均需进行网上备案。

四、备案流程

（一）用户注册1.访问备案系统当事人首先需要登录当地指定的合同网上备案系统网站。该网站通常由当地的工商行政管理部门、住房和城乡建设部门或其他相关监管部门负责运营和维护。2.注册账号在网站首页找到注册入口，按照系统提示填写相关信息，包括用户名、密码、联系人姓名、联系电话、电子邮箱等。确保填写的信息准确无误，以便后续能够顺利登录系统和接收相关通知。3.验证身份部分备案系统可能要求进行身份验证，常见的方式有手机验证码验证、邮箱验证等。用户按照系统提示完成验证操作，以确认账号的真实性和有效性。

（二）合同录入1.选择合同模板注册成功并登录系统后，进入合同录入页面。系统通常提供多种合同类型的模板供用户选择，用户根据实际签订的合同类型选择相应的模板。2.填写合同信息按照合同模板的格式和要求，逐一填写合同的各项条款内容，包括合同当事人的基本信息（名称、地址、联系方式等）、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。确保填写的信息与实际签订的合同一致，准确无误。3.上传附件如有需要，可上传与合同相关的附件，如合同补充协议、授权委托书、资质证明文件等。附件应清晰、完整，能够有效支持合同内容的说明。

（三）提交备案1.检查合同信息在提交备案前，仔细检查填写的合同信息和上传的附件是否准确、完整。如有错误或遗漏，及时进行修改和补充。2.提交备案申请确认无误后，点击提交备案按钮。系统将对提交的合同信息进行初步审核，检查是否符合格式要求和必填项等。3.获取备案编号审核通过后，系统自动生成合同备案编号。备案编号是该合同在网上备案系统中的唯一标识，当事人应妥善保存。

（四）备案审核1.审核流程备案申请提交后，监管部门将对合同进行审核。审核人员主要审查合同的合法性、合规性、完整性等方面。审核过程可能包括形式审查和实质审查。形式审查：检查合同的格式是否符合要求，必填项是否填写完整，附件是否齐全等。实质审查：对合同的内容进行审查，判断是否存在违法违规条款，是否损害国家利益、社会公共利益或第三人合法权益等。2.审核结果通知审核完成后，监管部门将通过系统反馈审核结果。如果审核通过，合同备案成功；如果审核不通过，系统将提示不通过的原因，当事人需根据提示对合同进行修改后重新提交备案申请。

（五）备案查询与打印1.备案查询当事人可以通过备案系统的查询功能，根据备案编号、合同当事人名称等信息查询合同的备案情况。查询结果将显示合同的基本信息、备案时间、审核状态等。2.备案打印如需获取纸质的备案合同，可在查询到合同备案信息后，在系统中选择打印功能，将备案合同打印出来。打印件应包含合同的全部内容以及备案编号、备案时间等相关信息，与电子备案信息一致，具有同等法律效力。

五、注意事项

（一）合同签订要求1.遵守法律法规合同内容必须符合国家法律法规的强制性规定，不得违反法律、行政法规的禁止性条款。如买卖合同中关于货物质量的约定不能低于国家相关标准；租赁合同中关于租金支付方式和期限的约定应符合合同法的规定等。2.条款明确清晰合同条款应明确、具体、清晰，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的语言。对于合同标的、数量、质量、价款、履行期限等关键条款，要详细准确地进行约定，防止在履行过程中产生纠纷。3.签字盖章规范合同当事人应按照约定的方式签字、盖章。签字应使用本人真实姓名，盖章应加盖单位公章或合同专用章。签字盖章的位置应符合合同约定或行业惯例，确保合同的有效性和严肃性。

（二）备案信息填写1.真实准确填写备案信息时，务必保证所填内容真实、准确、完整。不得隐瞒或虚报重要信息，否则可能导致备案不通过或承担相应的法律责任。如合同当事人的名称、地址、联系方式等信息应与实际情况一致。2.及时更新如果合同当事人的相关信息发生变更，应及时登录备案系统进行修改，确保备案信息的时效性和准确性。例如，企业名称变更、法定代表人变更、联系方式变更等情况都需要及时更新备案信息。

（三）附件上传规范1.格式要求上传的附件应符合系统规定的格式要求，常见的格式如PDF、DOC、JPEG等。确保附件能够在系统中正常显示和查阅，避免因格式问题导致附件无法上传或无法打开。2.内容完整附件内容应与合同相关且完整，能够对合同的某些条款进行补充说明或提供必要的证明材料。如建设工程合同可能需要上传施工图纸、工程预算书等附件；技术合同可能需要上传技术方案、技术评估报告等附件。

（四）时间节点注意1.备案期限不同类型的合同可能有不同的备案期限要求。当事人应在合同签订后的规定时间内完成网上备案申请，逾期备案可能会面临一定的处罚或影响合同的正常履行。例如，某些地区规定建设工程合同应在签订后30日内进行备案。2.变更备案期限如果合同在履行过程中发生变更，当事人应在变更事项确定后的规定时间内办理合同变更备案手续。变更备案的期限要求通常与初始备案期限类似，当事人需严格遵守，确保合同变更信息及时准确地记录在案。

（五）特殊情况处理1.合同解除或终止合同解除或终止后，当事人应及时向备案系统提交相关证明文件，办理合同备案注销手续。备案注销后，该合同的备案信息将不再显示在系统中。2.不可抗力等特殊原因如果因不可抗力或其他特殊原因导致无法按时完成合同备案或变更备案，当事人应及时向监管部门说明情况，并提供相关证明材料。监管部门将根据实际情况进行核实和处理，可能会给予一定的宽限期或特殊处理方式。

六、常见问题解答

（一）备案系统登录问题1.忘记密码怎么办？用户可以在备案系统登录页面点击"忘记密码"链接，按照系统提示进行密码找回操作。通常需要输入注册时使用的手机号码或电子邮箱，系统将发送验证码到预留的手机或邮箱，通过验证后即可重置密码。2.无法登录系统，提示账号被锁定？这可能是由于多次输入错误密码导致账号被暂时锁定。用户需联系备案系统的管理部门或客服人员，提供相关身份信息进行解锁操作。

（二）合同录入问题1.合同条款填写错误，如何修改？在提交备案申请前，如果发现合同条款填写错误，可直接在合同录入页面进行修改。修改完成后，再次检查确认无误后提交备案申请。2.合同模板不适用，能否自定义合同格式？一般情况下，建议尽量使用系统提供的合同模板进行录入。如果确实需要自定义合同格式，应先咨询备案系统管理部门，了解相关要求和操作方法。确保自定义的合同格式能够满足备案审核的需要，且不会影响合同信息的准确录入和存储。

（三）备案审核问题1.备案审核需要多长时间？备案审核时间因地区、合同类型和审核工作量等因素而异。一般情况下，简单合同的审核可能在几个工作日内完成，复杂合同的审核时间可能会延长。当事人可以在提交备案申请后，通过备案系统查询审核进度，了解审核状态。2.审核不通过，修改后重新提交备案申请，是否需要重新排队审核？通常情况下，修改后重新提交备案申请，审核部门会优先处理。但具体是否需要重新排队审核，可咨询当地备案系统管理部门，以了解其具体的审核流程和规定。

（四）备案查询与打印问题1.备案查询结果显示"无记录"，是什么原因？可能存在以下几种原因：一是合同尚未完成备案，如正在审核过程中或提交备案申请后但审核未通过；二是输入的查询信息有误，如备案编号错误、合同当事人名称错误等；三是系统故障或数据传输问题导致查询结果不准确。当事人可仔细核对查询信息，或联系备案系统管理部门进行排查。2.备案打印件能否作为合同原件使用？备案打印件与电子备案信息一致，具有同等法律效力，可以作为合同原件使用。但在某些特定情况下，如涉及重大法律纠纷或需要提供更原始的证据时，可能仍需要提供合同签订时的原始纸质合同文本。

七、结论合同网上备案是加强合同管理、维护市场秩序、保障交易安全的重要手段。当事人在进行合同网上备案时，应严格按照规定的流程