医院办公室工作制度

医院办公室工作制度一、总则医院办公室是医院行政管理的综合协调部门，负责医院的行政管理、文件处理、会议组织、信息沟通、接待来访等工作，为医院的正常运转提供全方位的支持与保障。为加强医院办公室的规范化管理，提高工作效率和服务质量，特制定本工作制度。

二、岗位职责办公室主任1.全面负责医院办公室的行政管理工作，制定办公室工作计划和规章制度，并组织实施。2.组织协调医院行政事务，传达医院领导指示，督促检查各项工作的落实情况。3.负责组织医院行政会议，做好会议记录，整理会议纪要，并跟踪会议决议的执行情况。4.审核医院重要文件、报告、工作计划等，确保文件质量和工作的规范性。5.负责医院的对外联络与协调，处理与上级主管部门、其他医院及相关单位的关系。6.组织安排医院的接待工作，负责重要宾客的迎送、陪同和接待安排。7.领导办公室工作人员完成各项工作任务，定期进行工作检查和评估，提出改进意见和建议。8.完成医院领导交办的其他临时性工作任务。

秘书1.负责医院各类文件的收发、登记、传阅、归档和保管工作，确保文件流转的及时性和准确性。2.协助办公室主任起草、审核、印发医院文件，做好文件的保密工作。3.负责医院行政印章的管理和使用，严格按照印章管理制度办理盖章手续。4.做好医院各类会议的筹备工作，包括会议通知、场地布置、会议资料准备等，并做好会议记录。5.负责医院信息的收集、整理、分析和报送工作，及时为医院领导提供决策依据。6.协助办公室主任处理日常行政事务，如办公用品采购、车辆调度、电话接听等。7.完成办公室主任交办的其他工作任务。

档案管理员1.负责医院档案的收集、整理、分类、编目、装订和保管工作，确保档案资料的完整性和安全性。2.建立健全医院档案管理制度，制定档案管理流程和规范，指导各部门做好档案资料的收集和整理工作。3.负责档案的查阅、借阅和利用工作，严格按照档案借阅制度办理相关手续，确保档案的合理使用。4.定期对档案进行清理和鉴定，对已过保管期限或失去保存价值的档案，按照规定进行销毁处理。5.做好档案库房的管理工作，保持库房整洁、通风良好，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。6.完成办公室主任交办的其他档案管理相关工作任务。

信息员1.负责医院信息系统的日常维护和管理，确保信息系统的正常运行。2.收集、整理医院内部和外部的各类信息，及时更新医院网站、微信公众号等信息平台的内容。3.负责医院信息的发布和推送工作，确保信息的准确性和及时性，提高医院信息的传播效果。4.协助医院各部门做好信息系统的使用培训和技术支持工作，提高员工的信息化应用水平。5.关注行业动态和信息安全形势，及时采取措施保障医院信息安全，防止信息泄露和网络安全事故的发生。6.完成办公室主任交办的其他信息管理相关工作任务。

接待员1.负责医院接待室的日常管理工作，保持接待室的整洁和有序。2.热情接待来访人员，主动询问来访事由，及时通知相关部门或人员进行接待。3.做好来访人员的登记工作，记录来访时间、来访人员姓名、单位、事由等信息。4.根据接待规格和要求，为来访人员提供茶水、饮料等服务，并引导来访人员到相应的接待地点。5.协助做好重要宾客的接待工作，如安排参观、介绍医院情况等。6.完成办公室主任交办的其他接待相关工作任务。

三、工作流程文件处理流程1.收文医院办公室收到上级部门、其他单位或本院各部门发来的文件后，由秘书进行签收、登记。秘书根据文件的性质和内容，填写文件传阅单，呈办公室主任阅批。办公室主任根据文件的要求和医院的实际情况，做出批示，明确承办部门或人员，并注明办理期限。秘书按照批示将文件传阅给相关部门或人员，并做好传阅记录。承办部门或人员在规定期限内完成文件的办理，并将办理结果反馈给办公室。秘书将办理完毕的文件进行整理、归档。2.发文医院各部门需要以医院名义发文的，应填写发文稿纸，经部门负责人审核签字后，交办公室秘书审核。秘书对发文稿纸的内容、格式、文字表述等进行审核，确保文件质量。审核无误后，呈办公室主任签发。办公室主任根据文件的重要性和性质，决定是否需要医院领导签发。如需医院领导签发，办公室主任将发文稿纸呈医院领导审批。医院领导审批通过后，秘书将发文稿纸交文印室排版、印制。文印室印制完成后，秘书对文件进行校对、盖章，并按照发文范围进行分发。秘书将发文的原稿、校样、发文登记等资料整理归档。

会议组织流程1.会议筹备办公室主任根据医院工作安排和领导要求，确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并下达会议通知。秘书负责会议资料的准备工作，包括会议议程、会议文件、汇报材料等，并提前发放给参会人员。做好会议场地的布置工作，包括桌椅摆放、音响设备调试、投影仪安装等，确保会议设施正常运行。安排会议记录人员，准备好会议记录所需的文具和设备。2.会议召开会议记录人员准时到达会议现场，做好会议记录的准备工作。会议开始前，主持人宣布会议纪律和议程安排。参会人员按照议程依次发言、讨论，会议记录人员认真记录会议内容，包括发言要点、讨论结果、决议事项等。会议过程中，秘书负责维持会议秩序，及时为参会人员提供服务。3.会议结束会议结束后，秘书及时收集会议资料，对会议记录进行整理、校对，形成会议纪要。办公室主任审核会议纪要，确保会议纪要内容准确、完整，能够真实反映会议讨论情况和决议事项。办公室主任将审核通过的会议纪要印发给参会人员和相关部门，并跟踪会议决议的执行情况。

接待工作流程1.接待准备接待员接到接待任务后，及时了解来访人员的基本情况、来访目的、接待规格等信息，并向办公室主任汇报。办公室主任根据接待任务的要求，制定接待方案，明确接待流程、接待人员、接待费用等事项。接待员按照接待方案的要求，做好接待准备工作，包括预订酒店、安排车辆、准备礼品、布置接待室等。提前与来访人员取得联系，确认来访时间、行程安排等信息，并告知接待注意事项。2.接待实施接待员提前到达接待地点，迎接来访人员。如有需要，安排车辆将来访人员接到医院。将来访人员引导至接待室，为来访人员提供茶水、饮料等服务，并介绍医院的基本情况。根据接待规格和安排，安排医院领导或相关部门负责人与来访人员进行会见、会谈。在会见、会谈过程中，接待员负责做好服务工作，如记录谈话内容、提供翻译等。根据来访人员的行程安排，安排参观医院的相关科室、设施等。负责来访人员的餐饮、住宿等生活安排，确保来访人员的生活舒适、便利。3.接待结束来访人员离开时，接待员负责送行，并表示感谢。接待任务完成后，接待员及时对接待过程中的各项费用进行结算，并整理接待资料，归档保存。对来访人员的意见和建议进行收集、整理，及时反馈给相关部门，并跟踪落实情况。

四、工作规范文件管理规范1.文件的起草应符合国家法律法规和医院的相关规定，内容准确、表述清晰、格式规范。2.文件的收发、传阅、归档等环节应严格按照规定的流程进行，确保文件流转的及时性和准确性。3.严格执行文件保密制度，对涉及医院机密的文件要妥善保管，防止泄露。4.定期对文件进行清理和归档，确保文件资料的完整性和可查阅性。

会议组织规范1.会议的筹备工作应充分、细致，提前确定会议主题、议程、参会人员等信息，并及时通知相关人员。2.会议记录应准确、完整，如实记录会议讨论情况和决议事项，会后及时整理形成会议纪要。3.会议期间应保持良好的秩序，参会人员应按时到会，遵守会议纪律，不得随意早退或中途离场。4.会议结束后，应及时跟踪会议决议的执行情况，确保会议精神得到有效落实。

接待工作规范1.接待工作应热情、周到、得体，根据接待规格和要求，合理安排接待流程和服务内容。2.接待人员应熟悉医院的基本情况和接待礼仪，能够准确、流利地介绍医院的相关信息。3.严格控制接待费用，按照接待方案的要求合理安排经费支出，杜绝铺张浪费。4.接待过程中应注重收集来访人员的意见和建议，及时反馈给相关部门，以便不断改进医院的工作。

五、保密制度1.医院办公室工作人员应严格遵守国家保密法律法规和医院的保密制度，保守医院的机密信息。2.对涉及医院的技术秘密、商业秘密、患者隐私等信息，未经医院批准，不得擅自泄露给任何单位或个人。3.文件资料的起草、打印、传阅、保管等环节应严格按照保密规定进行操作，确保文件资料的安全。4.医院办公室应定期组织保密教育和培训，提高工作人员的保密意识和防范能力。5.对违反保密制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。

六、印章管理制度1.医院行政印章由办公室专人负责管理，严格按照印章使用规定进行使用。2.使用印章前，需填写印章使用申请表，经相关部门负责人审核签字，报办公室主任审批后，方可盖章。3.印章管理人员应认真核对印章使用申请表的内容，确保盖章事项符合医院的规定和要求。4.印章使用时，应在印章使用登记簿上进行登记，注明盖章日期、盖章事项、盖章人等信息。5.严禁在空白纸张、空白介绍信等文件上加盖医院行政印章。6.印章管理人员应妥善保管印章，确保印章安全。如发现印章丢失或被盗，应立即报告办公室主任，并采取相应的措施。

七、办公用品管理制度1.医院办公室负责办公用品的采购、保管和发放工作。2.各部门根据工作需要，填写办公用品领用申请表，经部门负责人审核签字后，交办公室领取办公用品。3.办公室定期对办公用品进行盘点，根据库存情况及时采购办公用品，确保办公用品的正常供应。4.办公用品的采购应遵循公开、公平、公正的原则，选择质量可靠、价格合理的供应商。5.严格控制办公用品的浪费，鼓励员工节约使用办公用品，降低办公成本。

八、车辆管理制度1.医院办公室负责医院车辆的调度、使用和管理工作。2.各部门因工作需要使用车辆的，应提前填写车辆使用申请表，经部门负责人审核签字后，交办公室安排车辆。3.办公室根据车辆的使用情况和工作安排，合理调度车辆，确保车辆的高效使用。4.驾驶员应严格遵守交通法规，安全驾驶车辆，定期对车辆进行保养和维护，确保车辆性能良好。5.车辆使用过程中发生交通事故或其他问题，驾驶员应及时报告办公室，并协助处理相关事宜。6.严格控制车辆的费用支出，定期对车辆费用进行核算和分析，确保车辆费用的合理使用。

九、考勤制度1.医院办公室工作人员应严格遵守医院的考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.如需请假，应提前填写请假申请表，按照规定的审批权限进行审批。请假批准后，将请假申请表交办公室备案。3.办公室定期对工作人员的考勤情况进行统计和公示，对违反考勤制度的行为进行通报批评，并按照医院的相关规定进行处理。4.加班应按照医院的加班制度进行申请和审批，加班后应及时填写加班申请表，经审批后作为计算加班工资的依据。

十、培训与考核1.医院办公室定期组织工作人员进行业务培训，提高工作人员的业务水平和综合素质。2.培训内容包括行政管理知识、文件处理、会议组织、接待礼仪、信息管理等方面。3.办公室建立工作人员考核制度，定期对工作人员的工作表现进行考核评估。4.考核内容包括工作业绩、工作态度、团队协作等