采购方式及程序管理办法

——采购方式及程序管理办法一、总则为规范供应链企业的采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，同时确保采购自主权并接受集团监管，特制定本采购方式及程序管理办法。二、采购方式（一）询比价采购1.由3个及以上符合资格条件的供应商一次报出不得更改的价格，经评审确定成交供应商。2.适用条件：采购需求清晰、准确、完整；采购标的物技术和质量标准化程度较高；市场资源丰富、竞争充分，潜在供应商不少于3家。（二）招标采购1.严格按照《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》等法律法规执行。2.适用条件：法律法规明确规定的必须招标的项目；企业自愿采取招标方式的项目。（三）谈判采购1.同时与2个及以上符合资格条件的供应商分别进行一轮或多轮谈判，经评审确定成交供应商。2.适用条件：采购标的物技术复杂或性质特殊，采购方不能准确提出采购需求；采购需求明确，但有多种实施方案可供选择；市场供应资源缺乏，符合资格条件供应商只有2家；采购由供需双方以联合研发、共担风险模式形成的原创性商品或服务。（四）直接采购1.与特定的供应商进行一轮或多轮商议，根据商议情况确定成交供应商。2.适用条件：涉及国家秘密、国家安全或企业重大商业秘密；因抢险救灾、事故抢修等不可预见的特殊情况需要紧急采购；需采用不可替代的专利或者专有技术；需向原供应商采购，否则将影响施工或者功能配套要求；有效供应商有且仅有1家；为保障重点战略物资稳定供应，需签订长期协议定向采购；国家有关部门文件明确的其他情形。三、采购流程（一）需求提出1.需求方根据实际需求，填写详细的采购需求单，明确采购商品的规格、型号、数量、质量要求等信息。2.需求单应经过部门负责人审核，确保需求的合理性和准确性。（二）采购计划制定1.采购部门根据需求单，结合库存情况和市场供应情况，制定采购计划。2.采购计划应包括采购方式、预计采购时间、预算金额等信息。（三）供应商选择1.优先从供应商备案库中选择供应商。如库内无合适供应商，按照询比价采购方案执行。2.对供应商进行综合评估，包括经营情况、供应能力、品质能力、价格竞争力等。（四）采购实施1.根据采购方式，开展采购活动。对于招标采购，按照招标程序进行；对于询比价采购，向不少于3家供应商发出询价单；对于谈判采购，与供应商进行谈判；对于直接采购，与供应商进行商议。2.采购过程中，应确保程序的规范性和透明度，保留相关记录。（五）合同签订1.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括商品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.合同签订后，报XX集团备案。（六）交货验收1.供应商按照合同约定交货，采购部门组织验收。2.验收人员应对照合同和需求单，对货物的品种、数量、质量、规格等进行检查，确保货物符合要求。3.如货物不符合要求，应及时与供应商协商解决，必要时进行退货或换货。（七）质量检验1.质检部门对采购的货物进行质量检验，确保货物质量符合合同约定和相关标准。2.检验合格的货物办理入库手续；检验不合格的货物，按照合同约定进行处理。（八）财务结算1.采购部门将验收合格的货物及相关凭证提交财务部门，办理结算手续。2.财务部门按照合同约定和公司财务制度，进行付款操作。四、供应商管理（一）供应商备案库建立1.建立供应商备案库，对供应商进行分类管理。2.定期对供应商进行评估和考核，动态更新供应商信息。（二）供应商评估1.从供应商的资质、信誉、供应能力、价格、质量、售后服务等方面进行综合评估。2.评估结果作为选择供应商的重要依据。（三）供应商合作1.与优质供应商建立长期稳定的合作关系，共同提升供应链的效率和竞争力。2.对供应商进行定期的沟通和交流，及时解决合作中出现的问题。五、集团监管（一）备案管理1.与第三方供应商签订的框架协议，应及时报XX集团备案。2.备案内容包括框架协议的主要条款、供应商信息等。（二）监管权限1.XX集团有权对供应链企业的采购活动进行监管，但不干预具体的买卖行为。2.供应链企业应积极配合集团的监管工作，提供必要的资料和信息。（三）信息共享1.建立与XX集团的信息共享机制，定期向集团汇报采购情况。2.对重大采购项目和异常情况，及时向集团报告。六、采购商品分类（一）大宗商品采购类1.包括建设工程所需钢材、砼材及各类辅材。2.采购应遵循批量采购、集中管理的原则，降低采购成本，提高采购效率。（二）其他零星采购1.包括办公用品采购及各类耗材、园林绿化材料供应、市政工程（含养护）材料、基建工程（含装修）材料采购等。2.零星采购应根据实际需求，灵活选择采购方式，确保采购的及时性和准确性。七、质量保证（一）合格证明1.所采购商品需有供应方提供合格证、检测报告等质量合格证明。2.如所供应产品无需提供合格证明，以供需双方约定参数为准。（二）质量追溯1.建立质量追溯机制