2025广州天翼机电设备有限公司合同管理规程

2025广州天翼机电设备有限公司合同管理规程第一章总则第一条为规范广州天翼机电设备有限公司（以下简称“公司”）的合同管理工作，保障公司合法权益，预防合同风险，提高合同管理效率，根据相关法律法规及公司实际情况，特制定本规程。第二条本规程适用于公司各部门、分支机构及子公司（以下简称“各部门”）在对外经济活动中签订、履行、变更、解除及终止各类合同的行为。第三条合同管理遵循“统一管理、分级负责、防范风险、保障权益”的原则，确保合同管理规范、有序、可控。第二章合同管理机构与职责第四条公司合同管理实行归口管理机制。公司设立合同管理领导小组，负责统筹协调合同管理工作。领导小组办公室设在法务部，负责具体落实合同管理相关工作。第五条各部门负责人是本部门合同管理的第一责任人，负责本部门合同的审查、签订、履行及争议处理等事项。第六条法务部为公司合同管理的归口部门，具体职责包括：（一）制定、修订公司合同管理制度及流程；（二）审核公司重大合同；（三）指导各部门规范合同管理；（四）监督合同履行情况，协调处理合同纠纷；（五）管理公司合同档案；（六）对合同管理情况进行定期检查和评估。第七条财务部负责对合同涉及的财务事项进行审核，包括但不限于付款方式、金额、时间等，并监督合同履行中的资金支付情况。第八条业务部门负责合同的具体谈判、签订及履行工作，确保合同内容符合业务需求，并在履行过程中及时反馈问题。第三章合同管理内容第九条合同管理包括合同的计划、签订、履行、变更、解除、终止、档案管理及监督检查等环节。第十条合同管理的主要内容包括：（一）合同文本的起草、审查及签署；（二）合同履行过程的监督与管理；（三）合同履行中的变更、解除及争议处理；（四）合同档案的归档与管理；（五）合同管理的考核与责任追究。第四章合同的签订第十一条合同签订前，业务部门应进行充分的调查与论证，确保合同内容符合公司发展战略及业务需求。第十二条合同文本的起草应遵循以下原则：（一）符合法律法规及公司制度；（二）明确合同双方的权利义务；（三）条款表述清晰、不产生歧义；（四）维护公司利益，防范风险。第十三条合同文本分为标准合同和非标准合同。标准合同由法务部统一制定；非标准合同需经法务部审核后方可使用。第十四条合同签订前需进行以下审查：（一）合法性审查：确保合同内容不违反法律、法规及公司章程；（二）合规性审查：确保合同内容符合公司内部管理制度；（三）风险性审查：评估合同履行中的潜在风险，并制定相应的防范措施；（四）经济性审查：确保合同经济条款合理，符合公司利益。第十五条合同审查流程：（一）业务部门提交合同初稿至法务部；（二）法务部进行合法性、合规性及风险性审查；（三）财务部进行经济性审查；（四）审查通过后，由法务部提交至公司领导审批；（五）审批通过后，由合同相对方签署。第十六条合同签署时，需使用公司统一的合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。第十七条合同签署后，法务部应及时将合同文本分别送交业务部门、财务部及档案管理部门存档。第五章合同的履行第十八条合同履行过程中，业务部门应严格按照合同条款执行，确保合同顺利履行。第十九条业务部门在合同履行过程中发现以下情况应及时向法务部报告：（一）合同相对方未按约定履行义务；（二）合同履行过程中出现重大风险；（三）其他需要处理的问题。第二十条法务部负责监督合同履行情况，协调处理合同履行中的问题，必要时采取法律手段维护公司权益。第六章合同的变更与解除第二十一条合同履行过程中，如需变更或解除合同，需经双方协商一致，并签订书面协议。第二十二条合同变更或解除需履行以下程序：（一）业务部门提交变更或解除申请；（二）法务部进行合法性审查；（三）财务部进行经济性审查；（四）公司领导审批；（五）与合同相对方签订书面协议。第二十三条合同变更或解除后，业务部门应及时将变更或解除协议送交法务部及档案管理部门存档。第七章合同的终止与解除第二十四条合同因履行完毕、解除或其他原因终止后，业务部门应及时办理相关手续，并向法务部提交终止证明。第二十五条合同终止后，财务部应核对账目，确保所有款项已结清。第二十六条合同终止后，业务部门应将相关资料交由档案管理部门存档。第八章争议处理第二十七条合同履行过程中发生争议时，业务部门应通过友好协商解决；协商不成时，应及时向法务部报告。第二十八条法务部负责组织协调争议处理，必要时采取法律手段维护公司权益。第二十九条争议处理过程中，业务部门应配合法务部提供相关材料，并及时反馈进展。第三十条争议处理结束后，法务部应将相关材料归档，并进行总结分析，提出改进建议。第九章合同档案管理第三十一条合同档案管理是合同管理的重要环节，各部门应高度重视合同档案的归档与管理工作。第三十二条合同档案包括合同文本、补充协议、变更协议、解除协议、履行凭证等相关材料。第三十三条合同签订后，业务部门应立即将合同档案送交档案管理部门归档，并填写《合同档案移交清单》。第三十四条档案管理部门应建立合同档案管理制度，确保档案的安全、完整及可追溯性。第三十五条合同档案的查阅、复制需经档案管理部门负责人审批，并做好登记。第十章监督检查与责任追究第三十六条公司法务部负责对各部门的合同管理情况进行定期监督检查，发现问题及时提出整改意见。第三十七条监督检查的内容包括：（一）合同管理制度的执行情况；（二）合同履行情况；（三）合同档案管理情况；（四）合同争议处理情况。第三十八条对于以下行为，公司将追究相关责任人的责任：（一）未按本规程规定签订、履行、变更、解除及终止合同的；（二）因管理不善导致公司利益受损的；（三）弄虚作假，提供虚假合同资料的；（四）其他违反本规程的行为。第三十九条违反本规程的行为，根据情节轻重，给予批评教育、经济处罚或行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第十一章附则第四十条本规程自发布之日起实施。第