文书档案岗位培训

1机关文书档案整理讲座本课程主要交流六个方面的内容：

一、几个基本认识二、制定归档制度和适时修订三、整理归档的文书文件四、鉴定工作的组织五、档案的移交六、本课程内容回顾2（一）所指“机关”的范畴。本课程所指的机关包括党委、政府、人大、政协、团体机关，具有行政职能的事业单位、自治组织。（二）七个基本术语《档案工作基本术语》DA/T1-2000@1、专业档案2、档案整理

3、立档单位4、全宗5、档号

6、全宗指南7、全宗卷34档号编制的基本原则：一个全宗内各门类档案的分类号与目录号不重复、一个目录号内案卷号不重复、一个案卷内文件序号不重复、一份（件）文件的页号不重复。（见《档号编制规则》DA/T13-1994）

行业标准：档号编制规则.doc

划分全宗：主要是看立档单位是否有根本性的变化，这种根本性的变化主要包括政治性质、基本职能等。在政治性质不变的情况下，就看基本职能有无根本变化，如撤销、新成立（含临时机构）、合并等。

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（三）接手档案工作的一般准备1、具有档案专业学历证明或取得档案岗位培训证书，对国家、本地区、本行业有关档案方面的规定、规范等基本掌握；

2、了解本单位已有的档案管理制度和档案实体，对不明白的问题，或者是自身无力解决的问题等，善于借力；

3、按经审核同意的本单位文件材料归档范围收集应归档的文件材料；6

4、区分全宗（有没有多全宗的情况？）。

@同一全宗里的分类方案应保持相对稳定。

5、一个全宗档案的整理。7(四)文书档案的一般理解:文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它是综合反映本单位党政工团及业务活动等各方面总体情况，记录本单位发展过程和基本历史面貌的一类档案，是全部档案的一个重要组成部分。8文件转化为档案的基本条件：－－文件－－－－档案－－1、办理完毕；2、保存价值；3、系统整理、移交归档。9（六）文件运转程序101112从上可以看出，档案形成不是一个部门一个人的事，它与工作流程紧密相关，工作流程是共识，可以说流程决定了档案的凭证价值。收、发文处理单主要有手工与OA两种形式，现多为OA处理单。按“双套制”要求，OA处理单须出纸质，且有主要负责人或校对人员的亲笔签名。本课程主要交流六个方面的内容：

一、几个基本认识

二、制定归档制度和适时修订三、整理归档的文书文件四、鉴定工作的组织五、档案的移交六、本课程内容回顾1314初始态的编制工作已完成2007年1月份我局《转发国家档案局关于〈机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定〉的通知》（穗档[2007]1号）通例

解读适时修订主要面临本单位的工作内容增减、机构变化等之时。归档制度内容包括：文件材料归档范围和档案保管期限表、归档时间、归档要求、归档程序等。15（一）文件材料归档范围归档范围是归档制度最重要的内容，是指哪些文件需要归档，哪些文件不必归档；是筛选有价值信息资源保存下来的重要工作之一；是监督文件收集归档齐全、完整的依据。正确划定归档范围是保证归档文件齐全、完整、系统的关键。编制形式可按工作职能，也可按工作机构。16归档范围划分的原则：

（1）以“我”为主，以“人”为本。划定文书档案归档范围，各单位应根据国家、本地区、本行业的有关规定（8号令、10号令），结合本单位“三定方案”突出反映本单位基本职能活动和各项业务工作。

以“我”为主即收文应以是否与单位工作有直接关系、本单位是否需要办理、本单位日后是否查考利用为文件归档的出发点。以“人”为本即将与人有关的文件材料大多永久保存。17（2）不能“有文必档”，不能“有档不归”。

归档范围确定重点掌握两点：一是本单位形成的文件材料（发文）只有少部分不归档；要掌握不归档文件有哪些？二是本单位收到的文件中（收文）需要归档的只是收文中的一小部分。因此，我们在掌握本单位文书档案归档范围时，要重点抓住本单位形成文件中不归档的部分，以及收文中归档的部分。

显然：归档范围制定的准确比划定保管期限还关键。

18（3）不能将专业档案纳入文书档案归档范围。有的单位将专业档案归入文书档案……这类现象之前较多见，应将专业档案作为综合档案管理分类中“业务档案”的属类，过去已经归入文书档案的，无需拆卷，但从现在开始按专业档案来整理，并在全宗指南和当年归档文件整理说明中说明。专业档案需另外编制归档范围。近几年与有关部门联合制定了好几个专业档案相关管理办法。

19（4）表述多用具体文件类型，不用“重要的”和“一般的”。对国家、行业规定中的“重要的”、“一般的”要定量地界定为本单位应归档文件材料类型，且具有可操作性（先确定一个界线以统一做法）。（具体有学习参考8号令解释）@20（二）文书类档案保管期限编制文书类档案保管期限的基本原则有两条：一是凡反映本单位基本历史面貌、主要职能活动，在维护国家、单位和职工权益等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。应重点研究和把握。二是凡反映本单位一般工作活动，在一定时期内有查找利用价值的材料，应列为定期(30年、10年)保管。（标时制分界线约为2007年）

21（三）文件归档范围和档案保管期限表体例最好增加一列表明责任岗位从流程看：归档范围和保管期限的制定不是一个部门一个人的事。22（四）文件材料归档范围和档案保管期限的编制流程@23

（五）归档时间指单位档案全部归档的时间，主要有两个时间段：一是约为次年3月底前。归档文件的整理工作由文件处理部门或业务部门分别完成。二是约为次年6月底前。归档文件的整理工作由档案室集中完成。24（六）归档要求与程序

1、纸质文件同步数字化或电子文件同步纸质化归档

2、归档的文件必须齐全完整3、归档的文件必须系统科学4、归档的文件必须优质精炼5、归档的文件必须及时迅速6、文件归档要有交接手续本课程主要交流六个方面的内容：

一、几个基本认识二、制定归档制度和适时修订

三、整理归档的文书文件四、鉴定工作的组织五、档案的移交六、本课程内容回顾2526整理归档的文书文件常态化整理历史欠帐类整理27常态化整理随办随归式整理；年底集中式整理（平时用铅笔标件号与期限,年底集中调整后再改用钢笔）

均含同步双套化的工作：纸质的，数字化；电子的，纸质化。28按件整理法档案整理有立卷整理和按件整理两种方式，目前文书档案所用的整理方法为按件整理法。按件整理法全称归档文件整理方法。按件整理方法执行时间的分界线为2001年，特别对于市直单位或档案纳入进馆范围的单位要留意。具体请关注我局网站上公布的档案接收质量标准。29按件整理方法的应用条件适用于文书文件的归档。前提条件：要配备计算机和优秀的档案管理软件。

采用标准：归档文件整理规则DA/T22-2000（体制外的单位参照）广州市执行归档文件整理规则实施细则(进馆要求)30在前述将应归档的文件材料收集齐全的基础上，下面就以本市实施细则分别进行讲述。

1、确定档案整理环节

由单位制度决定，是文件处部门、业务部门分别整理完成后交档案室，还是由档案室集中整理。

2、整理步骤312、步骤：收集→区分年度和保管期限→裁切→组件→逐件加盖“归档章”及填写相应内容→填写“归档文件目录”表→填写备考表→文件装盒→编制盒标签→档案盒入库上架→撰写“归档文件整理说明”→将“归档文件整理说明”与“归档文件目录”装订→编制归档文件目录标签→目录存于阅览室目录柜(共14步)。323、整理工具的准备33(2)正文与附件为一件。(3)正文与文件处理单（包括文件处理单（表）、拟办单、发文稿头纸、签批条等）应作为一件。(4)原件与复制件为一件。(1)文件正本与定稿为一件。（含不同文字文本：中外、汉少）(5)转发文与被转发文为一件。(6)报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。(7)来文与复文可为一件4、件的构成(组合件及其排列)@广州市执行归档文件整理规则实施细则3.3、6.1、6.2.134

（1）拆除易生锈钉。

（2）文件修整。

第一，修裱破损文件。

第二，复制字迹模糊或易褪变的文件。

第三，超大纸张折叠。（3）装订5、对归档的文件的技术处理356、装订原则与方式选择：装订原则：符合档案保护要求，维护文件的原始面貌；成本低廉，简便易用。(1)从材料的安全和经济来比较，线装比较好。(2)可以使用不锈钢订书钉，但要注意封口形态，(3)可以采用点粘贴方式，但可逆性差，尽量少采用。36“三孔一线”装订法377、现行常用的分类方法：主要有两种

年度—机构或问题—保管期限分类法：在机构规模比较大，内设机构相对稳定且分工明确，归档文件数量较多的单位采用。需有机构或问题类目表，并有对应的归档范围。

年度—保管期限分类法：在机构规模比较小，内设机构简单或职能有交叉，归档文件数量较小的单位采用。38

8、归档文件的排序和编件号：

排列和编件号在最低一级类目下进行。

(2)同一事由(相同工作内容、同一次活动、同一项工作、同一个会议等)内归档文件的排列：按文件形成时间的先后顺序排列。

(3)成套性文件(如会议记录、报刊等)的排列：相对集中排列。

(4)对未及时归档文件的排列：排在相应类别的最后。

(1)不同事由间归档文件排列：可按办结归档时间的先后顺序排列。39注：一个单位的文书档案采用此法分类，有多少个机构或问题就有多少条从“1”起编的流水件号。40注：一个单位的文书档案采用此法分类，只有三条从“1”起编的流水件号。419、加盖归档章，填写相应项目内容按确定的分类标准及件号顺序填写相应归档章内容。无则不需填进馆单位的全宗号由相应档案馆给定，在机构改革时要与同级档案行政管理部门协商档案处置。424310、编目即编制归档文件目录。有手工填写与计算机录入（档案管理软件著录或EXCEL表）一是按归档章上的年度、机构、保管期限录入年度、机构、保管期限：44二是录入件号：按件号顺序录入。表明归档文件目录编制对象是每件归档文件。45

(1)填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，注意不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明、难以判断的简称。三是录入责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。46

(2)联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录，以体现“以我为主”的精神。

(3)机关内部文件等，常会出现未署责任者的情况，编目时应尽量根据文件内容、形式等特征考证出责任者后填写。47四是录入文号：即发文的字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。应照抄文件上的文号。如“某信息化[2004]28号”等。48五是录入题名：要注意对题名不准确的订正。例一：“××市档案局关于转发档发[1999]180号文件的通知”

应重拟题名并抄录为：“××市档案局关于转发[××省档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见]的通知”49题名例二：“××市档案局通报”应重拟题名并抄录为：“××市档案局[关于市直机关达标升级情况的]通报”录入题名时，为方便检索，类似的问题要注意：(1)会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。

(2)有些归档文件的附件独立性强，如目录中只著录正件题名，不能反映出附件的内容，可在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”号。如：“关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附：市民公约）”。5051六是录入日期：文件的形成时间。即发文时间（文件的落款时间）。用8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2004年3月19日，标注为2004031952七是录入页数：填写每件归档文件的总页数。文件中有图文的页面为1页。53八是录入备注：备注项用于录入归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移交、销毁、互见等等。54计算机录入先将所有应著录的项目录入档案管理系统或EXCEL表。@再通过设定的目录格式打印“归档文件目录”。

(1)构成：归档文件目录由封皮、归档文件整理说明、归档文件目录表格组成。

(2)归档文件整理说明：内容：立档单位全称(简称)、成立时间、本年度内设机构及单位党政主要领导人变化情况、本年度立档单位主要工作概况、本年度文件归档情况（包括归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量多少件、需要说明的问题等）

机关示例

企业示例归档文件整理说明置于永久期目录夹内55归档文件目录的构成与装订：56应单独装订成册并填写封面标签。装订成册的方式要根据需要而定：可以每年按保管期限将永久、长期或30年、短期或10年各装订一本目录；也可以将永久、长期或30年、短期或10年合在一起装订成一本目录；归档文件目录不需放入盒内，也不需编制目录号。市直单位一式三份，基层单位一式两份。

(3)归档文件目录的装订：5758编制“归档文件目录”封面与脊背标签考虑到需进馆，对于市直单位最好是以保管期限来组织目录。5911、装盒填写盒脊背项目6011、装盒填写备考表(印于盒底内侧)61装盒：装满（忌爆满）一盒再装下一盒；分机构的，按给定机构顺序装盒。6211、装盒

装盒的具体要求包括：（1）不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒（2）不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒（3）分机构的情况下，不同机构形成的归档文件不应放入同一档案盒。63

装盒时应注意以下问题：

（1）应根据文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲受损。

（2）档案盒只是归档文件的装具，不具备整理单位的作用。因此，并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内，只须按照排列的先后顺序依次装盒；一盒装满后，顺次装入下一盒就可以了。6413、归档整理审核人需审核：(1)归档是否齐全，保管期限划分是否准确(2)装订方式及材料是否符合档案保护要求(3)分类是否科学、合理(4)编号时有无重号、断号现象(5)著录是否规范、准确(6)归档文件整理说明的撰写是否规范(7)装盒是否符合要求不同年度、不同期限、不同机构不装同一盒要装满(8)归档涉密文件目录填写与排列等是否符合涉密档案管理的要求6514、档案盒入库上架66历史欠帐类整理要知道档案其实是附带产生的，需要优化流程，把归档当作任一工作的“结算”环节，指定专人按规范将档案及时管理起来。那种要“大投入”的是档案整理的“历史欠帐”。6768“历史欠帐”类整理，由于档案整理工作量比较大，要开展培训、有人指导，结合实际研究消化相关规范，依现状制定本单位档案整理工作方案，应连同数字化（通过EXCEL方式也可@

）打包购买社会服务：69电子文件归档的一般程序(针对未实现档案信息系统管理全文的单位)按有关规定（上级和本单位的）确定电子文件需要归档版本和格式，包括重要电子文件的纸质输出以及电子文件的格式转换；文件积累和暂时保存；检查可读性和一致性，进行鉴定和整理；建立应归档电子文件库；编制目录（或归档电子文件登记表）；编制归档说明；脱机备份，确定保管方法（含安全和保密等）、载体和地址；对存储载体进行标识、编制存储载体目录；定期开展可读性检测和迁移工作等。本课程主要交流六个方面的内容：

一、几个基本认识二、制定归档制度和适时修订三、整理归档的文书文件

四、鉴定工作的组织五、档案的移交六、本课程内容回顾7071鉴定工作的组织

一、成立档案鉴定工作领导小组

二、建立健全档案鉴定工作制度

三、档案的销毁示例72流程本课程主要交流六个方面的内容：

一、几个基本认识二、制定归档制度和适时修订三、整理归档的文书文件四、鉴定工作的组织

五、档案的移交六、本课程内容回顾73档案的移交

档案室向档案馆移交档案的时间要求：1.广州市列入进馆范围档案保存20年移交；2.区、县级市列入进馆范围档案保存10年移交；3.保存条件差的经协商同意可以提前移交。现在全省也开展保存5年移交试点工作。移交前须由进馆单位作解密清理。74本课程主要交流六个方面的内容：

一、几个基本认识二、制定归档制度和适时修订三、整理归档的文书文件四、鉴定工作的组织五、档案的移交

六、本课程内容回顾757677文书档案整理的回顾@7879本课程主要交流六个方面的内容：

一、几个基本认识二、制定归档制度和适时修订三、整理归档的文书文件四、鉴定工作的组织五、档案的移交六、本课程内容回顾谢谢大家！809、春去春又回，新桃换旧符。在那桃花盛开的地方，在这醉人芬芳的季节，愿你生活像春天一样