旅差及应酬费用管理制度

1.0目的有效控制因公外出人员所发生的费用，避免超标消费。范围适用于本集团所有出差人员旅差及应酬费用之报销。3.0定义（无）4.0职责本文件所涉及的各部门所有人员都必须严格执行。各项费用之呈报必须符合实际，若查出有弄虚作假等欺骗行为，将取消该次所有费用的报销，并按《违纪过失处理制度》处理。5.0内容5.1旅差费用分为：交通费、住宿费、伙食津贴、外出培训补助。5.1.1国内给付标准如下(币别：人民币)级别费用类别董事/总经理经理DCBA交通费实支实支实支实支实支实支每日住宿费实支120元/双人房100元/双人房80元/双人房80元/双人房津贴半日实支201512108全日实支5035302520注1：半日——指出差时间内有一餐（中或晚）在外用餐；全日——指出差时间内两餐（中和晚）均在外用餐。注2：于下午12:45后销差者方可当在外用中餐处理；于晚上7:30以后销差者方可当在外用晚餐处理，如果是晚上通宵在外出差(部门经理需在报销单上注明并签字确认),0：45前视为半日；早上7：30后视为全日。注3：伙食津贴属一种差额补贴，并非是支付员工用餐的费用(这部分已在工资中体现)。注4：相同性别的员工一起出差，以两人住一间为标准，其住宿费用则以两人之中的高级别者对应的双人房住宿标准为标准。5.1.2香港或境外给付标准如下(币别：港币级别费用类别董事/总经理经理DCBA交通费实支实支实支实支实支实支每日住宿费实支300元/双人房300元/双人房津贴半日实支4030303030全日实支90707070705.1.3外出培训无伙食津贴，交通补助标准如下（币别：人民币）：地点费用广东省内深圳市区XXX区XXX镇补助标准140元/次30元/次20元/次10元/次注1：外出培训不可约公司车或外请的士，不得再另外报销交通费。注2：此标准不分福利级别，总经理级除外。注3：若公司集中约车培训，则无培训津贴产生。注4：此标准只适用于广东省内培训，省外培训、省内（深圳市外）培训产生的住宿费，其它仍照本制度5.1.1或5.1.2执行。注5：集团内部往返出差无伙食津贴产生5.1.4境外(美国)给付标准如下(币别：美元级别费用类别董事/总经理经理D级人员C级人员B级人员A级人员交通费实支实支实支实支实支实支每日住宿费实支150元/双人房150元/双人房餐费早餐实支1010101010中餐实支3030303030晚餐实支30303030305.1.5境外(欧洲)给付标准如下(币别：欧元级别费用类别董事/总经理经理D级人员C级人员B级人员A级人员交通费实支实支实支实支实支实支每日住宿费实支150元/双人房150元/双人房餐费早餐实支1010101010中餐实支2525252525晚餐实支2525252525注1：以上出差美国、欧洲费用需凭小票实报实销,出差人员应根据出差欧美各地的实际消费奉行节约的原则控制费用的支出，不能超过以上最高限额。注2：境外出差人员请填写《境外出差人员差旅费报销明细表》5.2交通费1、交通费需以单据认定，使用公司交通工具者交通费则不予以报销。2、经理级因业务需要外出，可搭乘的士（业务范围，不含休假往返）。3、主管级（含）以下所有人员业务外出，原则上应搭乘中巴等公共交通工具，若确有特别急或非常重要的情况经总经理批准可以请的士或约公司车。4、如外出人数超过3人或外出时间超过晚上8点时，有特别情况而需请专车或搭乘的士者，须经总经理批准，否则其费用一律不予报销。5、往返香港的交通费以火车为主，标准为普通等，如陪同客户，经总经理的批准可乘坐头等。6、香港境内的交通，原则上应搭中巴、地铁等公共交通工具，若确有特别急或非常重要的情况经总经理批准可以搭乘的士。7、出差人员需提前三天将经上级批准的<出差预订机票、酒店申请表>交财务总监秘书处代为预订机票及酒店，除特殊批准外，自行预订不予报销。详见附件一：《出差预订机票、酒店流程》。8、代客约车，约车单可由部门经理授权人签批。但报销时，需由部门经理于<现金支出传票>面单上签批，约车单则可免部门经理签批。注：1、以上特殊情况，可先征得总经理口头同意，回公司报销时，注明原因由总经理在报销单上加签确认。5.3住宿费1、只有同时满足以下条件者，方有住宿费用产生：—旅差目的地在50公里以外且当日无法返回；—执行公务或有业务项目支持；2、对于出差者因商务单位有提供住宿的，出差者不得报销住宿费用；若因出差必须要住宿时，应首先获得所属经理批准(可以是口头批准)，在指定地方住宿(无指定地方的除外)。3、住宿费用凭住宿发票实报实销，原则上不得超过5.1之给付标准，对于因参加外训或到外地参加活动由举办单位统一安排食宿，或根据实际情况，造成住宿费用的确会超支的，须经其总经理以上的批准方可予以报销。4、如本公司备有住宿场所时，不支付住宿费。5、如果需要长期外驻出差时，应采用于当地租房的方式。5.4膳费1、外出培训或到外地参加活动，组委会安排统一用餐时，采用实报实销方法（需凭证）。除此之外，均采用包干方法，具体依给付标准报销，无需发票单据。但由公司供应膳食或已报支交际费者，则不支餐费。2、经理级因业务需要请客用餐，每人每餐不应超过70元，如有非常特殊情况，超标部分需独立列出并注明原由，由总经理加签。非常特殊情况由总经理界定并审批。3、总经理应酬费不受此限制，但需经董事总经理或董事长审批。除TKI业务人员外，主管级（含）以下人员未获得上级(指经理级以上人员)授权，不得有请客费用产生；获上级授权所发生的请客费用，需列为其上级的应酬费用中考核。TKI之业务人员（市场工程师及项目工程师）允许有应酬费用发生，其标准同5.4之2，其费用只需由部门经理签批即可。本公司外协单位的生产跟进人员均无请客费用产生。出差返厂后，出差者应到门卫室由保安员在<员工出厂放行条>(司机则为<车辆出厂放行条>)，注明销差时间（经理及有通行证人员则无需），并将其中一联取回(外训除外)。5.5送礼、应酬经理级(含)以下所有人员因业务上需送礼或到一切娱乐场所应酬(不包括5.4第2条)，须先征得所属总经理批准。5.6报销手续与审批，详见《行政费用报销制度》。6.0记录和表格记录编号保存地点期限空白表格员工出厂放行条FG-ZW-79保安一年财务部同帐单保管期限车辆出厂放行条FG-ZW-38保安一年财务部同帐单保管期限旅差报销单FG-CW-09财务部同帐单保管期限出差预订机票、酒店保险申请表FG-CW-85财务部同帐单保管期限7.0参考文件和资料（无）8.0本文件自年月日正式生效。9.0本制度主管部门：。10.0本制度解释权归属。附件一出差预订机票、酒店流程流程负责人流程说明查询航班/酒店信息查询航班/酒店信息填写填写<出差预订机票、酒店申请表>审批<审批<出差预订机票、酒店申请表>预订机票、酒店预订机票、酒店确认机票、酒店确认机票、酒店通知旅行社出票通知旅行社出票票据返还票据返还报销和付款报销和付款出差人包括航班、酒店、出发及回程时间等信息。-出差路线应选择直线路线，若需转机，应按就近转机原则，出发地应选择费用较低（不影响行程）的地点。-财务预订酒店，出差人必需提供酒店名称和所在区域，否则不预订（出差人也可通过当地客户代订或自行预订酒店，但费用不能超出标准，否则不予报销）注：机票统一由财务预定，除非特别批准。出差人——直接上级-若上级出差，则由上级电话告知集团财务总监，同意后由财务总监代签。-出差人至少提前三天将审批后的申请表交财务。财务总监助理最少选择三间旅行社进行比较，采用低价优选原则，并将相关信息反馈给出差人/部门负责人。部门负责人-确认票价、航班、酒店等信息是否符合要求，符合则通知财务总监助理购票。-若行程、时间或地点等变动，则出差人需在原申请表上更正并交上级重新签批后