行政管理专科毕业论文-实现办公室行政管理精细化的思路与对策

i摘要办公室行政部门作为企事业单位的综合性管理部门，其管理工作涉及企事业单位的方方面面。在新时代，企事业单位的发展离不开高效科学的办公室行政管理工作，办公室行政管理对企事业单位的健康发展与经济效益提高有着一定的推动作用。为了满足新形势下的企事业单位发展需求，企事业单位办公室行政部门需要改变工作思路，摈弃常规思维，借助不断改革的行政管理工作，为企事业单位的发展灌注新活力，有助于企事业单位综合管理水平的提高。企事业单位办公室行政部门是连接企事业单位管理层与职工层的综合办事部门，对于企事业单位各部门的工作衔接发挥着重要的作用，因此办公室行政管理工作的精细化，能够提高办事效率，推动企事业单位可持续发展。本文对精细化办公室管理的理念进行了梳理，并提出了如何做好精细化办公室管理工作。关键词：办公室；行政管理；精细化管理；思路；对策

绪论行政管理部门是企事业单位的综合管理部门，在企事业单位的日常管理中发挥着重要作用。搞好科学高效的管理，是现代企事业单位更好地迎接市场挑战的必要条件，对促进企事业单位稳定发展、提高经济效益具有积极作用。适应新形势的需要，必须继往开来，摒弃旧观念，不断改革和完善综合治理工作，不断为企事业单位的发展注入新的活力，增强企事业单位的综合竞争力。随着时代的不断发展，传统的企事业单位办公室行政管理模式已经无法适应逐渐庞大而繁杂的工作，办公室改革势在必行。办公室工作效率滞缓的主要原因可以从人的因素、环境因素和管理因素等方面进行讨论。目前，对于办公室的改革多趋向于精细化管理，精细化管理的内容包括“五精四细”，其不仅能使工作人员的工作效率、工作进度、工作质量等得到提升，还能够减少过度消耗，节省经费，使企事业单位现有的人力、物力、财力等资源得到最大化运用。办公室行政管理的作用分析具备策划作用与企事业单位当中的领导层相比，办公室当中的行政管理人员所能够接触到企事业单位基层的机会更多，所以行政管理人员对企事业单位当中各项信息以及资料的了解和掌握也相对更为全面一些，从而能够更好地辅助企事业单位领导层做出更多更为准确科学的决策，进而能够充分发挥出出谋划策的作用。不过这种策划作用并不是取代领导层而擅自做出某种决定，其主要凸显在辅助性作用方面，能够为领导层做出各项决策提供相应的信息以及建议作为参考，进而促使企事业单位领导层做出的各项决策，能够贴合企事业单位实际情况，保证各项决策的适用性以及有效性。具备协调作用对于企事业单位办公室行政管理工作来讲，其还呈现出了非常强的协调作用。在企事业单位实际运营发展的过程当中，通常都需要各个部门以及各个人员之间的协调发展，需要尽量避免各个部门或者各个人员之间产生冲突以及矛盾，使其能够切实围绕企事业单位自身发展战略目标不断提供自身应有的服务。企事业单位办公室行政管理工作便能够对此发挥出强有力的协调作用，其能够通过对不同部门的任务以及职责的有效分析，利用行政管理手段对各个部门之间的关系进行调节以及及时作出有效沟通，进而为企事业单位健康稳定的运行发展提供一份保障。具备整理管理作用企事业单位办公室行政管理工作还能够在企事业单位实际运营发展过程中发挥出整理以及管理作用，且属于企事业单位各项工作顺利开展的一个重要基础条件。例如：企事业单位在实际运营发展的过程当中所涉及到的各种档案资料等，便需要相关行政管理人员来进行详细的分类以及整理。除此之外，企事业单位在开展各种会议的过程中，也需要相关行政管理人员的有效参与，同时结合会议开展的实际需求，来对会议流程作出科学合理的设置，并且对出席会议的相关人员作出相应的服务以及管理，从而促使企事业单位的各种会议能够顺利有序地开展下去。企事业单位办公室行政管理存在的问题行政办公制度不够完善任何企事业单位当中的各个部门都必须要有相应的规章制度，才能够保证各个部门的工作得以顺利高效地开展，从而更好地为企事业单位做出服务。而管理制度的合理性以及完整性则是保证办公室行政管理工作顺利开展的一个重要条件。从现状来看，部分企事业单位在实际运行的过程中较为缺乏一个完整的行政办公制度，这使得办公室行政管理工作的实际质量以及效率都不高。甚至部分企事业单位并没有结合办公室行政管理工作的性质来制定一个有别于其他部门的规章制度，所施行的制度也和其他部门大同小异，缺乏良好的针对性，同时实用性以及操作性都不够强，这对企事业单位办公室行政管理工作的高效开展产生了极为不利的影响。各部门之间的协同性相对较差对于企事业单位办公室行政管理工作来讲，其实际开展的过程中需要企事业单位内部各个部门以及各个工作人员积极有效的配合、沟通以及合作才可以顺利高效的完成，所以企事业单位办公室行政管理工作并不是一个人以及一个部门能够独立完成的。从现状来看，很多企事业单位在实际开展行政管理工作的过程中，存在部分职工以及部门缺乏较为良好的协作能力，难以开展有效的交流和沟通，更缺乏较为良好的合作意识，在工作过程中出现问题时，往往容易出现互相推诿的现象，这使得办公室行政管理工作质量以及效率难以得到有效提升，从而促使企事业单位的管理成本在一定程度上不断增加。相关工作人员自身综合素质相对较低从现状来看，在部分企事业单位当中，存在相关行政管理人员综合素质偏低的问题，难以胜任企事业单位办公室行政管理这份工作。由于办公室工作存在着一定的特殊性，所以很容易导致一些工作在出现问题后没有具体的责任人可以进行追究，这便导致在此类问题出现时，企事业单位办公室行政管理人员难以及时有效地对相应问题进行解决，同时由于部分职工综合素质相对较低，缺乏较为良好的责任感以及主人翁意识，所以在面对这种没有明确责任的问题时，往往也容易抱着不够积极的心态来进行处理，最终的结果便是问题解决的不够彻底，逐渐形成问题堆积，进而引发更多更大的问题产生，这对企事业单位的正常运行产生了极为不利的影响。除此之外，由于企事业单位办公室行政管理人员的综合素质相对较低，导致其缺乏较为良好的精细化管理意识，这使得在各种办公室制度以及规定进行制定的过程中，难以具体全面地考虑相应的完善内容，更难以细致客观地分析和统计出目前行政管理工作存在的问题以及不足之处，进而对精细化管理的实施产生了不利影响。企事业单位办公室行政管理精细化的思路进行管理科目的细化与量化长期以来，我国的办公管理一直是模糊管理。根据以往的经验和管理者的“个人发挥”，无法保证管理的有效性和连续性。要实现有效的办公管理，必须改变这种模糊管理模式，真正实现办公管理精细化、精细化、量化的工作模式。所谓精细化，就是将一项工作或任务按照一定的逻辑细分为若干部分，有利于领导对工作的统筹考虑，掌握每一部分和细节。特别是对工作任务进行细化和分解，有利于工作流程的建立和完善，进而实现各环节的时间控制，提高工作管理水平。量化是对工作各个环节的工作量进行度量，从而将任务安排转化为工作的量化安排，提高工作效率。引入流程化与标准化理念在行政办公管理中，流程也有着广泛的应用。应用过程的概念就是学习对工作任务进行分解，然后根据工作任务的自然发展阶段实现工作任务的顺序连接。标准化是在办公室行政工作过程管理的基础上，对管理工作进行合理梳理，建立各项管理工作的标准，如如何做好、在多大程度上高质量地完成工作、在多大时间内合格或优秀地完成工作等。引入流程化、标准化的理念是提高办公管理效率的保证。强化协同化与经济化的意识办公室的行政工作不能一个人完成，只能通过各部门、各环节、各成员的配合才能实现。以文件签署为例，从接收到处理再到归档，文件的传递需要经过多个环节。没有相互的合作，这项工作很难完成。因此，我们必须树立协作意识。同时，我们要有经济意识，以最少的消耗获得尽可能多的产出。企事业单位办公室行政管理精细化的对策办公室管理的科学化、精细化不仅体现在工作方式的转变上，也体现在管理理念的转变上。这就要求管理者不断提高自身素质，根据自身要求改进和创新工作模式，实现办公管理的科学化和精细化。加强办公室文化建设通常，经验丰富的领导者了解下属的风格和特点，知道他们最容易出现问题的地方。当前的管理应提倡“放大抓小”的理念，即从细节上体现管理效果更有利于提高效率。“放大”是指管理层负责人应发布所有下属职工职责范围内的所有事项。例如，业务部在业务政策的指导下，如何开展市场业务工作、谈判、市场推广和宣传，需要高层管理人员和基层管理人员共同讨论，让他们自由发挥，做好监督检查工作。采用制度化管理方式“无规矩，不成方圆”。为了真正有效地保证精细化管理方案成为现实并取得既定效果，有必要制定激励约束制度。摩托罗拉早在30年前就建立了流程管理体系，不仅形成了内部控制标准，而且体现了公司的经营原则。本控制标准对涉及销售、采购、财务、薪酬、融资、制造、知识产权保护等业务流程作了详细规定。在实施精细化管理之前，应梳理出一套完整、系统、详细的规章制度体系，作为精细化管理按规定办事的依据。企事业单位为了生存和发展的需要，制定了本系统的、专业的统一规章制度，要求职工按照与企事业单位经营、生产、管理有关的规范和规则行事和工作。没有统一规范的企事业单位管理体制，企事业单位的发展战略就不可能实现。全面提高职工的素质精细化管理的实施对职工的心理、技能和知识提出了更高的要求。事实上，精细化管理的实质是对职工更专业的要求，通过提高专业素质和技能，将职工的工作要求固化到每个人的工作习惯中。因此，要真正实现管理的精细化，必须培养大批合格的专业人才，通过人才的专业化，实现管理过程的专业化、精细化、规范化。企事业单位要注重细节管理。实施细节管理并不困难，但很难一如既往地坚持细节管理。在办公室每月制定的月度工作计划中，可在月初根据计划对办公室领域的工作进行量化和精细分解，明确各阶段的负责人和任务，使工作成果和完成情况一目了然。深化精细化管理理念创新存在于细节之中，细节是创新的源泉。细节的价值在于实施精细化管理的过程。最重要的是要有标准化与创新相结合的意识。规范方法是基本的、不可或缺的条件、要求和手段。创新的方法和技能是在标准化基础上发展的要求和手段。规范是“精致”的体现，是创新的方向和动力。“精细”领域将管理的标准化和创新结合起来，引领企事业单位走向成功。许多企事业单位的领导者在追求创新时，无论是技术创新还是管理创新，都习惯于追求完美，却很少有“从细节中看到精神”的关怀和耐心。相反，成功企事业单位家海尔集团总裁张瑞敏在谈到创新时表示：“创新不等于高科技，创新存在于企事业单位的每个细节。”结束语综上所述，办公室管理中存在着管理目标不明确、管理方法不科学、管理人员职业素质不高等问题，需要寻找有效对策，加强办公室管理的精细化，细化和量化工作流程；完善管理制度，提高管理者的管理意识，注重职工职业素质的提高。精细化的办公管理系统不仅是提高整个管理效率的最佳手段，而且可以通过降低管理成本获得更高的效益。同时，在全办公室建立一套完善、科学的规章制度管理体系，通过合理化、精细化、科学化，把精细化意识落实到每一位职工身上，为我国的经济社会建设做出贡献。

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