小型会议策划方案12篇

第小型会议策划方案12篇

小型会议策划方案小型会议的策划方案可分为：会前准备工作、会中接待工作、会后工作。

(一)会前准备工作

(1)确定会议议题。会议议题是会议讨论的问题、决策的对象。

(2)拟定会议议程、日程及程序。议程，是会议所要通过的文件、解决的问题的概略安排;日程，是在一般时间内会议进行的具体安排，一般采用简短的文字或表格方式，将会议期间每天上午、下午及晚上的活动列出即可。程序，是一次会议按照时间先后或依次安排的`工作步骤。

(3)准备会议各类资料。会议资料包括：会议发言稿、报告、会议通告等。

(4)提出与会人员名单。

(5)选定酒店会场。会场大小适中，以每人平均2-3平方米为宜，酒店地点合适，交通发达，酒店设施齐全，客房及用餐等各方面条件优越。

(6)会议经费预算。预算内容包括：住宿费、餐费、会场租赁费、文件印刷费、车旅费等。

(7)发布会议通知。各项会议准备工作基本就绪后，应尽早发出开会通知，参加人数较多或较庄重的会议宜发书面通知并请与会者回函确认。

(8)制定会议须知。内容主要包括会议保密纪律、请假制度、作息时间及其他注意事项等。会议须知是否制定可视会议情况而定。

(9)布置会场。小型会议的会场布置要求简单使用。确定会场布置形式，日常工作会议的会场布置多呈圆形、椭圆形、长方形、正方形、一字形等;座谈会、讨论会的会场布置多呈半圆形、回字形、U字形、口字形等;培训班类型的会议会场布置多为设置讲台或讲桌的教室形。座次的安排遵循中间高于两边、左边高于右边、前高于后、远离门的高于离门近的等规律。

(10)制发会议证件。会议证件可分为会议正式证件和工作证件两大类。会议正式证件可分为：代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬证等。工作证件可分为：工作证、记者证、出入证、汽车证等。

(11)了解与会者的基本情况。与会者基本情况

：单位、姓名、职务、性别、民族、抵达时间、抵达方式、日程安排等。

(12)落实检查会场的情况及其他事项。会场情况：照明、扩音、服务、录音、会场鲜花等，会议资料的分发及摆放。

(二)会中接待工作

(1)接站及协助与会者入住并通知与会者活动日程安排。

(2)安排好与会者开会期间的食宿。

(3)会议进行时密切关注会场设施设备(照明、扩音、录音、录象、电子文稿演示等)的运行，督促服务人员的服务工作。

(4)及时征求与会者意见并满足其合理要求。

(三)会后工作

(1)征求与会者对接待工作的意见，并做好记录。

(2)将订购的返程票交到与会者手中。

(3)协助与会者结算费用。

(4)落实返程安排及送行车辆并送站。

(5)通知来宾单位接站。

(6)将会议的有关文字材料整理归档。会议记录的格式：会议组织情况要写明会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人，会议记录内容：会议议程、议题、讨论过程、发言内容、决定事项等。

(7)印发会议纪要、会议决定事项通知。

小型会议策划方案大型会议活动的住宿组织需求事前制定计划，内容通常要包含所住宾馆的地点、标准、费用、房间分配原则等。这一计划也能够同饮食组织方清

(2)计算住宿人数。可分为两步，第一步依据会议活动告诉的回执、报名表计算到会的大致人数，并据此核算预定的房间数量;第二步是计算实践签到的人数，这一数字对比精确，是最终落实房间和床位的依据。住宿人数应当包含需求住宿的记者、与会者的随行人员以及会务工作人员。

(3)剖析与会者的状况。要合理组织住宿就要先剖析与会者的性别、年龄、职务、职称、专业以及生活习惯、相互关系等。通常状况下，应当恰当照看女人、年长者和职务较高者。假如组织两人一间房间，把一样附近专业的与会者组织在一起有利于交流。与会者如带随行人员，可把他们组织在一起或组织在相邻的房间，以便于他们开展工作。但有专门规定的在外。

(4)断定预定房间的数量。预定房间的.数量既要思考与会者的人数和他们的具体状况，同时也要依据会务办理和效劳的实践需求。比如，有时会务工作部分需在宾馆建立值班室或暂时单位，有时与会者需求在宾

馆内会晤客人，这就需求恰当预定若干会客厅。假如分组讨论的会议组织在宾馆内举办，还应预定巨细适中的会议室。有时需求留出机动房间，以便遇到特殊状况时做暂时调剂。

(5)与会者签到时分发房间钥匙并由效劳人员引导进入房间。

小型会议策划方案【篇10】(一)安排方式：这里有几种方法来处理会议的团体住宿，最简单的方法是由参会者自己安排住宿，但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，如果不事先保留房间，会产生下列问题:

1.遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使参会者住在距离会场较远的地方。

2.参会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的能力。

3.会场租金可能较高(如会场也在饭店)，通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。

因为会议公司经常与酒店合作，酒店都有协议价给到会议服务公司，所以客房和会场预订最好选择会议公司合作，善达公关就是您理想选择之一。

(二)住宿程序：一旦预订的房间决定后，决定用哪4种基本住宿程序是你需要的：

1.告诉饭店所有参会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。

2.告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。

3.经由专业会议服务公司代为处理。

4.经由主办单位的住宿组人员负责。

(三)预定会议住宿的方式：会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。

订房卡：如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡，是免费的`。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由参会者直接向饭店订房。

这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误，通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认，另外也可以注明有任何税金或服务费。

另外还有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓励参会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。

住宿单：住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写陪同人员名字，希望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告诉饭店收款方式，内容包括：

1.注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。

2.注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。

3.房间只保留到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。

4.要求饭店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他们。

一旦房数被确定后，住宿局/观光局会提供你一份饭店资料，让你参考与选择，然后再由主办单位与饭店业务代表谈房价。

如果可能，最好实际去看一下使用饭店房间的设备，这不但有助于你房价的讲价，同时提出一些参会者可能会问的问题，请饭店人员答复，同时也可以了解饭店预订作业和前台服务情形。

特别预订：有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的人或团体，并给予特别处理，例如：总计预订400间，40间为VIPs(贵宾)使用，其余360间为参会代表，使用特别预订是因为有些记者和参展商都要特别小心接待。

详细与饭店业务代表讨论细节，并诉诸文字，彼此要了解：

1.特别预订多少房间，什么类别和房价。

2.预订的作业程序。

3.什么时限内未使用的房间转到一般预约中。

在决定特别预订前，可能需要不同表格，对参展厂商的表格可以用不同颜色或注明特别截止日，对于贵宾(VIPs)则注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。

工作人员房间预订和免费房间：在一般参会者住宿安排开始前，先分派好工作人员住宿和免费房间。

一般来说工作人员及免费房间的住房表直接送给饭店业务人员，包括名字和地址、职称或注明他(她)在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是免费房间，由谁支付房间费和附带费用(如电话、洗衣等)。工作人员所住的房价通常会提供较优惠价格，来降低主办单位的成本。

最好注明他们的身分，因为饭店经常根据你这份住房表提供贵宾(逮VIPs)特别礼遇(如送水果、小礼物等)，你可能也希望将确认函直接给你，由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。

(四)住宿表格的内容：住宿表格通常由会议筹办人草拟、由主办单位印制，但准备表格前先确认

有关作业原则，例如截止收件日、确认回函寄给主办单位或饭店、是否接受电话询问。

虽然有些住宿表格对某一特定团体要求一些额外资料，一般标准表格包括下列内容：

1.主办单位名称。

2.会议名称。

3.会议日期。

4.会议地点。

5.收件截止日期。

6.确认函回信地址。

7.各饭店的房价。

8.税金明细。

9.饭店的地理位置图。

小型会议策划方案【篇11】为顺利通过自治区6月中旬对我市集体林权制度主体改革检查验收，部署近期我市林改内业整理、完善工作。拟定于5月24日召开林改迎检有关工作会议，现拟方案如下：

一、会议时间：20__年5月24日上午（或下午）准时开会（待定）。

二、会议地点：人民会堂江平厅（暂定）

三、主持人：市委常委、市委办主任林春胜

四、参会人员：

1、市领导：朱胜勇书记、林春胜主任、裴绍柏副市长、谢启清副主席、潘湘云副主任；

2、三镇党委书记、镇长、分管副镇长；

3、林业局班子领导；

4、市司法局局长、法制办主任；

5、市林改办人员。

五、会议议程：

1、听取三镇人民政府、林业局、调处办对当前林改工作汇报；

2、市委常委、副市长裴绍柏作林改迎检有关工作部署；

3、谢启清副主席、潘湘云副主任对相关分管工作讲话；

4、市委书记朱胜勇作重要指示。

六、其他事项：

（一）三镇、林业局、司法局、法制办参会人员由市政府办通知；

（二）朱书记讲话材料由由林业局提供报市委办审定；

（三）裴副市长讲话材料由林业局提供报市政府办审定；

（四）会务布置和新闻媒体由政府办通知。

小型会议策划方案【篇12】一、会议名称：

20__年__影视集团年终表彰大会

二、会议时间：

20__年11月18日8:30x11:3014:00x18:00

三、会议分组安排：

组别

负责人

负责内容

总指挥是整个会议流程、安排及各小组总领导。

策划组

会议内容、会场布置、会议、会议方式等策划。

组织组

根据各组需求，安排人员及分配工作。

后勤组

车辆、安保、饮食、休息服务及领导接站到站服务工作等。

宣传组

通过各种传播渠道宣传会议及会议参加人员通知工作。

秘书组

会议前材料的派发和领导讲话记录、语言文字翻译、会议总结。

四、具体时间安排

上午

6:00

各工作组就位、车辆出发、工作人员就位开始布置。

8:30x10:00

各考勤组开始对相关人员、签到考勤工作。

10:00x11:30

省委领导讲话、机关单位相关人员讲话。

11:30x12:30

全体人员用餐。

下午

13:45x14:00

各考勤组开始对相关人员、签到考勤工作。

14:00x16:00

集团领导讲话，各分公司负责人讲话及相关报告与总结。

16:00x18:00

年终表彰、先进代表讲话、各部门领导进行相关总结。

18:10

各工作组就位、车辆出发、工作人员就位开始整理会场。

五、会议内容

第一项：省委领导讲话(省委领导、相关机关单位通过ppt、数据及相关材料讲述__影视集团近几年的发展以及在政府的帮助下所取得的成绩及以后相关扶持政策。)

第二