长沙德发兴食品有限公司采购与付款内部控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介.................................................................................................................1

2公司采购与付款内部控制现状.............................................................................1

2.1公司采购与付款流程.................................................................................1

2.2公司现有采购与付款制度.........................................................................2

3公司采购与付款内部控制制度存在的问题.........................................................3

3.1采购与付款业务中岗位分配不合理.........................................................3

3.2采购计划与供应商管理不到位.................................................................3

3.3采购与付款审批问题.................................................................................3

3.4采购退货管理问题.....................................................................................4

4公司采购与付款内部控制制度优化设计.............................................................4

4.1采购与付款业务岗位优化设置.................................................................4

4.2优化采购计划完善供应商管理.................................................................5

4.2.1优化采购计划................................................................................5

4.2.2完善供应商管理.............................................................................5

4.3加强采购与付款审批管理.........................................................................6

4.4完善采购退货管理.....................................................................................7

5设计效果及小结....................................................................................................8

参考资料....................................................................................................................9

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长沙德发兴食品有限公司采购与付款内部控制制度

优化设计

1公司简介

长沙德发兴食品有限公司成立于2002年09月18日，注册资金500万元，

位于湖南省长沙市宁乡县玉潭镇新山路54号。交通发达，物流齐全，货物发送

快捷，可中转至全国各地。该公司的所属行业为农副食品加工业，以生产威化饼

干，面包，生粉类，熟粉类糕点，手工蛋卷等系列产品为主，产品远销粤，赣，

云，贵，渝等地。长沙德发兴食品有限公司的公司宣言是一代德发兴，人以德为

本，致力创新，不断发展，共赢同兴，不屑追求，与新老顾客共创辉煌。公司的

组织结构图、各部门设置分别如下图所示。

总经理

生产部办公室质检部购销部

饼糕蛋

财研质采销

干点卷培厂仓

务发检购售

制制制训务务

部部部部部

作作作

图1公司组织结构图

2公司采购与付款内部控制现状

2.1公司采购与付款流程

长沙德发兴食品有限公司现在运行的采购与付款流程为采购员出差确定供

应商，询价后与供应商确定采购合同，合同带回后进行付款申请，将合同和申请

1

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单交由财务部门审核，财务部门确认无误后交由总经理签批，之后财务部门进行

付款，供应商发货，货到后由验收员进行货物清点，无误后确认入库。目前公司

采购与付款流程如下图：

符合付款申

总经理签批付款

请

采购员申请

财务审核

付款

不符合付款

驳回申请

申请

图2公司采购与付款流程图

2.2公司现有采购与付款制度

表2公司制度表

制度名称具体内容制定部门

1员工要严格遵守《食品安全法》的有关规定。

2.采购食品或食品原料要认准“QS”标志，要向供应商

索要检验合格证、化验单和其它有关证明。严禁采购无

生产厂址、无生产日期、无质量检验单的“三无”产品。

《原材料采购要3.采购的原材料必须是新鲜的、无污染的，符合应有的采购部

求》营养要求。

4.采购食品添加剂必须是国家允许使用的。

1.不采购有毒原材料，有害原材料，腐烂变质原材料，

霉变生虫原材料。

《禁购原材料》2.不采购没有质量检测合格证和化验单的原材料。采购部

3.不采购超过保质期及其它不符合规定包装的原材料。

1.原材料支款凭单：其内容包含付款业务的主要内容

（部门、金额、用途、收款单位名称）及其整体审批流

程。

2.发票

《付款制度》3.原材料支付申请单财务部

4.原材料拨款单

5.付款说明:付款说明的主要内容为本次付款的具体情

况，涉及付款依据（如合同规定等），具体金额

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3公司采购与付款内部控制制度存在的问题

3.1采购与付款业务中岗位分配不合理

长沙德发兴食品有限公司领导者的采购观念相对较为滞后，对采购部门的重

视不够。采购部门的设置相对比较简单，公司的管理者比较注重公司产品的销售

过程，从而就疏忽了采购部门的管理。公司的采购部经理下面只设置了采购员和

订单管理员，设置的岗位过少容易出现以下情况：采购员询价不用心，没有货比

三家，采购原材料价格过高导致生产成本过高，从而减少公司盈利。有时一人身

兼多职，同时担任财务部门成员和采购部门成员，作假机会多。采购员与验收员

为同一人可能会导致采购材料数量与验收入库材料数量不符。

3.2采购计划与供应商管理不到位

公司对原材料及其他东西的采购缺乏计划性，采购的流程和模式还是遵循传

统方法。公司是根据顾客订单上的数量进行产品原材料的采购，受到公司规模、

销售额和资金的限制，因此采购原材料时比较严谨。采购部门一般是采用相对原

始和零散的方式来进行采购的，不能够享受大规模采购带来的优惠。每次采购原

材料的数量较少，而且分成很多批，没有较为详细的采购计划，缺少对采购原材

料需求的分析，没有对市场进行详细的调查，采购原材料的随意性较大，这样会

影响采购部门的工作效率。

公司长时间疏忽对供应商的管理。采购人员对战略采购的意识也不强，大多

数情况下都认为只要拿钱买到公司所需的东西就行了，将采购看成是同供应商之

间的简单的买卖关系，比较重视与供应商谈判、比价和压价，从而忽略了同供应

商建更深层次的合作关系，无法与供应商一同达到合作共赢的目的，有时也会过

于依赖某一供应商，一旦该供应商出现某些问题导致无法进行正常的供应就会手

忙脚乱，影响公司产品的生产，最终影响订单不能按时提交。

3.3采购与付款审批问题

长沙德发兴食品有限公司的采购与付款审批过于简单，只有三道关卡，审批

不够严谨。首先是由采购员进行付款申请，再由财务审核，若符合付款申请条件

就由总经理签批，然后完成付款。若不符合付款申请条件则驳回付款申请。只通

过这三个程序，如果出现问题，则发现问题的机率就比较小，后续容易出现差错。

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3.4采购退货管理问题

长沙德发兴食品有限公司没有制定一套完整的关于采购退货的管理方案，经

常在退货和折让方面吃亏。例如，仓务没有保管好原材料的入库单，退货时无法

核对数量；在有多个产品要进行退货时没有及时做好登记，有时会将产品质量正

常的退回；没有及时递交退货单，导致会计部门登记账务时出现差错等。以上这

些问题都可能会影响公司的利润。

4公司采购与付款内部控制制度优化设计

4.1采购与付款业务岗位优化设置

此部分在采购部的岗位设计上进行了优化，将具体的工作都设置了具体的岗

位，把责任落实到每个人。岗位图如下：

采购经理

采购主管

采购计供应商采购合采购质采购结采购成本采购绩

划主管主管同主管量主管算主管控制主管效主管

计预供应商

合同采购采购采购成采购

划算关系维

管理检验结算本分析绩效

专专护专

专员专员专员专员专员

员员员

图3采购部岗位设计图

在公司的采购与付款业务中，不能够由同一部门或者同一人员办理采购与付

款整个过程的全部业务，应该要对不同的职务进行必要的控制和分离。以下岗位

是必须要分离开的：公司需采购物品和劳务的请购程序，审批程序，采购程序必

须分由不同的人员进行处理；公司对所需物品或劳务的需求应由使用部门提交申

请表，然后由相关授权人员审批，最后再交由采购部门进行采购，严禁公司员工

私自采购，特殊情况除外；公司采购合同订立人员必须与审计人员分离；公司采

购订单订立人员必须与审批人员分离；公司采购付款审批人员与付款执行人员不

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可以同时进行选择供应商和询价的相关业务；公司的物品和劳务采购人员不能同

时担任其验收的工作；公司物品的采购、存储和使用人员不可以同时担任记录会

计账务的工作；公司审核付款人员必须与实际付款人员分离。

公司要根据具体的情况定期对办理采购业务人员与付款业务人员的岗位进

行轮换。防止员工待在同一岗位的时间过长而利用职务之便谋取私利，从而损害

公司的利益。如果公司发现利用职务之便谋取私利的员工，应及时进行严厉的惩

罚，以此来警示公司其他员工，建立良好的工作氛围。

4.2优化采购计划完善供应商管理

4.2.1优化采购计划

公司能否制定合理的采购计划是公司能否达到较高盈利水平的关键。采购管

理进行的第一步就是要制订符合生产需要的采购计划，采购计划制定得是否合理

对整个采购活动甚至生产活动的顺利进行有直接影响。采购计划的内容一般与采

购原材料的时间，采购原材料的数量和怎样开展采购作业等有关。这些又是由采

购材料的市场需求、企业生产产品的能力和采购环境等因素来决定的。公司采购

部门需要根据产品订单预测所需原材料的数量和其要用到的时间，保证原材料的

供应及时，配合公司的生产活动，保证采购足量的原材料来达到生产产品的需要。

将生产出的产品尽量销售出去，减少库存商品，降低商品的库存费用，产品无法

及时变现也会影响公司的竞争能力。

公司应制定年度采购计划和临时采购计划，年度采购计划通常由生产部门根

据上年实际使用情况制定的，经相关部门审核后下达给采购部执行，年度采购计

划除特殊情况外是不允许变更的。临时采购计划没有年度采购计划严谨，适用于

紧急情况，临时采购计划大大提高了计划的灵活性，能更好的应对瞬息万变的市，

临时采购计划是对年度采购计划的补充和完善。临时采购计划虽然是属于紧急性

的物资采购，但对保证公司生产用料的持续供应起重要作用。

4.2.2完善供应商管理

公司应该对供应商进行科学有效的选择、审核、认定和督察。在保证利用较

小的成本采购到保质保量的原材料的同时与几个供应商建立长期、稳定和深层次

的合作，最终实现双方合作共赢。

首选，要对供应商进行正确的选择，最符合公司产品需求的供应商应具备许

多条件，能供给符合质量的原材料、充足的数量、按时交货、合适的价格和高品

质的服务。其次，要对供应商进行科学的业绩考核，要建立科学的指标系统，公

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司可根据自身的需要合理运用相关指标，科学的进行评价与审核。可适当减少与

供应商交接的环节，以此降低采购的成本，增加企业利润。最后，要与供应商建

立战略合作伙伴的关系，采购管理过程中最重要的并不是采购价格方面的节约，

让公司同供应商构建联盟是更为重要的，这样就可以减少新产品的开发成本和开

发时间，提高公司的生产能力和企业竞争能力。

4.3加强采购与付款审批管理

增加采购与付款审批的步骤，如果出现问题就可以尽早发现，并采取解决措

施。而且严格的把控原材料的品质和采购数量，可以避免不必要的浪费，降低产

品的产生成本。审批权限经过对应的人员审批也在一定程度上降低了失误风险，

避免了企业因付款流程问题产生损失，优化后的流程图如下：

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原材料需求

N部门经理审核原材料需求的规格、等

部门经理确级要求等是否合适

认

Y

N仓库审核原材料是否已有库存、需求

仓库确认数量是否合理

Y

是否为批准N

采购员根据选定的供应商、谈定的价

供应商

格按需进行下单采购

Y

拒收

下单采购

质量控制供应商是否经过选择程序的

原材料送货批准

原材料收货

仓库只根据订单来进行预收货

原材料检验

原材料是否N

合格

Y退货/换货

按单入库仓库只根据订单和质量检验结果来收

货入库

接受发票

根据建立的审批权限，付款申请必须

申请付款经过对应的人员审批

N

付款审核财务根据签订的合同，明确的付款周

期，订单的入库收货凭证，来审核是

Y否同意付款，最后由总经理签批

付款

图4采购与付款流程审批流程图

4.4完善采购退货管理

仓库在接到收货通知单之后，若发现原材料的数量和质量不符合规定的标准

时，就要马上通知供应商。如果只是数量上有所短缺，告知供应商补足即可。如

果是质量上有问题，首先要通知使用部门不能使用该批原材料，再由相关主管决

定退货还是要求折让。

如果有原材料要退回，采购