会议承办协议补充协议

会议承办协议补充协议编号：__________

甲方：XXX公司（以下简称“甲方”）

地址：XXX市XXX区XXX路XXX号

乙方：XXX会议服务中心（以下简称“乙方”）

地址：XXX市XXX区XXX路XXX号

鉴于甲方拟举办XXX会议，乙方同意为甲方提供会议场地及相关服务，双方经友好协商，达成如下补充协议：

一、合同目的

本补充协议旨在明确甲方与乙方在会议承办过程中的权利义务，保障双方合法权益，确保会议顺利进行。

二、合同背景

甲乙双方于____年____月____日签订《会议承办协议》（以下简称“主协议”），约定乙方为甲方提供会议场地及相关服务。现双方就主协议相关事宜进行补充约定，本补充协议作为主协议的补充文件，与主协议具有同等法律效力。

三、补充内容

1.会议时间：____年____月____日至____年____月____日。

2.会议地点：乙方提供的会议场地，具体地址为：XXX市XXX区XXX路XXX号。

3.甲方权利义务：

（1）甲方有权要求乙方按照约定提供会议场地及相关服务；

（2）甲方应按时支付乙方提供的会议场地及相关服务费用；

（3）甲方应遵守乙方提供的会议场地及相关服务设施的使用规定。

4.乙方权利义务：

（1）乙方应按照约定提供会议场地及相关服务；

（2）乙方应保证会议场地及相关设施的安全、卫生；

（3）乙方应按照甲方要求提供相关服务，确保会议顺利进行。

四、违约责任

1.甲方未按时支付乙方会议场地及相关服务费用的，应向乙方支付_____%的违约金；

2.乙方未按照约定提供会议场地及相关服务的，应向甲方支付_____%的违约金。

五、争议解决

本补充协议履行过程中，如发生争议，双方应友好协商解决；协商不成的，可向有管辖权的人民法院提起诉讼。

六、其他

本补充协议一式两份，甲乙双方各执一份，自双方签字盖章之日起生效。

甲方（盖章）：乙方（盖章）：

代表人（签字）：代表人（签字）：

日期：日期：

双方的责任和义务：

双方的责任和义务如下：

一、甲方责任和义务：

1.甲方应按照会议承办协议约定的内容，负责会议的组织、筹备和实施，确保会议按计划顺利进行。

2.甲方应提前向乙方提供会议的详细日程安排、参会人员名单、设备需求等必要信息，以便乙方做好相应的场地和服务准备。

3.甲方应保证参会人员遵守会议秩序，尊重乙方提供的场地和服务设施，不得损坏或滥用。

4.甲方应按照约定的付款方式和时间，及时向乙方支付会议场地租赁费、服务费等相关费用。

5.甲方应承担因自身原因导致会议延误、取消或部分取消所产生的损失。

6.甲方应按照乙方要求，对会议产生的垃圾和废弃物进行分类处理，遵守环保法规。

7.甲方应协助乙方解决会议期间可能出现的突发事件，如设备故障、安全事故等。

二、乙方责任和义务：

1.乙方应根据甲方提供的会议信息，提前做好场地布置、设备调试、安全保障等工作，确保场地和设施符合会议需求。

2.乙方应提供专业、高效的服务，包括但不限于会议接待、场地清洁、设备维护等。

3.乙方应确保会议场地的安全、卫生，遵守消防安全、食品安全等法律法规。

4.乙方应按照甲方要求，提供必要的会议设备和用品，如投影仪、音响设备、文具等。

5.乙方应妥善保管甲方提供的物品，确保物品安全无损。

6.乙方应按照约定的时间安排，做好会议场地和设备的交接工作。

7.乙方应配合甲方对会议期间可能出现的突发事件进行处理，保障会议的顺利进行。

三、双方的权利：

1.甲方有权要求乙方按照约定提供会议场地及相关服务，并确保服务质量符合约定标准。

2.甲方有权要求乙方对会议期间的突发事件进行处理，保障会议的正常进行。

3.乙方有权要求甲方按照约定支付会议场地租赁费、服务费等相关费用。

4.乙方有权要求甲方遵守会议秩序，保护场地和服务设施。

四、双方义务：

1.双方应按照协议约定履行各自的义务，不得无故违约。

2.双方应相互尊重，保持良好的合作关系，共同确保会议的顺利进行。

3.双方应积极沟通，及时解决合同履行过程中出现的任何问题。

4.双方应遵守法律法规，不得损害国家利益和社会公共利益。

合同金额与支付方式：

一、合同金额

本补充协议涉及的合同总金额为人民币____元（大写：____元整），该金额包括但不限于会议场地租赁费、设备使用费、工作人员服务费、物料费等所有与会议承办相关的费用。

二、支付方式

1.分期支付：甲方应按照以下分期支付计划向乙方支付合同金额：

-首付款：合同签订之日起____个工作日内，甲方应向乙方支付合同总金额的_____%，即人民币____元；

-第二期款：会议开始前____个工作日内，甲方应向乙方支付合同总金额的_____%，即人民币____元；

-尾款：会议结束后____个工作日内，甲方应向乙方支付剩余的合同金额，即人民币____元。

2.付款条件：

-甲方支付每期款项时，应提供有效的付款凭证，如银行转账记录或发票；

-乙方收到甲方支付的款项后，应及时向甲方提供相应的收款凭证。

3.额外费用：

-如因甲方原因导致会议延期、取消或部分取消，甲方应承担由此产生的额外费用；

-如因不可抗力因素导致会议延期或取消，双方应根据实际情况协商解决额外费用的承担问题。

4.逾期支付：

-如甲方未按约定的支付时间支付款项，乙方有权要求甲方支付逾期付款的违约金，违约金按逾期付款金额的_____%计算，自逾期之日起至实际付款之日止。

5.退款条款：

-如因乙方原因导致会议未能按约定进行，乙方应根据甲方的实际损失，按照合同总金额的_____%向甲方支付违约金；

-如甲方要求退款，乙方应根据实际情况，在扣除已发生的合理费用后，将剩余款项退还甲方。

三、财务结算

1.双方应在每个支付节点前，就当期费用进行核对，确认无误后甲方支付相应款项。

2.双方应保持财务记录的完整性和准确性，以便在必要时进行审计或查询。

四、税务处理

1.乙方应按照我国相关税法规定，向甲方开具合法的税务发票。

2.甲方应在收到发票后，按照税法规定进行税务处理。

五、争议解决

1.若双方在支付过程中发生争议，应友好协商解决；协商不成的，可依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.若甲方违约，包括但不限于未按时支付款项、未按约定提供会议相关资料、导致会议无法按计划进行等，甲方应承担以下违约责任：

-甲方应向乙方支付合同总金额的_____%作为违约金；

-乙方有权要求甲方承担因其违约行为造成的直接经济损失；

-乙方有权解除合同，并要求甲方赔偿因其违约行为导致的额外损失。

2.若乙方违约，包括但不限于未按约定提供场地和服务、设备故障、安全事件等，乙方应承担以下违约责任：

-乙方应向甲方支付合同总金额的_____%作为违约金；

-甲方有权要求乙方承担因其违约行为造成的直接经济损失；

-甲方有权解除合同，并要求乙方赔偿因其违约行为导致的额外损失。

二、争议解决

1.双方应首先通过友好协商解决合同履行过程中产生的任何争议。协商期限为自一方提出争议之日起____个工作日内。

2.如协商不成，双方可以选择以下争议解决方式之一：

-诉讼：任何一方均可向合同签订地或争议发生地的人民法院提起诉讼，诉讼费用由败诉方承担。

-仲裁：双方同意将争议提交至____仲裁委员会仲裁，仲裁裁决为终局裁决，对双方均有约束力。

3.争议解决过程中，除正在进行争议解决的部分外，双方应继续履行合同中未涉及争议的条款。

4.适用法律：本补充协议的签订、效力、解释、履行和争议解决均适用中华人民共和国法律。

5.管辖法院：对于因本补充协议引起的或与本补充协议有关的任何争议，双方同意提交合同签订地或争议发生地的人民法院管辖。

三、不可抗力

1.如因不可抗力事件（如自然灾害、战争、政府行为等）导致合同无法履行或履行受到严重影响，双方应相互理解，并协商解决。

2.不可抗力事件发生后，受影响方应在____小时内通知对方，并提供相关证明文件。

四、合同解除

1.如一方违约，另一方有权解除合同，并要求违约方承担相应的违约责任。

2.如因不可抗力导致合同无法履行，双方可协商解除合同，并免除双方在不可抗力事件发生期间的责任。

附则：

一、生效条件

本补充协议自双方签字盖章之日起生效。本补充协议作为主协议的补充文件，与主协议具有同等法律效力。

二、有效期

本补充协议的有效期为自生效之日起至会议结束后____个工作日止。在有效期内，双方应严格履行各自的权利和义务。

三、变更和终止条款

1.变更：本补充协议的任何变更，必须以书面形式进行，经双方签字盖章后生效。未经双方书面同意，任何一方不得单方面变更本补充协议的内容。

2.终止：

-如一方违约，另一方有权解除本补充协议，并要求违约方承担相应的违约责任；

-如因不可抗力导致本补充协议无法履行，双方可协商解除本补充协议，并免除双方在不可抗力事件发生期间的责任；

-如双方协商一致，可以终止本补充协议，终止后应按照双方约定或法律规定处理剩余事宜。

四、通知

1.除非另有约定，所有通知应以书面形式发送至对方指定的地址。通知自发送之日起视为送达。

2.如一方地址变更，应立即通知对方，否则因地址变更导致的任何通知延误或无法送达，不影响通知的法律效力。

五、不可分割性

本补充协议的各个部分构成一个不可分割的整体，任何部分无效不影响其他部分的有效性。

六、法律适用和争议解决

本补充协议的签订、效力、解释、履行和争议解决均适用中华人民共和国法律。如发生争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向合同签订地或争议发生地的人民法院提起诉讼。

七、其他

1.本补充协议未尽事宜，按主协议及相关法律法规执行。

2.本补充协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

3.本补充协议自双方签字盖章之日起生效。

甲方（盖章）：乙方（盖章）：

代表人（签字）：代表人（签字）：

日期：日期：

附件：

一、会议需求文档

1.会议主题及目的

2.参会人员名单及背景资料

3.会议日程安排

4.需要的场地面积及布局要求

5.设备需求清单（包括但不限于音响、投影仪、网络设备等）

6.餐饮及茶歇需求

7.宣传物料需求

8.安全及安保需求

二、场地设计方案

1.场地平面图及布局图

2.灯光、音响、投影等设备布置图

3.舞台设计及布置图（如有）

4.会议桌椅及布置图

5.墙面、地面装饰及布置图

三、技术规格

1.设备清单及技术参数

2.网络接入及带宽要求

3.灯光、音响系统技术规格

4.安全及消防设备技术规格

四、各类证件复印件

1.乙方营业执照副本复印件

2.乙方税务登记证复印件

3.乙方法定代表人身份证明复