档案制度管理流程

档案制度管理流程一、总则1.目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案制度管理流程。2.适用范围本流程适用于公司各部门在工作中形成的各种门类和载体的档案管理。3.职责分工综合管理部：作为公司档案管理的归口部门，负责制定档案管理制度、规划档案管理工作、组织档案收集整理归档、提供档案利用服务、监督指导各部门档案管理工作。各部门：负责本部门档案的形成、积累、整理和移交工作，指定专人负责档案管理，并接受综合管理部的监督指导。

二、档案收集1.收集范围行政管理类：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、合同协议、证照等。业务经营类：涵盖市场营销、项目策划、客户资料、业务合同、财务报表、审计报告等。技术研发类：有研发项目文档、技术方案、实验数据、专利资料等。其他类：如员工培训记录、荣誉证书、照片、音像资料等。2.收集要求各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律，及时收集本部门工作中产生的各类文件材料，确保档案的齐全完整。收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签署手续完备。对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。3.收集时间一般文件材料应在次年一季度前完成收集工作并移交综合管理部。重大活动、项目结束后一个月内，相关部门应将活动或项目过程中形成的文件材料收集整理后移交综合管理部。

三、档案整理1.分类标准行政管理类：分为公司文件、会议文件、人事档案、行政事务、合同协议、证照等类别。业务经营类：按照市场营销、销售管理、项目管理、客户关系管理等进行分类。技术研发类：依据研发项目阶段、技术领域等进行分类。其他类：根据文件性质分为培训资料、荣誉记录、照片音像等类别。2.整理步骤区分全宗：以公司为一个全宗，按照年度、组织机构、保管期限等进行分类排列。分类编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。装订编目：对纸质文件进行装订，去除金属物，编制页码，填写卷内文件目录、备考表等。装盒上架：将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息，然后按照编号顺序上架排列。

四、档案归档1.归档期限各部门应在规定的收集时间内将整理好的档案移交综合管理部归档。对于一些时效性较强的档案，应随时形成随时归档。2.归档手续移交档案时，移交部门应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、类别、年度等信息，双方签字确认。综合管理部档案管理人员对移交的档案进行核对验收，如发现问题及时与移交部门沟通解决。3.归档要求归档的档案应符合整理规范要求，确保档案质量。电子档案应与纸质档案同时归档，存储格式应符合长期保存要求，并做好备份。

五、档案保管1.保管场所综合管理部应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。2.保管方式档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。对珍贵档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。3.保管期限档案保管期限分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）三种。具体保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定，在档案整理和归档时应明确标注。4.档案清查综合管理部应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。在清查过程中发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并向上级报告。

六、档案利用1.利用范围公司内部员工因工作需要可查阅、借阅档案。外部单位因法定事由需要查阅公司档案时，需按照规定办理相关手续。2.利用手续内部查阅：员工填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部查阅档案。查阅时应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、污损档案。内部借阅：员工填写档案借阅申请表，注明借阅档案名称、数量、用途、归还日期等信息，经所在部门负责人和综合管理部负责人签字批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期应办理续借手续。外部查阅：外部单位查阅公司档案时，应出具单位介绍信、查阅人有效身份证件等材料，经公司分管领导批准后，由综合管理部安排专人陪同查阅。查阅内容如需摘抄、复制，应经公司同意，并在规定范围内使用。3.利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人姓名、部门、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、归还日期等信息。档案利用登记应长期保存，以便查询和统计分析。

七、档案鉴定与销毁1.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员和相关业务人员。2.鉴定标准根据档案保管期限表和公司实际情况，对到期档案进行鉴定，确定是否继续保存、销毁或延长保管期限。对失去保存价值的档案，如重复文件、已过时效的文件、无查考利用价值的文件等，可予以销毁。3.鉴定程序档案鉴定工作小组对到期档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。对拟销毁的档案编制档案销毁清册，注明档案名称、数量、年度、保管期限等信息。档案销毁清册经公司分管领导批准后执行。4.销毁方式档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人应在档案销毁清册上签字确认。档案销毁后，档案销毁清册应永久保存。

八、档案信息化管理1.信息化建设规划综合管理部应制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施。2.档案数字化对重要档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合长期保存要求，一般不低于300dpi。建立档案数字化数据库，对数字化档案进行分类存储、编目索引，实现档案信息的快速检索和利用。3.电子档案管理制定电子档案管理制度，规范电子档案的收集、整理、存储、利用、备份等流程。采用安全可靠的电子档案管理系统，对电子档案进行集中管理，确保电子档案的真实性、完整性和可用性。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同介质上，并异地存放。

九、监督与考核1.监督检查综合管理部负责对公司各部门档案管理工作进行定期监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等情况。对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。2.考核评价建立档案管理工作考核评价机制，将档案管理工作纳入公司绩效考核体系。考核评价指标包括档案管理制度执行情况、档案工作质量、档案利用效果等。对档案管理工作成绩突出的部门和个