借款费用报销与对外付款审批制度

借款费用报销与对外付款审批制度一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范借款费用报销与对外付款审批流程，提高资金使用效率，保障公司资金安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工因公务发生的借款、费用报销及对外付款业务。3.基本原则合法性原则：借款、费用报销及对外付款业务必须符合国家法律法规及公司相关规定。真实性原则：各项业务所涉及的经济事项必须真实发生，报销凭证应真实、有效。合理性原则：费用支出应符合公司经营活动的需要，具有合理性。审批规范原则：严格按照规定的审批流程进行操作，确保审批环节严谨、规范。

二、借款管理1.借款范围因公出差需要预支差旅费。因业务需要购买办公用品、设备等物资，需预先借款支付款项。其他因公务需要临时借款的情况。2.借款申请借款人应填写《借款申请表》，详细注明借款事由、金额、预计还款日期等信息。借款申请表需经部门负责人审核，确认借款用途合理、必要，并签字批准。3.借款审批金额在[X]元以下的借款，由部门负责人审批后，报财务部门审核，财务负责人签字批准即可。金额在[X]元至[X]元之间的借款，经部门负责人审核后，需报分管领导审批，再由财务部门审核，财务负责人签字批准。金额在[X]元以上的借款，除上述流程外，还需总经理审批。4.借款额度差旅费借款额度根据出差地点、时间及公司相关标准确定，原则上不超过预计出差费用总额。其他借款额度根据业务实际需要，由部门负责人与财务部门共同审核确定，但最高不得超过[X]元。特殊情况需超过该额度的，需另行说明原因并按规定审批。5.借款期限差旅费借款应在出差返回后[X]个工作日内办理报销还款手续。其他借款应根据业务完成情况及借款申请中注明的预计还款日期及时归还，最长借款期限不得超过[X]个月。如有特殊情况需延长借款期限的，借款人应提前向财务部门提出申请并经批准。6.逾期借款处理对逾期未还的借款，财务部门将从借款人工资中扣除相应金额，直至借款还清为止。因特殊原因导致逾期还款的，借款人应及时向财务部门说明情况，并补办相关审批手续。否则，财务部门将按照公司规定对相关责任人进行处罚。

三、费用报销管理1.报销范围与公司经营活动相关的差旅费、业务招待费、办公费、通讯费、运输费、租赁费、水电费等费用支出。经公司批准的其他费用支出。2.报销凭证要求报销凭证必须是合法有效的发票或财政监制的收据，并加盖发票专用章或财务专用章。发票内容应填写完整，包括公司名称、日期、项目、金额等，且与实际业务相符。对于无法取得发票的特殊情况，需提供其他合法有效的证明文件，并经财务部门审核认可。报销凭证应粘贴整齐，按照费用类别和时间顺序排列，便于审核。3.报销流程报销人应填写《费用报销单》，详细注明费用发生日期、事由、金额、附件张数等信息，并在报销单上签字。将填写好的《费用报销单》及相关报销凭证提交给部门负责人审核。部门负责人应根据业务实际情况，对报销内容的真实性、合理性进行审核，并签字批准。经部门负责人审核通过后，报销单提交至财务部门。财务部门对报销凭证的合法性、合规性及金额准确性进行审核，审核无误后，财务负责人签字批准。对于金额较大或存在疑问的报销事项，财务部门有权进行实地调查核实或要求报销人提供进一步的说明及证明材料。报销单经财务负责人签字批准后，按照公司资金支付流程进行付款。4.报销期限一般费用报销应在费用发生后[X]个工作日内提交报销申请，最长不得超过[X]个月。逾期提交的报销申请，财务部门有权拒绝受理，但因特殊原因经批准的除外。差旅费报销应在出差返回后[X]个工作日内办理完毕。5.费用标准公司制定各项费用的报销标准，包括差旅费、业务招待费等。报销人应严格按照标准执行，超出标准部分原则上不予报销。如因特殊情况确需超出标准的，需提前经相关领导批准。费用标准如有调整，以最新发布的规定为准。财务部门在审核报销时，应依据最新标准进行判断。

四、对外付款管理1.付款范围购买货物、接受劳务等应付供应商的款项。支付给员工的工资、奖金、福利等款项。缴纳的各项税费、社会保险费等。其他对外支付的款项。2.付款申请业务部门应根据合同或协议约定，填写《对外付款申请表》，详细注明付款事由、收款单位名称、账号、开户行、金额、付款方式等信息。付款申请表需附上相关合同、发票、验收报告等证明文件（如有），确保付款依据充分。付款申请表经业务部门负责人审核签字，确认业务真实性及金额准确性。3.付款审批金额在[X]元以下的对外付款，由业务部门负责人审核后，报财务部门审核，财务负责人签字批准即可。金额在[X]元至[X]元之间的对外付款，经业务部门负责人审核后，需报分管领导审批，再由财务部门审核，财务负责人签字批准。金额在[X]元以上的对外付款，除上述流程外，还需总经理审批。4.付款方式公司根据实际情况选择合适的付款方式，包括支票、汇票、电汇、网银支付等。对于金额较大的款项支付，原则上应采用银行转账方式，以确保资金安全。在选择付款方式时，应充分考虑资金成本、支付安全性及及时性等因素。5.付款时间财务部门应按照审批后的付款申请及时安排付款。对于有明确付款期限要求的合同或协议，应严格按照约定时间付款，避免逾期付款产生的违约风险。如因特殊原因需要延迟付款的，业务部门应提前与收款单位沟通，并经相关领导批准。财务部门应做好记录，并跟踪延迟付款的后续处理情况。

五、审批职责与权限1.部门负责人职责对本部门员工的借款、费用报销及对外付款申请进行初审，确保业务真实、合理、合规。根据公司相关规定和实际业务情况，审核借款额度、费用标准及付款金额的合理性。对不符合规定的申请提出修改意见或拒绝批准，并向员工说明原因。2.分管领导职责对分管部门的重大借款、费用报销及对外付款事项进行审批。审核申请事项是否符合公司战略规划和业务发展需要，是否存在潜在风险。对审批结果负责，确保公司资金使用符合整体利益。3.总经理职责对公司重大借款、费用报销及对外付款事项进行最终审批。从公司全局角度出发，把控资金流向和使用效益，确保公司运营资金的合理安排。对涉及公司重大财务决策的事项进行决策，承担相应的领导责任。4.财务部门职责负责对借款、费用报销及对外付款申请进行财务审核，包括凭证的合法性、合规性、金额准确性等。审核申请事项是否符合公司财务制度和资金预算安排。对不符合财务规定的申请及时与相关部门或人员沟通，要求其补充或更正相关资料。按照审批后的申请办理付款手续，确保资金支付的准确性和及时性。

六、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对借款费用报销与对外付款业务进行审计检查，审查审批流程是否合规、报销凭证是否真实有效、费用支出是否合理等。对审计中发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违规行为，按照公司相关规定追究责任。2.财务监督财务部门在日常工作中加强对借款、费用报销及对外付款业务的监督，对不符合规定的申请及时纠正。定期对公司资金使用情况进行分析，发现异常情况及时向公司领导汇报，并采取相应措施。3.员工监督鼓励公司员工对借款费用报销与对外付款业务中的违规行为进行监督举报。对经查实的违规行为，给予举报人适