公司财务费用报销流程及制度

公司财务费用报销流程及制度一、目的为了加强公司财务管理，规范财务费用报销行为，合理控制费用支出，提高资金使用效益，特制定本流程及制度。

二、适用范围本制度适用于公司全体员工。

三、报销原则1.真实性原则：报销的费用必须是实际发生的，各项凭证必须真实、合法、有效，不得伪造、变造。2.合理性原则：费用报销应符合公司的相关规定和业务实际需要，报销标准应合理、合规。3.时效性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，原则上应在费用发生后的[X]个工作日内提交报销申请，超过规定时间的，需说明合理原因。4.审批原则：严格按照规定的审批流程进行审批，未经审批或审批不通过的费用不予报销。

四、费用报销种类及标准1.差旅费定义：员工因公务需要临时到常驻地以外地区出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。标准城市间交通费：根据公司规定的出行级别乘坐相应交通工具，实报实销。住宿费：按照出差目的地的不同级别标准执行，具体标准如下：一线城市：[X]元/天二线城市：[X]元/天三线及以下城市：[X]元/天伙食补助费：按照出差自然（日历）天数计算，[X]元/天。市内交通费：根据出差实际情况，凭有效票据报销，每人每天最高不超过[X]元。2.业务招待费定义：公司为经营业务的需要而支付的应酬费用，包括餐饮、香烟、水、食品、正常的娱乐活动等产生的费用支出。标准：业务招待费应严格控制，按照实际发生额的[X]%在税前扣除，且全年累计不超过当年销售（营业）收入的[X]‰。招待费用报销时需注明招待对象、事由、人数等信息。3.办公费定义：公司日常办公所需的文具、纸张、墨盒、硒鼓、文件夹、笔记本等办公用品费用。标准：办公费实行定额管理，各部门每月办公费定额为[X]元。超过定额部分需提交专项申请，经批准后方可报销。购买办公用品需凭正规发票，并附清单。4.通讯费定义：员工因工作需要发生的手机通讯费用。标准：公司根据员工岗位级别制定通讯费补贴标准，具体如下：高层管理人员：[X]元/月中层管理人员：[X]元/月基层员工：[X]元/月员工凭通讯费发票在补贴标准内报销，超出部分自理。5.差旅费定义：员工因公务需要临时到常驻地以外地区出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。标准城市间交通费：根据公司规定的出行级别乘坐相应交通工具，实报实销。住宿费：按照出差目的地的不同级别标准执行，具体标准如下：一线城市：[X]元/天二线城市：[X]元/天三线及以下城市：[X]元/天伙食补助费：按照出差自然（日历）天数计算，[X]元/天。市内交通费：根据出差实际情况，凭有效票据报销，每人每天最高不超过[X]元。

五、费用报销流程1.费用申请员工因工作需要发生费用支出时，应先填写《费用报销申请表》，详细注明费用发生的日期、事由、金额、附件张数等信息，并在"申请人"处签字。如需预借差旅费，应填写《借款单》，注明借款金额、用途、出差时间等信息，经部门负责人审批后到财务部门办理借款手续。2.部门负责人审批部门负责人对本部门员工的费用报销申请进行审核，确认费用支出是否与工作相关、是否符合公司规定和业务实际需要。如费用支出合理，部门负责人在《费用报销申请表》上签字批准；如费用支出不合理或不符合规定，部门负责人应拒绝报销，并注明原因。3.财务审核财务部门收到员工提交的费用报销申请后，对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。审核内容包括发票是否正规、内容是否与报销申请表一致、金额计算是否正确、审批手续是否齐全等。如发现报销凭证存在问题，财务人员应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关凭证；如审核通过，财务人员在《费用报销申请表》上签字。4.分管领导审批根据公司审批权限规定，属于分管领导审批范围内的费用报销申请，需经分管领导审批签字。分管领导对费用支出的合理性、必要性进行审核，确认无误后在《费用报销申请表》上签字批准。5.总经理审批超过分管领导审批权限的费用报销申请，需报总经理审批。总经理对重大费用支出进行最终审核，根据公司财务状况和业务发展需要决定是否批准报销申请。总经理批准后，在《费用报销申请表》上签字。6.报销支付经各级审批通过的费用报销申请，财务人员按照公司财务制度和相关规定进行报销支付。报销金额在[X]元以下的，一般采用现金支付方式；报销金额在[X]元以上的，一般采用银行转账方式支付。财务人员将报销款项支付给报销人，并在报销凭证上加盖"已报销"印章。

六、报销凭证要求1.发票报销必须提供正规发票，发票内容应与实际业务相符，包括发票抬头、日期、货物或服务名称、数量、单价、金额、税率、税额、发票专用章等。发票应清晰、完整，不得有涂改、刮擦、挖补等痕迹。如有发票开具错误或其他问题，应及时与开票单位联系更换发票。发票必须在规定的有效期内报销，过期发票不予报销。2.其他凭证除发票外，如有其他需要报销的凭证，如车票、机票、住宿发票、收据等，也应符合相关规定，真实、合法、有效。车票、机票等凭证应注明出行日期、起止地点、票价等信息；住宿发票应注明住宿日期、房间号、房价等信息。自制凭证应符合公司财务制度要求，内容完整、准确，并有相关人员签字确认。

七、特殊情况处理1.紧急出差因紧急公务需要临时出差的，员工可先通过电话或邮件向部门负责人和分管领导汇报出差情况，并在出差返回后及时补办相关审批手续。紧急出差的费用报销标准按照正常出差标准执行，但需在报销申请中注明紧急出差的原因和时间。2.多人共同出差多人共同出差的，应分别填写《费用报销申请表》，注明各自的费用明细。如有共同发生的费用，如住宿费、车辆费等，应根据实际情况合理分摊，并在报销申请表中注明分摊方式和金额。3.报销凭证丢失如报销凭证丢失，报销人应及时向财务部门说明情况，并提供相关证明材料。证明材料应包括费用发生的时间、地点、金额、事由等信息，以及能够证明费用真实性的其他证据，如合同、协议、对方出具的收据等。财务部门根据证明材料和实际情况进行审核，如审核通过，可允许报销人按照规定流程补办报销手续，但报销金额应扣除相应的保险赔偿或其他应得款项。

八、监督与检查1.公司财务部门定期对费用报销情况进行检查，重点检查报销凭证的真实性、合法性、完整性，审批手续是否齐全，报销标准是否执行到位等。2.对于发现的违规报销行为，财务部门有权拒绝报销，并责令相关责任人限期整改。如造成公司经济损失的，公司将追究相关责任人的经济赔偿责任。3.公司审计部门不定期对费用报销