物资采购领用管理制度

物资采购领用管理制度一、总则1.目的为了加强公司物资采购与领用管理，规范采购流程，合理控制成本，确保物资及时供应，满足公司生产经营需要，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有物资的采购、领用活动，包括但不限于原材料、辅助材料、办公用品、设备及备件等。3.基本原则按需采购原则：根据公司生产经营计划和实际需求，合理安排物资采购，避免盲目采购和积压浪费。质量第一原则：采购的物资必须符合国家相关标准和公司规定的质量要求，确保生产经营活动的正常进行。成本效益原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购渠道和采购方式，降低采购成本，提高经济效益。归口管理原则：物资采购与领用管理实行归口管理，明确各部门职责，确保管理工作的规范化、专业化。

二、职责分工1.采购部门负责制定物资采购计划，选择合格的供应商，签订采购合同，并跟踪采购合同的执行情况。负责市场调研，收集物资价格、质量等信息，为公司采购决策提供依据。负责办理物资的验收、入库手续，对不合格物资及时与供应商协商处理。2.需求部门负责根据生产经营计划和实际需求，提出物资采购申请，明确物资的规格、型号、数量、质量要求等。负责物资的领用、使用和保管，建立物资领用台账，定期进行盘点。配合采购部门进行物资验收，对验收不合格的物资及时反馈采购部门。3.财务部门负责审核物资采购申请和采购合同，办理货款支付手续。负责对物资采购成本进行核算和分析，控制采购费用支出。参与物资采购的招投标活动，对采购价格进行审核和监督。4.仓储部门负责物资的入库、存储、保管和发放工作，确保物资的安全和完好。建立物资库存台账，定期进行盘点，及时掌握物资库存情况。配合采购部门和需求部门进行物资验收和领用工作，提供必要的协助。5.质量控制部门负责制定物资检验标准和检验流程，对采购物资进行质量检验。对验收不合格的物资出具检验报告，协助采购部门与供应商协商处理。参与物资采购合同的评审，对物资质量条款提出意见和建议。

三、采购管理1.采购计划制定需求部门应于每月[X]日前，根据下月生产经营计划和实际需求，填写《物资采购申请表》，详细列出物资的名称、规格、型号、数量、需求日期等信息，并提交至采购部门。采购部门收到《物资采购申请表》后，进行汇总、审核和分析，结合库存情况，制定月度物资采购计划，并报分管领导审批。月度物资采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、预算金额、采购时间等内容，确保采购计划的合理性和准确性。2.供应商选择与管理采购部门应建立合格供应商名录，通过市场调研、招标、询价等方式，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。对新供应商进行评估时，采购部门应收集供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资料，并进行实地考察，了解供应商的生产能力、质量管理水平、经营状况等情况。采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。采购部门应定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的交货质量、交货期、售后服务等情况，调整供应商名录，淘汰不合格供应商。3.采购流程采购部门根据审批后的采购计划，向供应商发送采购订单或询价单，明确采购物资的具体要求和交货时间。供应商收到采购订单或询价单后，应及时确认并回复采购部门，如有疑问或需要变更采购内容，应在规定时间内与采购部门沟通协商。采购部门跟踪采购订单的执行情况，及时了解物资的生产进度、发货情况等，确保物资按时、按质、按量供应。物资到货前，采购部门应通知仓储部门做好验收准备工作。物资到货时，采购部门、需求部门、仓储部门和质量控制部门共同对物资进行验收。验收合格的物资，由仓储部门办理入库手续，并填写《物资入库单》。验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商处理，要求供应商换货、补货或退货。4.采购成本控制采购部门应通过市场调研、招标、询价、谈判等方式，选择最优的采购渠道和采购方式，降低采购成本。在采购过程中，采购部门应严格控制采购价格，避免高价采购。对于金额较大的采购项目，应进行招投标，选择报价合理、信誉良好的供应商。采购部门应与供应商协商合理的付款方式和付款期限，争取有利的付款条件，降低资金占用成本。财务部门应加强对采购成本的核算和分析，定期对采购价格进行对比和评估，发现异常情况及时与采购部门沟通协调，采取有效措施控制采购成本。

四、领用管理1.领用申请需求部门因生产经营需要领用物资时，应填写《物资领用申请表》，详细列出物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并提交至仓储部门。《物资领用申请表》应经部门负责人审核签字后，方可提交至仓储部门。2.领用审批仓储部门收到《物资领用申请表》后，对领用物资的合理性和必要性进行审核。对于价值较高、数量较大的物资领用，还应报分管领导审批。经审批同意的《物资领用申请表》，仓储部门留存一联，作为物资发放的依据，另一联交需求部门作为领用凭证。3.物资发放仓储部门根据审批后的《物资领用申请表》，按照先进先出的原则，及时发放物资。发放物资时，应认真核对物资的名称、规格、型号、数量等信息，确保发放物资的准确性。物资发放后，仓储部门应在《物资领用申请表》上填写实际发放数量、发放日期等信息，并由领用人签字确认。同时，更新物资库存台账，减少相应物资的库存数量。4.领用台账建立需求部门应建立物资领用台账，详细记录物资的领用日期、名称、规格、型号、数量、用途、领用人等信息。物资领用台账应定期进行核对和盘点，确保账实相符。仓储部门应建立物资库存台账，及时记录物资的入库、出库、库存数量等信息。物资库存台账应定期与财务部门进行核对，确保财务账与库存账一致。

五、库存管理1.库存盘点仓储部门应定期对物资进行盘点，确保物资账实相符。盘点分为定期盘点和不定期盘点，定期盘点每月进行一次，不定期盘点根据实际情况随时进行。盘点前，仓储部门应制定盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员等信息。盘点时，盘点人员应认真核对物资的名称、规格、型号、数量等信息，如实记录盘点结果。盘点结束后，仓储部门应编制《物资盘点表》，详细列出物资的账存数量、实存数量、盘盈盘亏数量及原因等信息。对于盘盈盘亏的物资，应查明原因，提出处理意见，报分管领导审批后进行处理。2.库存预警仓储部门应根据物资的库存情况和消耗速度，设定库存预警指标。当物资库存数量低于预警指标时，仓储部门应及时通知采购部门进行补货。采购部门收到库存预警通知后，应及时分析物资需求情况，制定采购计划，确保物资及时供应，避免因库存不足影响生产经营活动。3.库存物资保管仓储部门应按照物资的性质、特点和保管要求，合理安排物资存储位置，确保物资安全、完好。对于易燃易爆、有毒有害等危险物资，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施，确保存储安全。仓储部门应定期对库存物资进行检查和维护，及时发现和处理物资的损坏、变质等问题，确保物资质量符合要求。

六、监督与考核1.监督检查公司内部审计部门应定期对物资采购与领用管理情况进行审计监督，检查采购流程是否规范、采购合同是否履行、物资验收是否严格、库存管理是否有效等。对于审计检查中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.考核评价公司建立物资采购与领用管理考核评价制度，对采购部门、需求部门、仓储部门等相关部门进行考核评价。考核评价指标包括采购成本控制、物资供应及时性、物资质量、库存管理等方面。考核评价结果与部门绩效挂钩，对表现优秀