装饰公司合同管理制度

装饰公司合同管理制度一、总则1.目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司与客户、供应商、分包商等签订的各类装饰工程合同、材料采购合同、劳务合同以及其他相关合同。3.基本原则依法签订原则：合同的签订应遵守国家法律法规的规定，确保合同合法有效。平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫对方签订合同。公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害任何一方的合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务。

二、合同管理部门及职责1.合同管理部门公司设立合同管理小组，由总经理担任组长，副总经理担任副组长，各部门负责人为成员。合同管理小组下设合同管理办公室，设在公司法务部，负责合同管理的日常工作。2.职责分工总经理：负责合同的最终审批，对重大合同的签订、履行、变更、终止等事项进行决策。副总经理：协助总经理进行合同管理工作，负责审核合同条款，提出修改意见。法务部：负责合同的起草、审核、签订、归档等工作，对合同的合法性、合规性进行审查，防范合同风险。业务部门：负责合同的洽谈、签订、履行等工作，及时向法务部提供合同相关资料，配合法务部进行合同管理工作。财务部：负责合同款项的收付管理，对合同执行情况进行监督，确保公司资金安全。其他相关部门：按照各自职责，配合合同管理部门做好合同管理工作。

三、合同签订管理1.合同签订流程合同洽谈：业务部门与客户或供应商进行合同洽谈，就合同条款达成初步意向。合同起草：法务部根据业务部门提供的洽谈内容，起草合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款。合同审核：法务部将起草好的合同文本提交给业务部门、财务部等相关部门进行审核。各部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内提出审核意见，审核意见应明确指出合同条款中存在的问题及修改建议。合同审批：法务部根据各部门的审核意见，对合同文本进行修改完善后，提交给合同管理小组进行审批。合同管理小组应在收到合同文本后的[X]个工作日内进行审批，审批通过的合同方可签订。合同签订：合同经审批通过后，由业务部门负责与合同对方当事人签订合同。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章。合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交给法务部、财务部等相关部门存档。2.合同签订注意事项合同主体资格审查：在签订合同前，应审查合同对方当事人的主体资格、经营范围、资信状况等，确保合同对方当事人具有签订合同的能力和资质。合同条款审查：合同条款应明确、具体、完整，避免出现模糊不清、歧义等情况。合同条款应符合法律法规的规定，不得损害公司的合法权益。合同签订形式审查：合同签订应采用书面形式，并加盖公司合同专用章。严禁在空白合同上签字盖章，如因特殊情况需要在空白合同上签字盖章的，应在空白处注明"此页无正文"字样，并由双方当事人签字确认。合同签订授权审查：签订合同的业务人员应具有公司授权的签订合同权限，严禁未经授权擅自签订合同。业务人员签订合同后，应及时将合同文本提交给法务部进行审查备案。

四、合同履行管理1.合同履行计划制定业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，并将合同履行计划提交给法务部、财务部等相关部门备案。合同履行计划应明确合同履行的各个环节、时间节点、责任人等，确保合同能够按时、按质、按量履行。2.合同履行跟踪与监督业务部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。法务部应定期对合同履行情况进行监督检查，对合同履行过程中出现的法律问题及时提出法律意见和建议，防范合同风险。财务部应定期对合同款项的收付情况进行核对，确保合同款项的收付准确无误。对合同款项的收付情况进行监督，发现问题及时通知业务部门和法务部。3.合同变更管理合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同的，业务部门应及时与合同对方当事人协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的合同条款等，并按照合同签订流程进行审批。合同变更协议签订后，业务部门应及时将合同变更协议副本提交给法务部、财务部等相关部门存档。4.合同终止管理合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，业务部门应及时与合同对方当事人办理合同终止手续，并签订书面的合同终止协议。合同终止协议应明确合同终止的原因、合同终止的时间、双方的权利义务等，并按照合同签订流程进行审批。合同终止协议签订后，业务部门应及时将合同终止协议副本提交给法务部、财务部等相关部门存档。

五、合同风险管理1.合同风险识别法务部应定期对公司签订的合同进行风险识别，分析合同可能存在的风险因素，如合同条款风险、合同履行风险、合同变更风险、合同终止风险等。业务部门、财务部等相关部门应积极配合法务部进行合同风险识别工作，及时提供合同相关信息和资料。2.合同风险评估法务部应根据合同风险识别结果，对合同风险进行评估，确定合同风险的等级和影响程度。合同风险评估应采用定性与定量相结合的方法，综合考虑合同条款、合同履行情况、合同对方当事人的资信状况等因素。3.合同风险应对措施根据合同风险评估结果，法务部应制定相应的合同风险应对措施，如加强合同条款审查、完善合同履行跟踪与监督机制、及时办理合同变更和终止手续等。业务部门、财务部等相关部门应按照法务部制定的合同风险应对措施，认真履行各自的职责，确保合同风险得到有效控制。

六、合同档案管理1.合同档案收集合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交给法务部进行存档。法务部应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，建立合同档案。合同履行过程中产生的与合同相关的文件、资料，如合同变更协议、合同终止协议、往来信函、会议纪要等，业务部门应及时收集整理，并提交给法务部进行存档。2.合同档案保管法务部应指定专人负责合同档案的保管工作，确保合同档案的安全、完整。合同档案应存放在专门的档案柜中，并按照合同类别、签订时间等进行分类存放。合同档案应建立电子档案，以便于查询和管理。3.合同档案查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到法务部查阅合同档案。查阅合同档案时，应在法务部指定的地点进行，不得擅自将合同档案带出法务部。查阅人员不得在合同档案上涂改、标记、抽取、撤换等。公司外部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经公司总经理批准后，由法务部安排专人陪同查阅。查阅人员不得擅自将合同档案带出公司。

七、合同纠纷处理1.合同纠纷预警业务部门在合同履行过程中发现可能存在合同纠纷的迹象时，应及时向法务部报告。法务部应及时对合同纠纷迹象进行分析判断，评估合同纠纷的风险程度，并向公司领导报告。2.合同纠纷处理原则合同纠纷处理应遵循合法、公正、及时的原则，维护公司的合法权益。合同纠纷处理应尽量通过协商、调解等方式解决，如协商、调解不成的，应及时通过仲裁或诉讼等方式解决。3.合同纠纷处理流程纠纷调查：法务部应及时对合同纠纷进行调查，收集相关证据材料，了解合同纠纷的事实真相。纠纷分析：法务部应根据调查结果，对合同纠纷进行分析，确定合同纠纷的性质、责任主体、争议焦点等。纠纷解决方案制定：法务部应根据纠纷分析结果，制定合同纠纷解决方案，并提交给公司领导审批。合同纠纷解决方案应明确纠纷处理的方式、目标、步骤、措施等。纠纷处理实施：根据公司领导审批的合同纠纷解决方案，法务部负责组织实施合同纠纷处理工作。如通过协商、调解等方式解决合同纠纷的，法务部应积极与合同对方当事人进行沟通协商，争取达成一致意见；如通过仲裁或诉讼等方式解决合同纠纷的