项目文档管理制度

项目文档管理制度一、总则（一）目的为了规范项目文档的管理，确保项目文档的完整性、准确性、规范性和可追溯性，提高项目管理效率，保障项目的顺利进行和交付，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司内部所有项目的文档管理工作，包括但不限于软件开发项目、工程项目、市场推广项目等。

（三）职责分工1.项目经理负责项目文档管理工作的整体规划与协调。指导项目团队成员进行文档的编写、整理和归档。审核项目文档的质量和完整性。2.项目团队成员按照文档编写规范和计划，负责各自工作范围内文档的编写、收集和整理。及时将文档提交给项目经理进行审核和归档。3.文档管理员负责项目文档的集中存储、保管和维护。建立项目文档管理台账，记录文档的基本信息、版本历史、借阅情况等。协助项目经理和项目团队成员进行文档的查阅和检索。

二、文档分类与编号（一）文档分类1.项目管理文档项目计划：包括项目总体计划、详细进度计划、里程碑计划等。项目报告：如项目周报、月报、季报、总结报告等。项目文档清单：记录项目过程中产生的所有文档名称、版本、作者、日期等信息。项目变更记录：记载项目变更的原因、内容、审批结果等。2.需求文档需求规格说明书：详细描述项目的功能需求、性能需求、用户界面需求等。需求变更记录：记录需求变更的情况。3.设计文档总体设计文档：包括系统架构设计、数据库设计、模块划分等。详细设计文档：对各个模块的功能、算法、流程等进行详细设计。4.开发文档代码文档：对代码进行注释，说明代码的功能、逻辑和实现方式。测试文档：如测试计划、测试用例、测试报告等。5.用户文档用户手册：指导用户如何使用项目产品或系统。操作指南：针对特定操作步骤的详细说明。培训资料：用于项目相关人员培训的文档。

（二）文档编号为了便于文档的管理和检索，对每一份文档进行唯一编号。编号规则如下：

项目名称缩写文档类别缩写顺序号版本号

例如：CRM项目PM001V1.0

其中，项目名称缩写取项目名称的前几个大写字母；文档类别缩写参考上述文档分类；顺序号按照文档产生的先后顺序依次编号；版本号记录文档的版本信息，初始版本为V1.0，每次修订递增。

三、文档编写规范（一）格式要求1.字体：中文采用宋体，英文采用TimesNewRoman，字号一般为小四号。2.段落：首行缩进2个字符，行距为1.5倍。3.页面设置：A4纸，页边距上、下、左、右均为2.5cm。

（二）内容要求1.准确性：文档内容应准确反映项目实际情况，数据准确无误，逻辑清晰。2.完整性：涵盖项目相关的各个方面，不遗漏重要信息。3.规范性：遵循公司统一的文档模板和编写规范，术语、符号等使用一致。4.可读性：语言简洁明了，易于理解，避免使用过于专业或生僻的词汇。

（三）版本管理1.文档首次编写完成后，版本号为V1.0。2.当文档内容发生修改时，根据修改的程度进行版本更新。一般情况下，小的修改（如错别字、格式调整等）更新为V1.1、V1.2等；较大的修改（如功能变更、结构调整等）更新为V2.0、V3.0等。3.在文档版本更新时，应记录每次修改的内容、修改日期、修改人等信息。

四、文档生成与收集（一）文档生成计划项目经理应根据项目的阶段和任务，制定详细的文档生成计划，明确各阶段需要生成的文档名称、内容要求、责任人以及完成时间。文档生成计划应在项目启动阶段确定，并随着项目的进展进行调整和完善。

（二）文档编写与审核1.项目团队成员按照文档生成计划和编写规范，按时完成各自负责文档的编写工作。2.文档编写完成后，编写人员应进行自审，确保文档内容的准确性和完整性。3.自审通过后，将文档提交给项目经理进行审核。项目经理应认真审核文档，提出修改意见，并组织相关人员进行讨论和完善。4.对于重要的文档，如需求规格说明书、总体设计文档等，应组织项目相关利益者（如客户、业务部门代表等）进行评审，确保文档满足各方需求。

（三）文档收集1.项目团队成员应及时将编写完成并审核通过的文档提交给文档管理员。2.文档管理员应按照文档分类和编号规则，对收集到的文档进行整理和编号，并建立文档管理台账。3.在文档收集过程中，如发现文档存在问题或不符合要求，应及时反馈给编写人员进行修改。

五、文档存储与保管（一）存储方式项目文档采用电子存储和纸质存储相结合的方式。电子文档存储在公司指定的服务器文件夹中，按照项目名称和文档类别进行分类存放；纸质文档应进行打印、装订，并妥善保管在文档柜中。

（二）备份管理1.电子文档应定期进行备份，备份频率为每周一次。备份数据存储在外部存储设备（如移动硬盘）中，并异地存放。2.纸质文档应进行复印备份，备份复印件存放在不同的地点，以防原件丢失或损坏。

（三）访问权限1.不同类型的文档设置不同的访问权限。项目管理文档、需求文档、设计文档等重要文档，只有项目团队成员、相关领导和必要的外部人员（如客户）在经过授权后才能访问。2.开发文档和用户文档根据需要可设置不同的访问级别，如部分开发文档仅供开发人员内部使用，用户文档可向全体用户开放。3.文档管理员负责设置和管理文档的访问权限，确保文档的安全性和保密性。

（四）文档保管期限项目文档的保管期限根据项目的性质和公司的相关规定确定。一般项目文档保管期限为项目结束后[X]年，重要项目文档保管期限可适当延长。在保管期限内，应确保文档的完整性和可查阅性。

六、文档查阅与借阅（一）查阅流程1.项目团队成员因工作需要查阅项目文档，可直接向文档管理员提出申请。2.文档管理员根据申请人的权限，在文档管理台账中查找相应文档，并提供查阅服务。3.查阅人员应在指定地点查阅文档，不得擅自将文档带出或复制。如需复制部分内容，应经文档管理员同意，并按照规定进行登记。

（二）借阅流程1.公司内部其他部门或外部单位人员因特殊原因需要借阅项目文档，应填写《文档借阅申请表》，注明借阅文档的名称、借阅目的、借阅期限等信息，并提交给项目经理审批。2.项目经理审批通过后，将申请表转发给文档管理员。文档管理员根据审批意见，办理文档借阅手续，登记借阅人信息、借阅文档名称和借阅期限等，并向借阅人发放文档。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还文档。如需延期借阅，应提前向文档管理员提出申请，经批准后方可延期。4.文档归还时，文档管理员应检查文档的完整性和是否有损坏情况。如发现问题，应及时与借阅人沟通并记录。

七、文档变更管理（一）变更申请1.当项目文档需要进行变更时，相关人员应填写《文档变更申请表》，说明变更的原因、内容、影响范围等。2.《文档变更申请表》应提交给项目经理进行审核。项目经理根据变更的必要性和对项目的影响程度，决定是否批准变更申请。

（二）变更实施1.变更申请批准后，由原文档编写人员或指定的人员按照变更要求对文档进行修改。2.修改完成后，应进行自审和审核，审核流程与文档编写时相同。审核通过后，更新文档版本，并在文档管理台账中记录变更信息。

（三）变更通知文档变更后，文档管理员应及时通知所有可能受到影响的人员，确保相关人员了解文档的变更情况。

八、文档销毁（一）销毁条件项目文档在保管期限届满后，经项目经理和相关部门负责人审核确认不再需要保留的，可以进行销毁。

（二）销毁流程1.文档管理员填写《文档销毁申请表》，注明拟销毁文档的名称、数量、保管期限等信息，并提交给项目经理审批。2.项目经理审批通过后，组织相关人员对拟销毁的文档进行清点和核对。3.确认无误后，采用合适的方式进行销毁，如电子文档进行彻底删除，纸质文档进行粉碎处理等。4.销毁过程应有专人负责监督，并在《文档销毁申请表》上记录销毁情况，相关人员签字确认。

九、监督与考核（一）监督检查公司定期对项目文档管理工作进行监督检查，检查内容包括文档的完整性、准确性、规范性、存储保管情况、查阅借阅记录等。

（二）考核指标1.文档按时提交率：考核项目团队成员是否按照文档生成计划按时提交文档。2.文档审核通过率：反映文档的质量是否符合要求。3.文档存储保管规范率：检查文档存储和保管是否符合规定。4.文档查阅借阅合规率：考