某建筑装饰工程公司各部门岗位职责设计

某建筑装饰工程公司各部门岗位职责设计一、总则1.目的为明确公司各部门行政岗位的职责，确保各项工作高效、有序开展，提升公司行政管理水平，特制定本岗位职责设计。2.适用范围本岗位职责适用于公司行政部门各岗位人员，包括但不限于行政经理、行政专员、前台接待、档案管理员等。3.职责分工原则以事定岗、以岗定责、权责明确、责任到人，确保每个岗位的工作都有明确的职责和标准，避免职责不清、推诿扯皮现象。

二、行政经理岗位职责1.行政管理负责制定公司行政管理制度和流程，并监督执行情况，确保公司行政管理工作规范化、标准化。根据公司发展战略和年度经营计划，制定行政部门工作计划，并组织实施，确保各项工作任务按时完成。负责组织公司各类行政会议，包括周会、月会、年度总结会等，做好会议的筹备、组织和记录工作，跟进会议决议的执行情况。协调公司内部各部门之间的关系，促进部门间的沟通与协作，及时解决工作中出现的问题，维护公司良好的工作秩序。2.文件与档案管理负责公司各类文件、资料的收发、登记、传阅、归档和保管工作，确保文件资料的安全和完整。组织公司文件档案的整理、分类和编号工作，建立健全文件档案管理制度，提高文件档案的检索和利用效率。定期对公司文件档案进行清理和销毁，确保文件档案的时效性和保密性。3.人力资源支持协助人力资源部门开展招聘、培训、绩效考核等工作，提供行政方面的支持和保障。负责公司员工考勤管理，统计员工出勤情况，核算员工工资及各类补贴，确保员工工资准确发放。办理员工入职、离职、转正、调动等手续，负责员工劳动合同的签订、续签和解除工作，维护公司与员工的劳动关系。4.后勤保障负责公司办公区域的规划、装修和维护工作，确保办公环境舒适、整洁、安全。管理公司办公用品、办公设备和固定资产，制定采购计划，定期进行盘点和维护，确保物资的正常供应和使用。负责公司车辆的调度、维修和保养工作，确保车辆的安全运行，满足公司业务出行需求。安排公司各类活动的后勤保障工作，包括会议、培训、团建等，确保活动顺利进行。5.对外联络负责公司与政府部门、合作伙伴、客户等的对外联络工作，维护公司良好的外部形象。接待来访客人，安排接待事宜，做好接待记录和反馈工作，及时处理来访客人提出的问题和需求。组织公司各类公关活动，加强与外部机构的沟通与合作，拓展公司业务渠道和资源。6.费用控制负责编制行政部门年度费用预算，并严格控制各项费用支出，确保费用支出在预算范围内。审核行政费用报销单据，确保报销手续齐全、合规，对不合理的费用支出提出整改意见。定期对行政费用支出情况进行分析和总结，提出优化费用管理的建议和措施，降低公司行政成本。

三、行政专员岗位职责1.文件与档案管理协助协助行政经理做好公司文件、资料的收发、登记、传阅工作，及时将文件传递给相关部门和人员。负责文件档案的整理、分类和装订工作，按照文件档案管理规定进行编号和归档，确保文件档案的整齐有序。协助行政经理定期对公司文件档案进行清理和盘点，查找遗失或损坏的文件，及时进行补充和修复。2.办公用品与设备管理根据公司办公用品的使用情况，定期编制办公用品采购计划，提交行政经理审核后进行采购。负责办公用品的入库、发放和库存管理工作，建立办公用品领用台账，记录办公用品的领用情况。协助行政经理对公司办公设备进行日常维护和保养，及时处理设备故障，确保设备正常运行。定期对办公设备进行盘点，核实设备数量和使用状况，根据实际情况提出设备更新或报废建议。3.会议与活动组织协助行政经理组织公司各类会议，包括会议场地的预订、会议资料的准备、会议设备的调试等。负责会议的现场服务工作，如会议签到、茶水供应、会议记录等，确保会议顺利进行。协助策划和组织公司各类活动，如团建活动、节日庆祝活动等，负责活动的场地布置、物资采购、人员安排等工作。活动结束后，及时对活动进行总结和评估，收集反馈意见，为今后活动的改进提供参考。4.车辆管理协助协助行政经理做好公司车辆的调度工作，根据员工的出行需求合理安排车辆，确保车辆使用效率最大化。负责车辆使用登记和费用核算工作，记录车辆的出车时间、行驶里程、使用部门等信息，核算车辆使用费用。协助行政经理办理车辆的年检、保险、维修等手续，确保车辆手续齐全、合规。定期对车辆进行检查，发现问题及时报告行政经理，并协助联系维修厂进行维修。5.后勤服务支持负责公司办公区域的环境卫生管理，定期组织清洁人员进行清扫和消毒，保持办公环境整洁卫生。协助行政经理安排公司员工的午餐、下午茶等福利，与供应商沟通协调，确保食品供应的质量和安全。负责公司饮用水的供应和管理，定期更换饮水机滤芯，确保饮用水的卫生和安全。协助行政经理处理公司日常行政事务，如电话接听、快递收发、信件邮寄等，及时响应员工的需求。6.其他工作完成行政经理交办的其他临时性工作任务，积极配合行政部门的各项工作安排。关注行业动态和行政管理领域的新知识、新技能，不断学习和提升自身业务能力，为公司行政管理工作提供更好的支持。

四、前台接待岗位职责1.来访接待负责公司前台的日常接待工作，热情、礼貌地迎接来访客人，询问来访事由，并及时通知相关人员。引导来访客人至接待区域就座，为客人提供茶水等饮品，保持良好的服务态度。对来访客人进行登记，记录客人姓名、单位、来访时间、来访事由等信息，确保信息准确无误。协助行政经理或相关部门人员做好重要客人的接待工作，按照接待标准和流程安排接待事宜，展现公司良好形象。2.电话接听与转接负责接听公司前台电话，使用礼貌用语，及时准确地转接电话至相关部门或人员。记录电话留言信息，包括来电者姓名、单位、电话号码、留言内容等，并及时传达给相关人员。对于咨询类电话，能够解答一般性问题，对于无法解答的问题，及时转接给相关负责人，并跟进处理结果。3.邮件与快递收发负责公司邮件和快递的收发工作，对收到的邮件和快递进行分类、登记，并及时通知收件人领取。做好邮件和快递的派送记录，记录派送时间、收件人等信息，确保邮件和快递的安全送达。对于重要邮件和快递，及时提醒收件人注意查收，并协助处理相关事务。4.前台区域管理负责前台区域的环境卫生和秩序维护，保持前台整洁、明亮，物品摆放整齐有序。管理前台设备，如电脑、打印机、复印机等，确保设备正常运行，及时处理设备故障。定期检查前台区域的办公用品库存，及时补充短缺物品，如文具、名片等。5.信息传达及时传达公司内部通知、文件等信息给相关部门和人员，确保信息传递的及时性和准确性。协助行政经理发布公司内部公告，如会议通知、活动通知等，确保员工能够及时了解公司动态。收集员工反馈的意见和建议，及时反馈给行政经理或相关部门，促进公司内部沟通与交流。6.其他工作完成行政经理交办的其他临时性工作任务，如协助组织公司活动、整理文件资料等。积极参与公司组织的培训和学习活动，不断提升自身业务能力和服务水平。

五、档案管理员岗位职责1.档案收集与整理负责收集公司各类文件、资料、合同、报表等档案材料，确保档案的完整性和准确性。按照档案管理规定，对收集到的档案材料进行分类、编号、编目和装订，建立档案目录索引，方便档案的查询和利用。定期对公司各部门的档案收集情况进行检查和督促，确保档案材料及时归档。2.档案保管与维护负责公司档案的保管工作，按照档案保管要求，选择合适的档案存储设备和环境，确保档案的安全和完整。定期对档案进行检查和清点，发现档案损坏、丢失等情况及时报告行政经理，并采取相应的补救措施。做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作，确保档案保管环境符合要求。3.档案借阅与利用制定档案借阅管理制度，明确档案借阅的流程和权限，确保档案借阅工作规范、有序。负责办理档案借阅手续，对借阅档案的人员进行登记，记录借阅时间、借阅内容、归还时间等信息。监督档案借阅人员的使用情况，确保档案按时归还，如发现档案有损坏或丢失情况，及时追究借阅人员的责任。根据公司业务需求，为各部门提供档案查阅和利用服务，及时准确地提供所需档案资料。4.档案数字化管理推进公司档案数字化工作，制定档案数字化计划，并组织实施。负责档案数字化设备的管理和维护，确保数字化工作的顺利进行。对档案进行扫描、图像处理、数据录入等数字化操作，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。定期对电子档案进行备份，确保电子档案数据的安全。5.档案鉴定与销毁根据档案保管期限和实际利用情况，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。编制档案鉴定报告，提出档案销毁意见，报行政经理审批后进行销毁。负责组织档案销毁工作，确保档案销毁过程符合规定，防止档案信息泄露。做好档案销毁记录，将销毁档案的名称、数量、销毁时间等信息进行详细记录，并存档备查。6.其他工作完成行政经理交办的其他临时性工作任务，如协助整理公司历史档案、参与档案管理系统的升级改造等。关注档案管理