资料管理流程图-工程类

资料管理流程图-工程类一、引言工程资料管理是工程项目管理的重要组成部分，它贯穿于工程建设的全过程，对于保证工程质量、追溯工程历史、维护工程权益等方面都具有重要意义。本流程图旨在清晰地展示工程类资料从收集、整理、归档到保管与利用的整个流程，确保资料管理工作的规范化、标准化和科学化。

二、资料管理流程

（一）资料收集1.前期准备组建资料管理小组，明确小组成员的职责分工，包括项目经理、技术负责人、资料员等。制定资料收集计划，明确资料收集的范围、内容、时间节点和责任人。根据工程特点和要求，准备好各类资料收集所需的表格、工具等。2.工程前期资料收集收集项目立项批复文件、可行性研究报告、环境影响评价报告等项目前期审批文件。整理工程地质勘察报告、水文资料等基础资料。收集工程设计图纸，包括初步设计图纸、施工图设计图纸等，确保图纸的完整性和准确性。收集与工程相关的合同文件，如勘察合同、设计合同、施工合同、监理合同等。3.施工过程资料收集施工单位资料员按照施工进度，及时收集施工过程中的各类资料。收集工程原材料、构配件、设备的质量证明文件，如质量检验报告、合格证等，并进行分类整理。收集施工过程中的各项记录，如施工日志、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。收集工程测量、检测、试验资料，如测量放线记录、材料试验报告、结构检测报告等。收集工程变更资料，包括变更通知、变更图纸、变更洽商记录等，并及时跟踪变更执行情况。收集施工单位与建设单位、监理单位、设计单位等之间的往来文件，如工作联系单、工程联系函等。4.监理资料收集监理单位资料员负责收集监理过程中的相关资料。收集监理规划、监理实施细则等监理文件。收集监理日志、监理月报、监理会议纪要等监理工作记录。收集监理对工程质量、进度、安全等方面的检查记录和整改通知等资料。收集监理对工程变更、工程计量、工程款支付等方面的审核资料。5.其他相关资料收集收集工程竣工验收备案所需的资料，如工程竣工验收报告、规划验收合格证、消防验收合格证等。收集工程结算资料，包括工程竣工结算书、工程量清单、签证单等。收集工程声像资料，如工程建设过程中的照片、录像等，记录工程建设的重要节点和关键部位。

（二）资料整理1.资料分类根据资料的性质和用途，将收集到的资料进行分类。一般可分为工程前期文件、施工技术资料、施工物资资料、施工记录资料、施工试验检测资料、工程质量验收资料、监理资料、工程竣工资料等类别。每一类资料再根据具体内容进行细分，如施工技术资料可分为施工组织设计、施工方案、技术交底等；施工物资资料可分为原材料、构配件、设备等不同种类的资料。2.资料编号为便于资料的管理和查找，对每一份资料进行编号。编号应遵循一定的规则，确保编号的唯一性和系统性。例如，编号可采用"项目名称资料类别年份月份序号"的格式。如"XX工程项目施工技术资料20230501"，表示该资料为XX工程项目2023年5月收集的第1份施工技术资料。3.资料审核资料收集完成后，由资料管理小组对资料进行审核。审核内容包括资料的完整性、准确性、真实性和规范性。检查资料是否齐全，是否涵盖了工程建设的各个环节；检查资料中的数据是否准确，签字盖章是否齐全；核实资料所反映的内容是否与工程实际情况相符；检查资料的格式是否符合要求，填写是否规范。对于审核中发现的问题，及时反馈给资料收集责任人，要求其进行补充、修正或完善。4.资料装订经审核合格的资料，按照一定的顺序进行装订。装订应牢固、整齐，便于查阅和保管。一般先装订封面、目录，然后按照资料类别和编号顺序依次装订内页资料。装订时应注意资料的排列方向，确保页面整洁、字迹清晰。对于图纸资料，应折叠成A4幅面大小后进行装订。

（三）资料归档1.归档范围确定根据工程建设项目档案管理的相关规定和要求，结合本工程的实际情况，确定资料的归档范围。归档范围应涵盖工程建设全过程中形成的具有保存价值的各种资料。在确定归档范围时，要充分考虑工程的性质、规模、特点以及档案管理的长远需求，确保归档资料能够全面、准确地反映工程建设的全貌。2.归档时间施工过程中的资料应随工程进度及时归档，确保资料的时效性和连贯性。工程竣工后，施工单位应在规定的时间内（一般为竣工验收后3个月内）将整理好的工程竣工资料归档。监理单位应在工程竣工后及时将监理资料归档。3.归档流程施工单位资料员将整理装订好的工程资料移交至项目档案管理部门。档案管理部门对移交的资料进行核对，检查资料的数量、内容、装订等是否符合要求。核对无误后，档案管理部门按照归档要求对资料进行分类存放，并建立档案目录索引，便于日后查找和利用。同时，档案管理部门应将归档资料的相关信息录入档案管理系统，实现档案的信息化管理。

（四）资料保管1.保管环境要求设立专门的档案库房，确保库房环境安全、整洁、通风良好。库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，配备必要的消防器材、除湿设备、防虫药品等。档案架应牢固、整齐，便于资料的存放和查找。资料应分类存放，标识清晰，避免混淆。2.保管期限规定根据国家和地方有关规定，结合工程实际情况，确定资料的保管期限。一般工程资料的保管期限分为短期、长期和永久三种。短期保管期限为5年以下，适用于一些时效性较强、对工程建设影响较小的资料；长期保管期限为20年以下，适用于工程建设过程中的一般性技术资料、施工记录等；永久保管期限适用于反映工程建设全过程、对工程质量和安全具有重要影响的资料，如工程立项批复文件、竣工图、工程竣工验收报告等。3.资料保管检查定期对档案库房进行检查，检查资料的存放情况、保管环境等是否正常。每年至少进行一次全面的资料清查，核对资料的数量、完整性、准确性等，发现问题及时处理。对超过保管期限的资料，按照规定的程序进行鉴定和销毁，确保档案库房资料的质量和安全性。

（五）资料利用1.利用范围工程资料可供建设单位、施工单位、监理单位、设计单位等相关部门和人员在工程建设、维护、管理、结算、审计、评优等方面使用。例如，建设单位在进行工程竣工验收备案、办理产权登记等工作时需要查阅相关工程资料；施工单位在工程质量保修、后续工程施工参考等方面需要利用工程资料；监理单位在对工程质量进行追溯、审核工程款支付等工作中需要参考工程资料；设计单位在工程回访、技术总结等工作中也可能会用到工程资料。2.利用流程内部查阅：本单位人员因工作需要查阅工程资料时，需填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、用途、查阅时间等，经部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应做好查阅登记，记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅资料名称等信息。外部查阅：外单位人员因工作需要查阅工程资料时，需持有单位介绍信，并填写《资料查阅申请表》，经建设单位或相关部门负责人签字批准后，方可查阅。档案管理人员应按照规定对外单位查阅人员进行登记，并在查阅过程中进行监督，确保资料的安全和完整。查阅完毕后，应及时收回资料，并做好归还登记。3.资料复制因工作需要复制工程资料时，需填写《资料复制申请表》，注明复制资料的名称、用途、复制份数等，经部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理人员应按照规定的复制程序进行操作，确保复制资料的质量与原件一致。复制完成后，应在复制资料上加盖"复制件"印章，并做好复制登记，记录复制人员姓名、部门、复制时间、复制资料名称等信息。

三、注意事项1.资料收集过程中要确保资料的真实性和完整性，严禁伪造、篡改资料。对于重要资料，应及时进行备份，防止丢失。2.资料整理应严格按照相关标准和规范进行，确保资料的格式统一、内容规范。编号应清晰、准确，便于查找和管理。3.资料归档时要注意归档范围的准确性和归档时间的及时性，确保档案资料能够全面、系统地反映工程建设的全过程。4.资料保管要注重保管环境的维护，定期检查资料的保管情况，发现问题及时处理。对于超过保管期限的资料，要按照规定的程序进行鉴定和销毁，防止资料积压和浪费。5.在资料利用过程中，要严格遵守资料查阅和复制的规定，做好登记工作，确保资料的安全和保密。未经批准，不得擅自将资料提供给外单位或个人。

四、总结工程类资料管理是一项系统而严谨的工作，它对于保障工程质量、维护工程各方权益、促进工程建设顺利进行具有不可替代的作用。通