文件记录管理制度

文件记录管理制度一、总则（一）目的为了加强公司文件记录的管理，确保文件记录的完整性、准确性、规范性和可追溯性，有效支持公司各项工作的开展，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司内部所有文件记录的管理，包括但不限于行政文件、业务文件、技术文件、合同协议、会议记录、工作报表等。

（三）职责分工1.行政部门负责制定和完善文件记录管理制度，并监督执行。负责公司行政文件的起草、审核、编号、发布、归档和保管。负责组织对文件记录管理工作的培训和指导。2.各部门负责本部门文件记录的起草、审核、编号、发布、归档和保管。按照规定的格式和要求填写、收集、整理和提交各类工作记录。配合行政部门做好文件记录的定期清查和盘点工作。

二、文件管理（一）文件分类1.行政文件：包括公司规章制度、通知、通报、报告、请示、批复等。2.业务文件：涉及公司各项业务活动的文件，如市场调研报告、销售合同、采购订单、生产计划等。3.技术文件：有关产品设计、工艺、质量控制等方面的文件，如产品图纸、技术标准、操作规程等。4.外来文件：由外部机构或单位发送给公司的文件，如法律法规、政策文件、行业标准、客户来函等。

（二）文件起草与审核1.文件起草文件起草应明确目的、范围、职责、程序和要求等内容，确保文件的完整性和可操作性。起草人应根据文件的性质和内容，选用合适的格式和字体，保证文件的规范性。涉及多个部门的文件，由主办部门负责起草，并征求相关部门的意见。2.文件审核文件起草完成后，应提交部门负责人进行审核。审核人应重点审查文件的内容是否符合法律法规、公司政策和实际情况，逻辑是否清晰，格式是否规范等。对于重要文件或涉及多个部门的文件，还应提交公司分管领导进行审核。审核通过后的文件方可进入发布环节。

（三）文件编号与发布1.文件编号行政文件编号规则为：公司名称缩写+年份+序号，如[公司简称]2023001。业务文件编号规则为：业务部门简称+年份+序号，如销售部2023002。技术文件编号规则为：技术类别代码+年份+序号，如JT2023003。外来文件编号规则为：原文件编号+公司内部识别码，如[外部文件编号][公司内部代码]。2.文件发布文件审核通过后，由行政部门进行编号，并按照规定的格式排版印刷。行政文件以公司红头文件形式发布，业务文件和技术文件可根据实际情况采用电子文档或纸质文档形式发布。文件发布后，行政部门应及时将文件发放至相关部门和人员，并做好发放记录。发放记录应包括文件名称、编号、发放部门、发放日期、签收人等信息。

（四）文件修订与废止1.文件修订当文件的内容需要更新、补充或修改时，由文件起草部门或相关部门提出修订申请。修订申请应说明修订的原因、内容和范围等，并提交修订后的文件草案。文件修订流程与起草审核流程相同，修订后的文件应重新编号、发布，并及时替换原文件。2.文件废止当文件不再适用或已被新文件替代时，由原文件起草部门或相关部门提出废止申请。废止申请应说明废止的原因和文件名称、编号等信息。行政部门对废止申请进行审核后，发布文件废止通知，并将废止的文件进行标识和归档保管，防止误使用。

（五）文件保管与借阅1.文件保管公司设立专门的文件档案室，用于存放各类文件记录。文件档案室应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫等条件，确保文件的安全。行政部门负责将归档的文件按照类别、年份、编号等进行分类整理，并建立文件目录索引，便于查找和借阅。各部门应指定专人负责本部门文件的保管，并建立本部门文件台账，记录文件的收发、借阅、使用等情况。2.文件借阅因工作需要借阅文件的人员，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。《文件借阅申请表》经部门负责人审批后，到行政部门办理借阅手续。行政部门应在《文件借阅登记表》上登记借阅信息，并将文件提供给借阅人。借阅人应妥善保管借阅的文件，不得擅自涂改、复印、转借或丢失。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人归还文件时，行政部门应认真检查文件的完整性和准确性，确认无误后在《文件借阅登记表》上注销借阅记录。

三、记录管理（一）记录分类1.质量管理记录：如检验报告、试验记录、质量审核记录等。2.生产管理记录：如生产日报表、生产订单执行记录、设备运行记录等。3.人力资源管理记录：如员工考勤记录、培训记录、绩效考核记录等。4.财务管理记录：如财务报表、会计凭证、费用报销记录等。5.其他记录：如会议记录、活动记录、客户反馈记录等。

（二）记录填写与收集1.记录填写记录填写应及时、准确、完整，字迹清晰，不得随意涂改。如确需修改，应在修改处加盖修改人印章或签名，并注明修改日期。记录应按照规定的格式和内容要求进行填写，确保各项信息真实可靠。记录填写人应对记录的真实性负责。2.记录收集各部门应按照规定的时间和要求，及时收集本部门产生的各类记录，并进行初步整理。对于跨部门的记录，由主办部门负责协调相关部门进行收集和整理。记录收集过程中，应注意检查记录的完整性和准确性，发现问题及时与相关人员沟通解决。

（三）记录整理与归档1.记录整理收集到的记录应进行分类整理，去除重复、无效的记录，并按照日期顺序或业务流程进行排列。对整理后的记录进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。记录整理过程中，应检查记录的装订、折叠等是否符合要求，确保记录的整齐美观。2.记录归档整理好的记录应及时归档保存，归档期限按照公司相关规定执行。记录归档时，应填写《记录归档清单》，注明记录名称、编号、日期、归档部门等信息。行政部门负责将归档的记录按照类别、年份、编号等进行分类存放，并建立记录档案目录，便于查找和查阅。

（四）记录查阅与销毁1.记录查阅因工作需要查阅记录的人员，应填写《记录查阅申请表》，注明查阅记录的名称、编号、查阅目的等信息。《记录查阅申请表》经部门负责人审批后，到行政部门办理查阅手续。行政部门应在《记录查阅登记表》上登记查阅信息，并安排专人陪同查阅。查阅人应在指定地点查阅记录，不得擅自将记录带出档案室或进行拍照、复印等操作。如需复制记录，应按照公司相关规定办理审批手续。2.记录销毁当记录超过保存期限或已无保存价值时，由行政部门提出销毁申请。销毁申请应说明销毁记录的名称、编号、数量、销毁原因等信息。销毁申请经公司分管领导审批后，由行政部门组织实施销毁工作。销毁记录时，应指定专人负责监销，确保记录彻底销毁。销毁工作完成后，监销人应在《记录销毁清单》上签字确认，并将《记录销毁清单》归档保存。

四、监督与考核（一）监督检查1.行政部门定期对公司各部门文件记录管理工作进行监督检查，检查内容包括文件记录的起草、审核、编号、发布、归档、保管、借阅、查阅、销毁等环节的执行情况。2.监督检查可采用现场检查、文件审查、记录抽查等方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。

（二）考核评价1.将文件记录管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门文件记录管理工作进行考核评价。考核指标包括文件记录的完整性、准确性、规范性、及时性、可追溯性等方面。2.根据考核评价结果，对文