设备技术档案管理制度

设备技术档案管理制度一、总则1.目的为加强公司设备技术档案的科学管理，确保设备技术档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥设备技术档案在设备管理中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有设备技术档案的管理，包括生产设备、辅助设备、检测设备等。3.职责分工设备管理部门负责设备技术档案的归口管理工作，制定和完善设备技术档案管理制度。组织设备技术档案的收集、整理、归档、保管和借阅等工作。指导和监督各使用部门做好设备技术档案的日常管理工作。各使用部门负责本部门设备技术档案资料的形成、积累和初步整理工作，并及时移交设备管理部门。严格执行设备技术档案管理制度，做好本部门设备技术档案的保管和使用工作。档案管理部门负责对设备技术档案进行统一编号、分类、装订和存储等工作，确保档案的安全和完整。提供设备技术档案查阅、借阅等服务，并对档案的利用情况进行登记和统计。

二、设备技术档案的内容1.设备前期资料设备选型资料：包括设备选型的依据、技术要求、市场调研情况等。设备购置合同：设备采购合同的原件及相关附件，如技术协议、售后服务承诺等。设备到货验收资料：设备到货清单、验收报告、质量证明文件、随机技术资料（如操作手册、维护手册、电路图等）。2.设备安装调试资料设备安装工程记录：包括设备基础施工记录、设备安装位置图、安装调试过程中的各项技术参数记录等。设备调试报告：记录设备调试过程中的各项性能指标测试结果、调试中出现的问题及解决方法等。3.设备运行维护资料设备操作规程：根据设备特点和使用要求编制的设备操作步骤、操作注意事项等。设备维护保养计划：设备年度、月度维护保养计划，明确维护保养的内容、周期、责任人等。设备维护保养记录：详细记录设备每次维护保养的时间、内容、更换的零部件等情况。设备运行记录：包括设备运行时间、运行参数（如温度、压力、转速等）、运行状态（正常、异常）等记录。设备故障维修记录：记录设备发生故障的时间、现象、原因分析、维修措施及维修结果等。4.设备技术改造资料设备技术改造方案：针对设备存在的问题或为提高设备性能而制定的技术改造方案，包括改造的目的、内容、技术措施等。设备技术改造实施记录：记录技术改造的实施过程，如改造时间、参与人员、更换的零部件、改造后的调试情况等。设备技术改造验收报告：验收改造后的设备是否达到预期的技术指标和性能要求。5.设备技术鉴定资料设备技术鉴定报告：对设备的技术性能、可靠性、安全性等进行鉴定的报告，包括鉴定的依据、方法、结论等。设备报废鉴定资料：设备报废时的鉴定报告，说明设备报废的原因、依据等。6.其他相关资料设备技术培训资料：记录设备操作人员、维护人员参加培训的情况，包括培训内容、时间、考核成绩等。设备事故报告：详细记录设备事故发生的时间、地点、经过、原因分析、处理结果等。与设备相关的其他重要文件和资料。

三、设备技术档案的收集与整理1.收集要求各使用部门应指定专人负责设备技术档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整。设备技术档案资料应随设备的采购、安装、调试、运行、维护、改造等过程同步收集，不得遗漏。对设备技术档案资料的收集情况要定期进行检查和总结，发现问题及时整改。2.整理原则设备技术档案资料应按照档案管理的有关规定进行分类整理，做到分类科学、编号规范、排列有序。档案资料应保持原始记录的真实性和完整性，不得随意涂改、伪造。对同一设备的相关资料应进行集中整理，形成一套完整的设备技术档案。3.整理方法分类：按照设备技术档案的内容，分为设备前期资料、安装调试资料、运行维护资料、技术改造资料、技术鉴定资料、其他相关资料等六大类，每大类再根据具体内容细分小类。编号：采用统一的编号规则对设备技术档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号格式为：设备类别代码+设备型号+设备编号+档案资料类别代码+档案资料顺序号。例如：SJ01X6132001QD001，其中SJ表示生产设备类别代码，X6132表示设备型号，001表示设备编号，QD表示前期资料类别代码，001表示该类资料中的第一份。装订：对纸质档案资料进行装订，要求装订牢固、整齐美观。装订时应去除金属物，对破损的资料进行修补。编目：编制设备技术档案目录，目录应包括档案编号、档案名称、日期、页数等内容，以便于查找和利用。

四、设备技术档案的归档1.归档时间设备前期资料应在设备采购合同签订后、到货验收合格前归档。设备安装调试资料应在设备安装调试完毕后及时归档。设备运行维护资料应定期归档，每月或每季度归档一次。设备技术改造资料应在技术改造项目完成并验收合格后归档。设备技术鉴定资料应在鉴定工作完成后及时归档。其他相关资料应根据实际情况及时归档。2.归档流程各使用部门将整理好的设备技术档案资料移交设备管理部门。设备管理部门对移交的档案资料进行审核，审核合格后办理归档手续。档案管理部门对归档的设备技术档案进行统一编号、分类、装订，并存储在专门的档案库房或电子存储设备中。

五、设备技术档案的保管1.保管要求档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保设备技术档案的安全和完整。对电子设备技术档案应进行备份存储，并定期进行数据检查和维护，防止数据丢失或损坏。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家有关规定。2.保管期限设备前期资料、安装调试资料、技术改造资料、技术鉴定资料等应长期保管。设备运行维护资料中的设备操作规程、维护保养计划等应长期保管，设备运行记录、故障维修记录等保管期限不少于设备的使用寿命。设备报废鉴定资料应在设备报废后保管至少5年。其他相关资料根据实际情况确定保管期限。3.档案清查档案管理部门应定期对设备技术档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，对清查中发现的问题及时进行处理。清查内容包括档案的数量、完整性、准确性、存储状况等，确保档案资料的账实相符。

六、设备技术档案的借阅1.借阅范围公司内部因工作需要查阅设备技术档案的人员，包括设备管理人员、使用部门人员、维修人员等。外单位因业务往来需要查阅设备技术档案的，需经公司主管领导批准。2.借阅流程借阅人填写《设备技术档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅原因、借阅时间等。申请表经所在部门负责人签字同意后，报设备管理部门审核。设备管理部门审核通过后，由档案管理部门办理借阅手续，借阅人领取档案。借阅人应按时归还档案，如需延期借阅，应办理续借手续。3.借阅要求借阅人应爱护档案资料，不得随意涂改、损坏、丢失。未经档案管理部门同意，借阅人不得将档案转借他人。借阅人应在规定的时间内归还档案，如需长期借阅，应重新办理借阅手续。借阅完毕后，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时向借阅人追究责任。

七、设备技术档案的保密1.保密范围设备技术档案中的所有内容，包括设备的技术参数、设计图纸、操作规程、维护保养记录等。涉及公司商业秘密、技术秘密的设备技术档案资料。2.保密措施档案管理部门应建立健全设备技术档案保密制度，明确保密责任。对涉及保密的设备技术档案资料应进行加密存储，并限制查阅权限。档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。借阅涉及保密的设备技术档案资料时，应与借阅人签订保密协议，明确保密责任。3.保密监督公司应定期对设备技术档案保密制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时整改。对违反保密制度的行为，应依法追究相关人员的责任。

八、设备技术档案的信息化管理1.信息化建设目标建立设备技术档案管理信息系统，实现设备技术档案的电子化管理，提高档案管理的效率和准确性。通过信息化管理，实现设备技术档案的在线查阅、借阅、审批等功能，方便公司内部人员使用。2.信息化管理内容档案录入：将设备技术档案资料进行电子化录入，建立电子档案数据库。档案检索：在管理信息系统中建立完善的检索功能，方便用户快速查找所需的档案资料。档案借阅管理：通过管理信息系统实现档案借阅的在线申请、审批、登记等功能，提高借阅管理的效率。档案统计分析：对设备技术档案的利用情况、保管期限等进行统计分析，为公司设备管理提供决策依据。3.信息化安全管理加强设备技术档案管理信息系统的安全防护，设置用