项目备用金管理制度

项目备用金管理制度一、总则1.目的为加强公司项目备用金的管理，提高资金使用效率，规范备用金的借支、使用和报销行为，确保项目工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及项目备用金的部门和项目团队。3.定义项目备用金是指公司为满足项目临时性、紧急性资金需求，预先拨付给项目负责人或相关人员，用于项目日常零星开支的专项资金。

二、备用金的申请与审批1.申请条件项目具有临时性、紧急性的零星资金支出需求，如办公用品采购、小额设备维修、市内短途差旅费等，且无法通过常规财务报销流程及时解决。项目负责人或相关人员需提前预计备用金的使用额度，并确保备用金的使用符合公司财务规定和项目实际需求。2.申请流程项目负责人填写《项目备用金申请表》，详细说明备用金的用途、预计金额、使用期限等信息。将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据项目实际情况进行审批，并签署意见。经部门负责人审批通过后，申请表报送至财务部门。财务部门对申请信息进行审核，重点审核备用金的用途是否合理、预计金额是否准确、使用期限是否符合规定等。审核通过后，财务部门负责人签署审批意见。申请表经财务部门审核通过后，报公司分管领导审批。公司分管领导根据项目整体情况和资金安排，对备用金申请进行最终审批。3.审批权限备用金申请金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。备用金申请金额在[X]元至[X]元之间的，由财务部门负责人审批。备用金申请金额在[X]元以上的，由公司分管领导审批。

三、备用金的借支1.借支额度根据项目的实际需求和预计支出情况，由财务部门核定备用金的借支额度。借支额度一般不超过项目预计零星支出总额的[X]%，且最高不超过[X]元。2.借支期限备用金的借支期限一般为[X]天，自借支之日起计算。如因项目特殊情况需要延长借支期限的，项目负责人应提前向财务部门提出申请，经财务部门同意后方可延长，但最长借支期限不得超过[X]天。3.借支方式备用金借支原则上采用转账方式支付至项目负责人指定的银行账户。如因特殊情况需要现金借支的，需提前向财务部门说明原因，并经财务部门负责人批准。项目负责人在收到备用金后，应及时填写《备用金借支单》，注明借支日期、借支金额、用途等信息，并签字确认。4.借支记录财务部门应建立备用金借支台账，详细记录备用金的借支日期、借支人、借支金额、用途、借支期限、还款情况等信息。定期对备用金借支情况进行核对和清理，确保备用金的安全和规范使用。

四、备用金的使用1.使用范围办公用品、文具、耗材等日常办公费用的采购。小额设备维修、保养费用。市内短途差旅费，如因公乘坐出租车、公交车等费用。项目现场发生的临时费用，如临时雇工费用、场地租赁费用等。其他与项目相关的零星支出。2.使用原则备用金必须专款专用，不得挪用于其他项目或非项目支出。备用金的使用应遵循勤俭节约的原则，严格控制费用支出，确保资金使用效益最大化。备用金的使用应取得合法、有效的原始凭证，如发票、收据等，并按照公司财务报销制度的规定进行报销。3.审批流程项目负责人或相关人员在使用备用金时，应填写《费用报销单》，详细注明费用发生的日期、事由、金额等信息，并附上相关原始凭证。将《费用报销单》提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据项目实际情况对费用的真实性、合理性进行审核，并签署意见。经部门负责人审核通过后，《费用报销单》报送至财务部门。财务部门对报销凭证的合法性、合规性、完整性进行审核，重点审核发票是否真实有效、费用是否符合规定标准、报销手续是否齐全等。审核通过后，财务部门负责人签署审批意见。《费用报销单》经财务部门审核通过后，报公司分管领导审批。公司分管领导根据项目整体情况和资金安排，对报销事项进行最终审批。4.报销期限项目负责人或相关人员应在备用金使用后[X]个工作日内办理报销手续。如因特殊情况无法及时报销的，应提前向财务部门说明原因，并经财务部门同意。

五、备用金的报销与归还1.报销流程项目负责人或相关人员按照本制度第四条第3款规定的审批流程完成报销手续后，财务部门根据审批结果进行报销处理。如报销金额小于借支金额，财务部门应将差额部分收回；如报销金额大于借支金额，财务部门应补足差额。财务部门在完成报销手续后，应及时更新备用金借支台账，记录备用金的报销情况和还款情况。2.归还方式备用金的归还应采用转账方式，将款项归还至公司指定的银行账户。项目负责人或相关人员在归还备用金时，应填写《备用金还款单》，注明还款日期、还款金额、借支项目等信息，并签字确认。3.逾期处理如项目负责人或相关人员未能在规定的借支期限内归还备用金，财务部门应及时发出催款通知。逾期超过[X]天的，从逾期之日起，按照每日[X]%的标准收取逾期利息。同时，暂停该项目负责人或相关人员再次借支备用金的资格，直至备用金全部归还为止。

六、备用金的监督与检查1.内部审计公司内部审计部门定期对备用金的使用情况进行审计，检查备用金的借支、使用、报销等环节是否符合本制度的规定，是否存在违规使用、挪用备用金等行为。2.财务检查财务部门定期对备用金的借支台账进行核对和清理，检查备用金的使用情况是否与借支台账记录一致，是否存在逾期未还等情况。同时，对备用金的报销凭证进行抽查，检查报销凭证的真实性、合法性、合规性。3.违规处理如发现项目负责人或相关人员存在违规使用、挪用备用金等行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。同时，责令其限期归还违规使用的备用金，并按照规定支付逾期利息。构成犯罪的，将依